ISO 41001:2018
(Main)Facility management — Management systems — Requirements with guidance for use
Facility management — Management systems — Requirements with guidance for use
ISO 41001:2018 specifies the requirements for a facility management (FM) system when an organization: a) needs to demonstrate effective and efficient delivery of FM that supports the objectives of the demand organization; b) aims to consistently meet the needs of interested parties and applicable requirements; c) aims to be sustainable in a globally-competitive environment. The requirements specified in ISO 41001:2018 are non-sector specific and intended to be applicable to all organizations, or parts thereof, whether public or private sector, and regardless of the type, size and nature of the organization or geographical location. Annex A provides additional guidance on the use of this document.
Facility management — Systèmes de management — Exigences avec recommandations d'utilisation
Le présent document spécifie les exigences relatives à un système de facility management (FM) lorsqu'un organisme: a) doit démontrer une prestation de services de FM efficace et efficiente soutenant les objectifs de l'organisme demandeur; b) vise à répondre constamment aux besoins des parties intéressées et à satisfaire aux exigences applicables; c) vise à être durable dans un environnement concurrentiel mondial. Les exigences spécifiées dans le présent document ne sont pas spécifiques à un secteur et sont prévues pour être applicables à tous les organismes, ou parties de ceux-ci, du secteur public ou privé, et indépendamment du type, de la taille et de la nature de l'organisme ou de la situation géographique. L'Annexe A fournit des lignes directrices supplémentaires pour l'utilisation du présent document.
General Information
Relations
Standards Content (Sample)
INTERNATIONAL ISO
STANDARD 41001
First edition
2018-04
Facility management — Management
systems — Requirements with
guidance for use
Facility management — Systèmes de management — Exigences avec
directives d'utilisation
Reference number
©
ISO 2018
© ISO 2018
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Published in Switzerland
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Contents Page
Foreword .iv
Introduction .v
1 Scope . 1
2 Normative references . 1
3 Terms and definitions . 1
4 Context of the organization . 4
4.1 Understanding the organization and its context . 4
4.2 Understanding the needs and expectations of interested parties . 4
4.3 Determining the scope of the FM system . 5
4.4 FM system . 5
5 Leadership . 5
5.1 Leadership and commitment . 5
5.2 Policy . 6
5.3 Organizational roles, responsibilities and authorities. 6
6 Planning . 7
6.1 Actions to address risks and opportunities . 7
6.2 FM objectives and planning to achieve them . 7
7 Support . 8
7.1 Resources . 8
7.2 Competence . 8
7.3 Awareness . 8
7.4 Communication . 8
7.5 Documented information . 9
7.5.1 General. 9
7.5.2 Creating and updating information . 9
7.5.3 Control of documented information . 9
7.5.4 FM information and data requirements .10
7.6 Organizational knowledge .10
8 Operation .11
8.1 Operational planning and control .11
8.2 Coordination with interested parties .11
8.3 Integration of services .11
9 Performance evaluation .11
9.1 Monitoring, measurement, analysis and evaluation .11
9.2 Internal audit .12
9.3 Management review .12
10 Improvement .13
10.1 Nonconformity and corrective action .13
10.2 Continual improvement .14
10.3 Preventive actions .14
Annex A (informative) Guidance on the use of this document .15
Bibliography .45
Foreword
ISO (the International Organization for Standardization) is a worldwide federation of national standards
bodies (ISO member bodies). The work of preparing International Standards is normally carried out
through ISO technical committees. Each member body interested in a subject for which a technical
committee has been established has the right to be represented on that committee. International
organizations, governmental and non-governmental, in liaison with ISO, also take part in the work.
ISO collaborates closely with the International Electrotechnical Commission (IEC) on all matters of
electrotechnical standardization.
The procedures used to develop this document and those intended for its further maintenance are
described in the ISO/IEC Directives, Part 1. In particular the different approval criteria needed for the
different types of ISO documents should be noted. This document was drafted in accordance with the
editorial rules of the ISO/IEC Directives, Part 2 (see www .iso .org/directives).
Attention is drawn to the possibility that some of the elements of this document may be the subject of
patent rights. ISO shall not be held responsible for identifying any or all such patent rights. Details of
any patent rights identified during the development of the document will be in the Introduction and/or
on the ISO list of patent declarations received (see www .iso .org/patents).
Any trade name used in this document is information given for the convenience of users and does not
constitute an endorsement.
For an explanation on the voluntary nature of standards, the meaning of ISO specific terms and
expressions related to conformity assessment, as well as information about ISO’s adherence to the
World Trade Organization (WTO) principles in the Technical Barriers to Trade (TBT) see the following
URL: www .iso .org/iso/foreword .html.
This document was prepared by Technical Committee ISO/TC 267, Facility management.
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Introduction
0.1 General
Facility management (FM) integrates multiple disciplines in order to have an influence on the efficiency
and productivity of economies of societies, communities and organizations, as well as the manner in
which individuals interact with the built environment. FM affects the health, well-being and quality of
life of much of the world’s societies and population through the services it manages and delivers.
While FM has such a broad impact, recognition of its principles and practices at a global level has been
lacking. This document provides the basis for a common interpretation and understanding of FM and
the ways in which it can benefit organizations of all kinds.
The development of the market for FM services would be enhanced by the presence of a common global
structure and supporting standard. The sector benefits from a common basis upon which FM can be
assessed and measured. This is the primary driver for, and purpose of, this document.
In a globally-competitive environment, FM organizations and providers need to communicate among
themselves and with interested parties using common principles, concepts and terms, including
assessment and measurement of performance. This document is intended to raise the standard of care
and increase levels of quality, thereby stimulating organizational maturity and competition for the
delivery of FM.
The benefits of an integrated system standard for FM include:
— improved workforce productivity, safety and health and well-being;
— improved communication of requirements and methodologies among and between public and
private sector organizations;
— improved efficiency and effectiveness, thus improving cost benefits to organizations;
— improved service consistency;
— providing a common platform for all types of organizations.
This document is applicable to any organization that wishes to:
— establish, implement, maintain and improve an integrated FM system;
— assure itself of conformity with its stated management policy;
— demonstrate conformity with this document by:
— making a self-determination and self-declaration;
— seeking confirmation of its conformity by parties having an interest in the organization;
— seeking confirmation of its self-declaration by a party external to the organization;
— seeking certification/registration of its FM system by an accredited third-party certification
body.
0.2 Process approach
This document applies the framework developed by ISO to improve alignment among its International
Standards for management systems.
This document promotes the adoption of a process approach when developing, implementing and
improving the effectiveness of a management system standard to enhance customer satisfaction by
meeting their requirements.
For an organization to function effectively, it needs to determine and manage numerous interrelated
activities. An activity, or set of activities, using resources and managed in order to enable the
transformation of inputs into outputs, can be considered as a process. Generally, the output from one
process directly forms the input to the next.
The application of a system of processes within an organization, together with the identification,
interactions of these processes and their management to produce the desired outcome, can be referred
to as the “process approach”.
An advantage of the process approach is the ongoing control that it provides over the linkage between
the individual processes within the system of processes, as well as over their combination and
interaction.
When used within an FM system, such an approach emphasizes the importance of:
a) understanding and meeting the demand organization’s requirements through an integrated
planning process;
NOTE A demand organization is an entity which has a need and the authority to incur costs to have
requirements met. It is typically an authorized representative within a functional unit of the organization.
b) the relationship between the integrated planning process and Clauses 4 to 10 of the FM system;
c) the documentation associated with the requirements of the FM system and the subject of
certification assessments;
d) all of the above in the context of management levels;
e) continual improvement of processes based on objective measurement.
To preview the FM system, the core processes start with understanding and defining the following
criteria within a demand organization.
— Context of the organization: understanding and determining the appropriate FM system (see
Clause 4).
— Leadership: understanding organizational roles, responsibilities, policies and authorities (see
Clause 5).
— Planning: understanding risks, strategic objectives and current policies (see Clause 6).
— Support: understanding available versus required resources in the form of financial, human and
technology (see Clause 7).
— Operations: delivering integrated FM services (see Clause 8).
— Performance evaluation: benchmarking standards, monitoring and meeting target requirements
(see Clause 9).
— Improvement: reviewing benchmarked standards, identifying and implementing process
improvement initiatives (see Clause 10).
Reference is made to the demand organization and the organization throughout this document. This
distinction is made due to the variable nature in which FM services may be delivered through internal
staffing within the demand organization, external service providers, or a combination of the two.
The requirements of this document apply to the FM organization. However, as illustrated in Figure 1,
the FM organization and the demand organization need to work together to clearly define needs to
meet the core business strategy, and to develop FM policies and practices that will enable the core
business activities of the demand organization. The organization (and top management) refers to the
FM organization throughout, unless otherwise noted as the demand organization.
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In addition, the clauses of this document can be considered through the process approach methodology
known as “Plan-Do-Check-Act” (PDCA), as is illustrated in Figure 1. PDCA can be briefly described as
follows.
Plan: establish the objectives and processes necessary to deliver results in accordance with customer
requirements and the organization’s policies.
Do: implement the processes.
Check: monitor and measure processes and product against policies, objectives and requirements for
the product and report the results.
Act: take actions to continually improve process performance.
Figure 1 — Process approach methodology in facility management
INTERNATIONAL STANDARD ISO 41001:2018(E)
Facility management — Management systems —
Requirements with guidance for use
1 Scope
This document specifies the requirements for a facility management (FM) system when an organization:
a) needs to demonstrate effective and efficient delivery of FM that supports the objectives of the
demand organization;
b) aims to consistently meet the needs of interested parties and applicable requirements;
c) aims to be sustainable in a globally-competitive environment.
The requirements specified in this document are non-sector specific and intended to be applicable to
all organizations, or parts thereof, whether public or private sector, and regardless of the type, size and
nature of the organization or geographical location.
Annex A provides additional guidance on the use of this document.
2 Normative references
The following documents are referred to in the text in such a way that some or all of their content
constitutes requirements of this document. For dated references, only the edition cited applies. For
undated references, the latest edition of the referenced document (including any amendments) applies.
ISO 41011, Facility management — Vocabulary
3 Terms and definitions
For the purposes of this document, the terms and definitions given in ISO 41011 and the following apply.
ISO and IEC maintain terminological databases for use in standardization at the following addresses:
— ISO Online browsing platform: available at https: //www .iso .org/obp
— IEC Electropedia: available at http: //www .electropedia .org/
NOTE 1 For the purposes of this document, the term “FM system” is used to refer to a system for facility
management.
NOTE 2 For the purposes of this document, the term “organization” or “top management” will refer to the
FM organization or FM top management unless otherwise stated.
3.1
organization
person or group of people that has its own functions with responsibilities, authorities and relationships
to achieve its objectives (3.8)
Note 1 to entry: The concept of organization includes, but is not limited to sole-trader, company, corporation, firm,
enterprise, authority, partnership, charity or institution, or part or combination thereof, whether incorporated
or not, public or private.
Note 2 to entry: For the purposes of this document, the term “organization” refers to the FM organization unless
otherwise stated.
3.2
interested party
stakeholder
person or organization (3.1) that can affect, be affected by, or perceive itself to be affected by a decision
or activity
3.3
requirement
need or expectation that is stated, generally implied or obligatory
Note 1 to entry: “Generally implied” means that it is custom or common practice for the organization (3.1) and
interested parties (3.2) that the need or expectation under consideration is implied.
Note 2 to entry: A specified requirement is one that is stated, for example in documented information (3.11).
3.4
management system
set of interrelated or interacting elements of an organization (3.1) to establish policies (3.7) and
objectives (3.8) and processes (3.12) to achieve those objectives
Note 1 to entry: A management system can address a single discipline or several disciplines.
Note 2 to entry: The system elements include the organization’s structure, roles and responsibilities, planning
and operation.
Note 3 to entry: The scope of a management system may include the whole of the organization, specific and
identified functions of the organization, specific and identified sections of the organization, or one or more
functions across a group of organizations.
Note 4 to entry: For the purposes of this document, the term “FM system” is used to refer to a system for facility
management.
3.5
top management
person or group of people who directs and controls an organization (3.1) at the highest level
Note 1 to entry: Top management has the power to delegate authority and provide resources within the
organization.
Note 2 to entry: If the scope of the management system (3.4) covers only part of an organization, then top
management refers to those who direct and control that part of the organization.
Note 3 to entry: For the purposes of this document, the term “top management” refers to the FM top management
unless otherwise stated.
3.6
effectiveness
extent to which planned activities are realized and planned results achieved
3.7
policy
intentions and direction of an organization (3.1), as formally expressed by its top management (3.5)
3.8
objective
result to be achieved
Note 1 to entry: An objective can be strategic, tactical, or operational.
Note 2 to entry: Objectives can relate to different disciplines (such as financial, health and safety, and
environmental goals) and can apply at different levels (such as strategic, organization-wide, project, product and
process (3.12)).
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Note 3 to entry: An objective can be expressed in other ways, e.g. as an intended outcome, a purpose, an
operational criterion, as a facility management objective, or by the use of other words with similar meaning (e.g.
aim, goal, or target).
Note 4 to entry: In the context of facility management systems (3.4), facility management objectives are set by the
organization (3.1), consistent with the facility management policy (3.7), to achieve specific results.
3.9
risk
effect of uncertainty
Note 1 to entry: An effect is a deviation from the expected — positive or negative.
Note 2 to entry: Uncertainty is the state, even partial, of deficiency of information related to, understanding or
knowledge of, an event, its consequence, or likelihood.
Note 3 to entry: Risk is often characterized by reference to potential “events” (as defined in ISO Guide 73:2009,
3.5.1.3) and “consequences” (as defined in ISO Guide 73:2009, 3.6.1.3), or a combination of these.
Note 4 to entry: Risk is often expressed in terms of a combination of the consequences of an event (including
changes in circumstances) and the associated “likelihood” (as defined in ISO Guide 73:2009, 3.6.1.1) of occurrence.
3.10
competence
ability to apply knowledge and skills to achieve intended results
3.11
documented information
information required to be controlled and maintained by an organization (3.1) and the medium on
which it is contained
Note 1 to entry: Documented information can be in any format and media, and from any source.
Note 2 to entry: Documented information can refer to:
— the management system (3.4), including related processes (3.12);
— information created in order for the organization to operate (documentation);
— evidence of results achieved (records).
3.12
process
set of interrelated or interacting activities which transforms inputs into outputs
3.13
performance
measurable result
Note 1 to entry: Performance can relate either to quantitative or qualitative findings.
Note 2 to entry: Performance can relate to the management of activities, processes (3.12), products (including
services), systems or organizations (3.1).
3.14
outsource (verb)
make an arrangement where an external organization (3.1) performs part of an organization’s function
or process (3.12)
Note 1 to entry: An external organization is outside the scope of the management system (3.4), although the
outsourced function or process is within the scope.
3.15
monitoring
determining the status of a system, a process (3.12) or an activity
Note 1 to entry: To determine the status, there may be a need to check, supervise or critically observe.
3.16
measurement
process (3.12) to determine a value
3.17
audit
systematic, independent and documented process (3.12) for obtaining audit evidence and evaluating it
objectively to determine the extent to which the audit criteria are fulfilled
Note 1 to entry: An audit can be an internal audit (first party) or an external audit (second party or third party),
and it can be a combined audit (combining two or more disciplines).
Note 2 to entry: An internal audit is conducted by the organization (3.1) itself, or by an external party on its behalf.
Note 3 to entry: “Audit evidence” and “audit criteria” are defined in ISO 19011.
3.18
conformity
fulfilment of a requirement (3.3)
3.19
nonconformity
non-fulfilment of a requirement (3.3)
3.20
corrective action
action to eliminate the cause of a nonconformity (3.19) and to prevent recurrence
3.21
continual improvement
recurring activity to enhance performance (3.13)
4 Context of the organization
4.1 Understanding the organization and its context
The organization shall determine, demonstrate and document external and internal issues that are
relevant to its purpose and its strategic objectives, and that affect its ability to achieve the intended
outcome(s) of its FM system.
4.2 Understanding the needs and expectations of interested parties
The organization shall determine and document:
— the interested parties that are relevant to the FM system;
— the requirements of these interested parties;
— the outputs which will satisfy the requirements;
— the inputs required to achieve those outputs;
— the process to keep the requirements up-to-date.
4 © ISO 2018 – All rights reserved
4.3 Determining the scope of the FM system
The organization shall determine the boundaries and applicability of the FM system to establish its scope.
When determining this scope, the organization shall consider:
— the external and internal issues referred to in 4.1;
— the requirements referred to in 4.2;
— the interaction with other management systems, if used, and the resources to meet the requirements.
The scope shall be available as documented information.
4.4 FM system
The organization shall establish, implement, maintain and continually improve an FM system, including
the processes needed and their interactions, in accordance with the requirements of this document.
5 Leadership
5.1 Leadership and commitment
The organization’s top management shall demonstrate leadership and commitment with respect to the
FM system by:
— ensuring that the FM policy and FM objectives are established and are compatible with the strategic
direction of the demand organization;
— ensuring the integration and support of the FM system requirements into the organization’s
business processes;
— ensuring that the resources needed for the FM system are available;
— communicating the importance of an effective FM system and of conforming to the FM system
requirements;
— communicating with the top management of the demand organization;
— ensuring that the FM system achieves its intended outcome(s) as documented herein;
— directing and supporting persons to contribute to the effectiveness of the FM system;
— coordinating and collaborating interdepartmentally;
— promoting continual improvement in innovation, communications, morale, cross functional
integration, the support of the organization’s objectives and responsible management;
— supporting other relevant management roles to demonstrate their leadership as it applies to their
areas of responsibility;
— ensuring that the approach used for managing risk in FM is aligned with the organization’s approach
for managing risk.
NOTE Reference to “business” in this document can be interpreted broadly to mean those activities that are
core to the purposes of the demand organization’s existence.
5.2 Policy
Top management shall establish an FM policy that:
a) is appropriate to the purpose of the organization;
b) provides a framework for setting FM objectives;
c) ensures the management of risk;
d) includes a commitment to satisfy applicable requirements;
e) includes a commitment to the continual improvement of the FM system;
f) is endorsed by top management or a sponsor of the demand organization;
g) corresponds to the characteristics and requirements of the demand organization;
h) considers the characteristics and requirements of the users of the facility and the facility itself;
i) highlights how it responds to the issues appropriate to the local context.
The FM policy shall be:
— available as documented information;
— communicated regularly within the organization and with other interested parties;
— available to interested parties, as appropriate;
— consistent and be integrated with other relevant organizational policies;
— consistent with the organizational plan;
— appropriate to the nature and scale of the organization and its operations;
— implemented, periodically reviewed and reported to top management, and, if required, updated.
5.3 Organizational roles, responsibilities and authorities
Top management shall ensure that the responsibilities and authorities for relevant roles are assigned
and communicated within the organization.
Top management shall assign the responsibility and authority for:
a) ensuring that the FM system conforms to the requirements of this document;
b) ensuring that policies and objectives are established for the FM system and are compatible with
the strategic direction of the organization;
c) reporting on the performance of the FM system to top management;
d) ensuring that the FM process is established and is compatible with the FM policy and FM objectives;
e) establishing and updating the FM plan;
f) ensuring that management systems, procedures and any supply chain used fully support the
delivery of the FM objectives;
g) ensuring the suitability, robustness, adequacy and effectiveness of the FM system;
h) ensuring that sourcing strategies support the FM system;
i) establishing, reviewing, reporting and updating the FM system.
6 © ISO 2018 – All rights reserved
6 Planning
6.1 Actions to address risks and opportunities
When planning for the FM system, the organization shall consider the issues referred to in 4.1 and the
requirements referred to in 4.2 and determine the risks and opportunities that need to be addressed to:
— give assurance the FM system can achieve its intended outcome(s);
— prevent, or reduce, undesired effects;
— ensure business continuity and emergency preparedness;
— achieve continual improvement.
The organization shall plan:
a) actions to address these risks and opportunities, taking into account how these risks and
opportunities can change with time;
b) how to:
— integrate and implement the actions into its FM system processes;
— evaluate the effectiveness of these actions.
6.2 FM objectives and planning to achieve them
The organization shall establish FM objectives at relevant functions, sub-functions and levels. The
organization shall consider the requirements of relevant interested parties and of other financial,
technical and organizational requirements of the FM planning process.
The FM objectives shall:
a) be consistent and aligned with the organizational objectives;
b) be consistent with the FM policy;
c) be measurable (if practicable) without excessive cost or documentation;
d) be established and updated using criteria set out in 4.2;
e) take into account applicable requirements;
f) be monitored;
g) be communicated to relevant interested parties;
h) be reviewed and updated as appropriate.
The organization shall retain documented information on the FM objectives.
When planning how to achieve its FM objectives, the organization shall determine:
— what will be done;
— what resources and budgets will be required;
— who will be responsible;
— when it will be completed and with what frequencies;
— how the results will be evaluated;
— appropriate planning horizons with the demand organization for completeness and effectiveness.
7 Support
7.1 Resources
The organization shall determine and provide the resources needed for the establishment,
implementation, maintenance and continual improvement of the FM system.
The organization shall source, supervise as necessary and monitor the resources used in implementing
the activities required to achieve the objectives of the FM plan(s).
7.2 Competence
The organization shall:
— determine the necessary competence of person(s) (or entities) doing work under its control that
affects its FM performance;
— ensure that these persons are competent on the basis of appropriate education, training and/or
experience;
— where applicable, take actions to acquire the necessary competence, maintain ongoing education,
training and certifications and evaluate the effectiveness of the actions taken;
— ensure that competencies are in alignment with applicable local context;
— retain appropriate documented information as evidence of competence;
— plan for future resources and long-term requirements.
NOTE Applicable actions can include, for example, the provision of training to, the mentoring of, or the re-
assignment of currently employed persons; or the hiring or contracting of competent persons.
7.3 Awareness
Persons or entities doing work under the organization’s control shall be aware of:
— the FM policy;
— the organization’s strategic objectives, outputs and desired outcomes;
— their contribution to the effectiveness of the FM system, including the benefits of improved FM
performance;
— the implications of not conforming with the FM system requirements.
7.4 Communication
The organization shall determine the need for internal and external communications relevant to the
FM system, including:
— on what information it will communicate;
— why the information needs to be communicated;
— when to communicate;
— with whom to communicate;
— how to communicate;
8 © ISO 2018 – All rights reserved
— how to monitor the effectiveness of communications.
7.5 Documented information
7.5.1 General
The organization’s FM system shall include:
— documented information required by this document;
— documented information determined by the organization as being necessary for the effectiveness of
the FM system.
NOTE The extent of documented information for an FM system can differ from one organization to
another due to:
— the size of organization and its type of activities, processes, products and services;
— the complexity of processes and their interactions;
— the competence of persons.
7.5.2 Creating and updating information
When creating and updating documented information, the organization shall ensure appropriate:
— identification and description (e.g. a title, date, author, or reference number);
— format (e.g. language, software version, graphics) and media (e.g. paper, electronic);
— review and approval for suitability and adequacy.
7.5.3 Control of documented information
Documented information required by the FM system and by this document shall be controlled to ensure:
a) it is available and suitable for use, where and when it is needed;
b) it is adequately protected (e.g. from loss of confidentiality, improper use, or loss of integrity).
For the control of documented information, the organization shall address the following activities, as
applicable:
— level of information required to support the demand organization’s objectives;
— information governance requirements;
— distribution, access, retrieval and use;
— storage and preservation, including preservation of legibility (i.e. clear enough to read);
— control of changes (e.g. version control);
— retention and disposition;
— prevention of the unintended use of obsolete information;
— protection of documented information and data.
Documented information of external origin determined by the organization to be necessary for the
planning and operation of the FM system shall be identified, as appropriate, and controlled.
NOTE Access can imply a decision regarding the permission to view the documented information only, or
the permission and authority to view and change the documented information.
7.5.4 FM information and data requirements
The organization shall determine its information requirements to support its FM system and the
achievement of its organizational objectives. In doing this:
a) the organization shall include consideration of:
— the roles and responsibilities for FM;
— the FM processes, procedures and activities;
— the significance of the identified risks;
— the exchange of information with its interested parties, including service providers;
— the impact of quality, availability and management of information on organizational decision
making;
b) the organization shall determine:
— the attributes of identified data;
— the quality of identified data;
— how and when data are collected, analysed and evaluated;
c) the organization shall specify, implement and maintain processes for managing its information
and data;
d) the organization shall determine the requirements for alignment of financial and non-financial
terminology relevant to asset management throughout the organization;
e) the organization shall ensure that there is consistency and traceability between the financial and
technical information and data and other relevant non-financial information and data, to the extent
required to meet applicable requirements while considering its interested parties’ requirements
and organizational objectives.
7.6 Organizational knowledge
The organization shall determine the knowledge necessary for the operation of its processes and to
achieve conformity of products and services.
This knowledge shall be maintained and be made available to the extent necessary.
When addressing changing needs and trends, the organization shall consider its current knowledge
and determine how to acquire or access any necessary additional knowledge and required updates.
NOTE 1 Organizational knowledge is knowledge specific to the organization; it is generally gained by
experience. It is information that is used and shared to achieve the organization’s objectives.
NOTE 2 Organizational knowledge can be based on:
a) internal sources (e.g. intellectual property; knowledge gained from experience; lessons learned from
failures and successful projects; capturing and sharing undocumented knowledge and experience; the results of
improvements in processes, products and services);
10 © ISO 2018 – All rights reserved
b) external sources (e.g. standards; academia; conferences; gathering knowledge from customers or external
providers).
8 Operation
8.1 Operational planning and control
The organization shall plan, implement and control the processes needed to meet requirements and to
implement the actions determined in 6.1 (see also 6.2, Clauses 9 and 10), by:
— establishing criteria for the processes;
— implementing control of the processes in accordance with the criteria;
— keeping documented information to the extent necessary to have confidence that the processes
have been carried out as planned.
The documented operational processes should include:
— relationship management;
— resource management, including capacity planning;
— service level statements and agreements;
— project management.
The organization shall control planned changes and review the consequences of unintended changes,
taking action to mitigate any adverse effects, as necessary.
The organization shall ensure that processes are controlled.
8.2 Coordination with interested parties
The organization shall manage relationships with end users and other interested parties, and will
continually coordinate activities to minimize negative impact to the primary activities of the demand
organization.
8.3 Integration of services
The organization shall demonstrate that it has integrated FM functions to ensure effective and efficient
delivery of FM services.
9 Performance evaluation
9.1 Monitoring, measurement, analysis and evaluation
The organization shall determine the scope of FM services to be monitored in accordance with 4.3.
The organization shall determine:
— relationship of strategic objectives;
— FM performance including financial and non-financial performance criteria for the effectiveness of
this document;
— data to establish the baseline performance;
— what needs to be monitored and measured;
— the methods for monitoring, measurement, analysis and evaluation, as applicable, to ensure valid
results;
— when the monitoring and measuring shall be performed;
— when the results from monitoring and measurement shall be analysed and evaluated.
The organization shall retain appropriate documented information as evidence of the results.
The organization shall evaluate the performance and the effectiveness of the FM system.
The organization shall create a framework around which to organize and report on its performance.
9.2 Internal audit
9.2.1 The organization shall conduct internal audits at planned intervals to provide information on
whether the FM system:
a) conforms to:
— the organization’s own requirements for its FM system;
— the requirements of this document;
b) is effectively implemented and maintained.
9.2.2 The organization shall:
a) plan, establish, implement and maintain an audit programme(s), including the frequency, methods,
responsibilities, planning requirements and reporting, which shall take into consideration the
importance of the processes concerned and the results of previous audits;
b) define the audit criteria and scope for each audit;
c) select auditors and conduct audits to ensure objectivity and the impartiality of the audit process;
d) ensure the results of the audits are reported to relevant management;
e) retain documented information as evidence of the implementation of the audit programme and the
audit results.
9.3 Management review
Top management of the organization shall review the organization’s FM system, at planned intervals, to
ensure its continuing suita
...
NORME ISO
INTERNATIONALE 41001
Première édition
2018-04
Facility management — Systèmes
de management — Exigences avec
recommandations d'utilisation
Facility management — Management systems — Requirements with
guidance for use
Numéro de référence
©
ISO 2018
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y compris la photocopie, ou la diffusion sur l’internet ou sur un intranet, sans autorisation écrite préalable. Une autorisation peut
être demandée à l’ISO à l’adresse ci-après ou au comité membre de l’ISO dans le pays du demandeur.
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Web: www.iso.org
Publié en Suisse
ii © ISO 2018 – Tous droits réservés
Sommaire Page
Avant-propos .iv
Introduction .v
1 Domaine d'application . 1
2 Références normatives . 1
3 Termes et définitions . 1
4 Contexte de l'organisme. 5
4.1 Compréhension de l'organisme et de son contexte . 5
4.2 Compréhension des besoins et attentes des parties intéressées . 5
4.3 Détermination du domaine d'application du système de FM . 5
4.4 Système de FM . 5
5 Leadership . 5
5.1 Leadership et engagement. 5
5.2 Politique . 6
5.3 Rôles, responsabilités et autorités au sein de l'organisme . 7
6 Planification . 7
6.1 Actions à mettre en œuvre face aux risques et opportunités . 7
6.2 Objectifs FM et planification des actions pour les atteindre . 7
7 Support . 8
7.1 Ressources . 8
7.2 Compétences . 8
7.3 Sensibilisation . 9
7.4 Communication . 9
7.5 Informations documentées . 9
7.5.1 Généralités . 9
7.5.2 Création et mise à jour des informations . 9
7.5.3 Maîtrise des informations documentées .10
7.5.4 Exigences relatives aux informations et aux données de FM .10
7.6 Connaissances organisationnelles .11
8 Réalisation des activités opérationnelles .11
8.1 Planification et maîtrise opérationnelles .11
8.2 Coordination avec les parties intéressées .12
8.3 Intégration des services .12
9 Évaluation des performances .12
9.1 Surveillance, mesure, analyse et évaluation .12
9.2 Audit interne .12
9.3 Revue de direction .13
10 Amélioration .14
10.1 Non-conformité et action corrective .14
10.2 Amélioration continue .14
10.3 Actions préventives .15
Annexe A (informative) Lignes directrices pour l’utilisation du présent document .16
Bibliographie .48
Avant-propos
L'ISO (Organisation internationale de normalisation) est une fédération mondiale d'organismes
nationaux de normalisation (comités membres de l'ISO). L'élaboration des Normes internationales est
en général confiée aux comités techniques de l'ISO. Chaque comité membre intéressé par une étude
a le droit de faire partie du comité technique créé à cet effet. Les organisations internationales,
gouvernementales et non gouvernementales, en liaison avec l'ISO participent également aux travaux.
L'ISO collabore étroitement avec la Commission électrotechnique internationale (IEC) en ce qui
concerne la normalisation électrotechnique.
Les procédures utilisées pour élaborer le présent document et celles destinées à sa mise à jour sont
décrites dans les Directives ISO/IEC, Partie 1. Il convient, en particulier, de prendre note des différents
critères d'approbation requis pour les différents types de documents ISO. Le présent document a été
rédigé conformément aux règles de rédaction données dans les Directives ISO/IEC, Partie 2 (voir www
.iso .org/directives).
L'attention est attirée sur le fait que certains des éléments du présent document peuvent faire l'objet de
droits de propriété intellectuelle ou de droits analogues. L'ISO ne saurait être tenue pour responsable
de ne pas avoir identifié de tels droits de propriété et averti de leur existence. Les détails concernant
les références aux droits de propriété intellectuelle ou autres droits analogues identifiés lors de
l'élaboration du document sont indiqués dans l'Introduction et/ou dans la liste des déclarations de
brevets reçues par l'ISO (voir www .iso .org/brevets).
Les appellations commerciales éventuellement mentionnées dans le présent document sont données
pour information, par souci de commodité, à l’intention des utilisateurs et ne sauraient constituer un
engagement.
Pour une explication de la nature volontaire des normes, la signification des termes et expressions
spécifiques de l'ISO liés à l'évaluation de la conformité, ou pour toute information au sujet de l'adhésion
de l'ISO aux principes de l’Organisation mondiale du commerce (OMC) concernant les obstacles
techniques au commerce (OTC), voir www .iso .org/avant -propos.
Le présent document a été élaboré par le comite technique ISO/TC 267, Facility management.
iv © ISO 2018 – Tous droits réservés
Introduction
0.1 Généralités
Le facility management (FM) intègre de multiples disciplines afin d’avoir une influence sur l'efficience
et la productivité de l’économie des sociétés, des collectivités et des organismes ainsi que sur la manière
dont les individus interagissent avec l’environnement bâti. Le FM a une incidence sur la santé, le bien-
être et la qualité de vie d'une grande partie des sociétés et de la population mondiale par le biais des
services qu'il gère et fournit.
Bien que le FM ait un impact aussi large, ses principes et pratiques ne sont pas reconnus à l'échelle
mondiale. Le présent document fournit une base d'interprétation et de compréhension communes du
FM et de la façon dont il peut bénéficier aux organismes de tout type.
Le développement du marché des services de FM serait amélioré par la présence d’une structure globale
commune et d'une norme support. Le secteur tire profit d’une base commune permettant d'évaluer et
de mesurer le FM. Il s'agit du principal facteur et de l'objet du présent document.
Dans un environnement concurrentiel mondial, les organismes et prestataires de services de FM ont
besoin de communiquer entre eux et avec les parties intéressées en utilisant des principes, des concepts
et des termes communs, y compris l'évaluation et la mesure de la performance. Le présent document
est destiné à améliorer la norme de conduite et augmenter les niveaux de qualité, stimulant ainsi la
maturité et la compétitivité de l'organisme pour la prestation de services de FM.
Les bénéfices d’une norme de système intégré pour le FM incluent:
— une amélioration de la productivité, de la sécurité, de la santé et du bien-être de la main d'œuvre;
— une amélioration de la communication des exigences et des méthodologies au sein et entre les
organismes des secteurs public et privé;
— une amélioration de l’efficience et de l’efficacité et donc du rapport coûts/bénéfices pour les
organismes;
— une amélioration de la cohérence du service;
— la fourniture d'une plate-forme commune pour pour tous les types d’organismes.
Le présent document s'applique à tout organisme souhaitant:
— établir, mettre en œuvre, tenir à jour et améliorer un système de FM intégré;
— s'assurer de la conformité à sa politique de management qu’il a déclarée;
— démontrer sa conformité au présent document en:
— réalisant une auto-évaluation et une auto-déclaration;
— recherchant la confirmation de sa conformité par des parties ayant un intérêt pour l’organisme;
— recherchant la confirmation de son auto-déclaration par une partie externe à l’organisme;
— faisant certifier/enregistrer son système de FM par un organisme de certification tierce partie
accrédité.
0.2 Approche processus
Le présent document applique le cadre élaboré par l'ISO pour améliorer la cohérence entre ses Normes
internationales relatives aux systèmes de management.
Le présent document promeut l'adoption d'une approche processus lors du développement, de la mise
en œuvre et de l'amélioration de l'efficacité d'une norme de système de management, afin d'accroître la
satisfaction des donneurs d'ordre par le respect de leurs exigences.
Pour qu'un organisme fonctionne de manière efficace, il a besoin d’identifier et de gérer de nombreuses
activités corrélées. Une activité, ou un ensemble d'activités, utilisant des ressources et géré de manière
à permettre la transformation d'éléments d'entrée en éléments de sortie peut être considéré comme un
processus. En général, l'élément de sortie d'un processus constitue directement l'élément d'entrée du
processus suivant.
L'«approche processus» désigne l'application d'un système de processus au sein d'un organisme, ainsi
que l'identification, les interactions et le management de ces processus en vue d'obtenir le résultat
souhaité.
L'un des avantages de l'approche processus est la maîtrise permanente qu'elle permet sur les relations
entre les processus individuels au sein du système de processus, ainsi que sur leurs combinaisons et
interactions.
Lorsqu'elle est utilisée dans un système de FM, cette approche souligne l'importance:
a) de la compréhension et de la satisfaction des exigences de l'organisme demandeur par un processus
intégré de planification;
NOTE Un organisme demandeur est une entité qui a un besoin et l’autorité nécessaire pour engager les
coûts associés à la satisfaction d’exigences. Il s’agit habituellement d’un représentant habilité au sein d’une
unité fonctionnelle de l’organisme.
b) des relations entre le processus de planification intégré et les Articles 4 à 10 du système de FM;
c) de la documentation associée aux exigences du système de FM et aux évaluations du sujet de la
certification;
d) de tout ce qui précède dans le contexte des niveaux de management;
e) de l'amélioration continue des processus sur la base de mesures objectives.
Pour visualiser le système de FM, les processus centraux débutent par la compréhension et la définition
des critères suivants au sein de l’organisme demandeur.
— Contexte de l’organisme: compréhension et détermination du système de FM approprié (voir
Article 4).
— Leadership: compréhension des rôles, responsabilités, politiques et autorités au sein de l'organisme
(voir Article 5).
— Planification: compréhension des risques, des objectifs stratégiques et des politiques actuelles
(voir Article 6).
— Support: compréhension du rapport entre ressources disponibles et ressources requises en termes
financier, humain et technologique (voir Article 7).
— Opérations: prestation de services de FM intégrés (voir Article 8).
— Évaluation de la performance: normes d’analyse comparative, surveillance et respect d’exigences
cibles (voir Article 9).
— Amélioration: revue de normes d’analyse comparative, identification et mise en œuvre d’initiatives
d’amélioration des processus (voir Article 10).
Dans le présent document, il est fait référence à l’organisme demandeur et à l’organisme. Cette distinction
est faite en raison de la nature variable selon laquelle les services de FM peuvent être fournis, à savoir
par recrutement interne au sein de l’organisme demandeur, par des prestataires de services externes
ou par une combinaison des deux. Les exigences du présent document s’appliquent à l’organisme de FM.
vi © ISO 2018 – Tous droits réservés
Toutefois, comme illustré à la Figure 1, l’organisme de FM et l’organisme demandeur doivent collaborer
pour définir clairement les besoins permettant de se conformer à la stratégie de base de l’entreprise et
de développer des politiques et pratiques de FM qui permettront les activités principales de l’organisme
demandeur. L’organisme (et la direction) se rapporte à l’organisme de FM dans son ensemble, sauf s’il
est mentionné organisme demandeur.
De plus, les articles du présent document peuvent être considérés par le biais de la méthodologie de
l’approche processus connue en tant que cycle PDCA («Plan, Do, Check, Act»), tel qu’illustré à la Figure 1.
Le cycle PDCA peut être décrit succinctement comme suit.
Planifier: établir les objectifs et les processus nécessaires pour fournir des résultats correspondant
aux exigences des clients et aux politiques de l'organisme.
Réaliser: mettre en œuvre les processus.
Vérifier: surveiller et mesurer les processus et le produit par rapport aux politiques, objectifs et
exigences relatives au produit, et rendre compte des résultats.
Agir: entreprendre les actions pour améliorer en permanence les performances des processus.
Figure 1 — Méthodologie de l'approche processus en facility management
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NORME INTERNATIONALE ISO 41001:2018(F)
Facility management — Systèmes de management —
Exigences avec recommandations d'utilisation
1 Domaine d'application
Le présent document spécifie les exigences relatives à un système de facility management (FM)
lorsqu'un organisme:
a) doit démontrer une prestation de services de FM efficace et efficiente soutenant les objectifs de
l’organisme demandeur;
b) vise à répondre constamment aux besoins des parties intéressées et à satisfaire aux exigences
applicables;
c) vise à être durable dans un environnement concurrentiel mondial.
Les exigences spécifiées dans le présent document ne sont pas spécifiques à un secteur et sont prévues
pour être applicables à tous les organismes, ou parties de ceux-ci, du secteur public ou privé, et
indépendamment du type, de la taille et de la nature de l'organisme ou de la situation géographique.
L’Annexe A fournit des lignes directrices supplémentaires pour l’utilisation du présent document.
2 Références normatives
Les documents suivants cités dans le texte constituent, pout tout ou partie de leur contenu, des
exigences du présent document. Pour les références datées, seule l'édition citée s'applique. Pour les
références non datées, la dernière édition du document de référence s'applique (y compris les éventuels
amendements).
ISO 41011, Facility management — Vocabulaire
3 Termes et définitions
Pour les besoins du présent document, les termes et définitions donnés dans l’ISO 41011 ainsi que les
suivants s'appliquent.
L’ISO et l’IEC tiennent à jour des bases de données terminologiques destinées à être utilisées en
normalisation, consultables aux adresses suivantes:
— ISO Online browsing platform: disponible à l'adresse https: //www .iso .org/obp
— IEC Electropedia: disponible à l'adresse http: //www .electropedia .org/
NOTE 1 Pour les besoins du présent document, le terme «système de FM» est utilisé pour désigner un système
pour la gestion des installations.
NOTE 2 Pour les besoins du présent document, le terme «organisme» ou «direction» se rapportera à
l'organisme de FM ou à la direction de FM, sauf indication contraire.
3.1
organisme
personne ou groupe de personnes ayant un rôle avec les responsabilités, l’autorité et les relations lui
permettant d’atteindre ses objectifs (3.8)
Note 1 à l'article: Le concept d'organisme englobe sans s’y limiter, les travailleurs indépendants, les compagnies,
les sociétés, les firmes, les entreprises, les administrations, les partenariats, les organisations caritatives ou les
institutions, ou bien une partie ou une combinaison des entités précédentes, à responsabilité limitée ou ayant un
autre statut, de droit public ou privé.
Note 2 à l'article: Pour les besoins du présent document, le terme «organisme» se rapporte à l'organisme de FM,
sauf indication contraire.
3.2
partie intéressée
partie prenante
personne ou organisme (3.1) qui peut soit influer sur une décision ou une activité, soit être influencée
ou s’estimer influencée par une décision ou une activité
3.3
exigence
besoin ou attente formulé, généralement implicite ou obligatoire
Note 1 à l'article: «Généralement implicite» signifie qu'il est habituel ou courant, pour l'organisme (3.1) et les
parties intéressées (3.2), que le besoin ou l'attente en question soit implicite.
Note 2 à l'article: Une exigence spécifiée est une exigence formulée, par exemple une information documentée (3.11).
3.4
système de management
ensemble d'éléments corrélés ou en interaction d'un organisme (3.1), utilisés pour établir des politiques
(3.7), des objectifs (3.8) et des processus (3.12) de façon à atteindre lesdits objectifs
Note 1 à l'article: Un système de management peut traiter d’un seul ou de plusieurs domaines.
Note 2 à l'article: Les éléments du système comprennent la structure, les rôles et responsabilités, la planification
et le fonctionnement de l’organisme.
Note 3 à l'article: Le périmètre d’un système de management peut comprendre l’ensemble de l’organisme, des
fonctions ou des sections spécifiques et identifiées de l’organisme, ou une ou plusieurs fonctions dans un groupe
d’organismes.
Note 4 à l'article: Pour les besoins du présent document, le terme «système de FM» est utilisé pour désigner un
système pour la gestion des installations.
3.5
direction
personne ou groupe de personnes qui oriente et dirige un organisme (3.1) au plus haut niveau
Note 1 à l'article: La direction a le pouvoir de déléguer son autorité et de fournir des ressources au sein de
l'organisme.
Note 2 à l'article: Si le périmètre du système de management (3.4) ne couvre qu’une partie de l'organisme, alors la
direction s’adresse à ceux qui orientent et dirigent cette partie de l'organisme.
Note 3 à l'article: Pour les besoins du présent document, le terme «direction» se rapporte à la direction de FM,
sauf indication contraire.
3.6
efficacité
niveau de réalisation des activités planifiées et d’obtention des résultats escomptés
2 © ISO 2018 – Tous droits réservés
3.7
politique
intentions et orientations d’un organisme (3.1), telles qu’elles sont officiellement formulées par sa
direction (3.5)
3.8
objectif
résultat à atteindre
Note 1 à l'article: Un objectif peut être stratégique, tactique ou opérationnel.
Note 2 à l'article: Les objectifs peuvent se rapporter à différents domaines (tels que finance, santé, sécurité
et environnement) et peuvent s’appliquer à divers niveaux (par exemple au niveau stratégique, à un niveau
concernant l’organisme dans son ensemble ou afférant à un projet, un produit ou un processus (3.12).
Note 3 à l'article: Un objectif peut être exprimé de différentes manières, par exemple par un résultat escompté,
un besoin, un critère opérationnel, en tant qu'objectif de facility management, ou par l'utilisation d’autres termes
ayant la même signification (par exemple finalité, but ou cible.
Note 4 à l'article: Dans le contexte des systèmes de facility management (3.4), les objectifs de facility management
encadrés par la norme sont établis par l'organisme (3.1), en cohérence avec sa politique (3.7) de facility
management, en vue d'obtenir des résultats spécifiques.
3.9
risque
effet de l'incertitude
Note 1 à l'article: Un effet est un écart, positif ou négatif, par rapport à une attente.
Note 2 à l'article: L'incertitude est l'état, même partiel, de manque d’information qui entrave la compréhension ou
la connaissance d’un événement, de ses conséquences ou de sa vraisemblance.
Note 3 à l'article: Un risque est souvent caractérisé par référence à des événements potentiels (tels que définis
dans le Guide ISO 73:2009, 3.5.1.3) et à des conséquences également potentielles (telles que définies dans le
Guide ISO 73:2009, 3.6.1.3, 3.6.1.3), ou par référence à une combinaison des deux.
Note 4 à l'article: Un risque est souvent exprimé en termes de combinaison des conséquences d’un événement (y
compris des changements de circonstances) et de la vraisemblance de son occurrence (telle que définie dans le
Guide ISO 73:2009, 3.6.1.1).
3.10
compétence
aptitude à mettre en pratique des connaissances et des savoir-faire pour obtenir les résultats escomptés
3.11
information documentée
information devant être maîtrisée et tenue à jour par un organisme (3.1) ainsi que le support sur lequel
elle figure
Note 1 à l'article: Les informations documentées peuvent se présenter sous n’importe quel format et sur tous
supports et peuvent provenir de toute source.
Note 2 à l'article: Les informations documentées peuvent se rapporter:
— au système de management (3.4), y compris les processus (3.12) connexes;
— aux informations créées en vue du fonctionnement de l’organisme (documentation);
— aux preuves des résultats obtenus (enregistrements).
3.12
processus
ensemble d’activités corrélées ou en interaction qui transforme des éléments d’entrée en éléments
de sortie
3.13
performance
résultat mesurable
Note 1 à l'article: Les performances peuvent être liées à des résultats quantitatifs ou qualitatifs.
Note 2 à l'article: Les performances peuvent concerner le management d’activités, de processus (3.12), de produits
(y compris de services), de systèmes ou d’organismes (3.1).
3.14
externaliser
passer un accord selon lequel un organisme (3.1) externe assure une partie de la fonction ou met en
œuvre une partie du processus (3.12) d’un organisme
Note 1 à l'article: L’organisme externe n’est pas inclus dans le périmètre du système de management (3.4),
contrairement à la fonction ou au processus externalisé qui en font partie intégrante.
3.15
surveillance
détermination de l’état d'un système, d'un processus (3.12) ou d'une activité
Note 1 à l'article: Pour déterminer cet état, il peut être nécessaire de vérifier, de superviser ou d’observer d’un
point de vue critique.
3.16
mesure
processus (3.12) visant à déterminer une valeur
3.17
audit
processus (3.12) méthodique, indépendant et documenté, permettant d'obtenir des preuves d'audit et de
les évaluer de manière objective pour déterminer dans quelle mesure les critères d'audit sont satisfaits
Note 1 à l'article: Un audit peut être interne (de première partie) ou externe (de seconde ou tierce partie), et il
peut être combiné (s’il associe deux domaines ou plus).
Note 2 à l'article: Un audit interne est réalisé par l’organisme (3.1) lui-même ou par une partie externe travaillant
pour le compte de celui-ci.
Note 3 à l'article: Les termes «preuves d’audit» et «critères d’audit» sont définis dans l’ISO 19011.
3.18
conformité
satisfaction d'une exigence (3.3)
3.19
non-conformité
non-satisfaction d'une exigence (3.3)
3.20
action corrective
action visant à éliminer la cause d'une non-conformité (3.19) et à éviter qu’elle ne réapparaisse
3.21
amélioration continue
activité récurrente menée pour améliorer les performances (3.13)
4 © ISO 2018 – Tous droits réservés
4 Contexte de l'organisme
4.1 Compréhension de l'organisme et de son contexte
L’organisme doit déterminer, démontrer et documenter les enjeux externes et internes pertinents par
rapport à sa finalité et ses objectifs stratégiques, et qui influent sur sa capacité à atteindre le ou les
résultats attendus de son système de FM.
4.2 Compréhension des besoins et attentes des parties intéressées
L'organisme doit déterminer et documenter:
— les parties intéressées pertinentes pour le système de FM;
— les exigences de ces parties intéressées;
— les éléments de sortie qui satisferont aux exigences;
— les éléments d'entrée requis pour obtenir ces éléments de sortie;
— le processus pour tenir à jour les exigences.
4.3 Détermination du domaine d'application du système de FM
L'organisme doit déterminer les limites et l'applicabilité du système de FM afin d'établir son domaine
d'application.
Lorsque l’organisme établit ce domaine d’application, il doit prendre en compte:
— les enjeux externes et internes auxquels il est fait référence en 4.1;
— les exigences auxquelles il est fait référence en 4.2;
— l'interaction avec d'autres systèmes de management, s'ils sont utilisés, et les ressources pour
satisfaire aux exigences.
Le domaine d'application doit être disponible sous forme d’information documentée.
4.4 Système de FM
L'organisme doit établir, mettre en œuvre, tenir à jour et améliorer en continu un système de FM, y
compris les processus nécessaires et leurs interactions, en accord avec les exigences du présent
document.
5 Leadership
5.1 Leadership et engagement
La direction de l'organisme doit démontrer son leadership et son engagement vis-à-vis du système
de FM en:
— s’assurant que la politique FM et les objectifs FM sont établis et compatibles avec l’orientation
stratégique de l’organisme demandeur;
— s’assurant que les exigences liées au système de FM sont intégrées et soutenues par les processus
métiers de l’organisme;
— s’assurant que les ressources requises pour le système de FM sont disponibles;
— communiquant sur l’importance de disposer d’un système de FM efficace et de se conformer aux
exigences liées à ce système;
— communiquant avec la direction de l’organisme demandeur;
— s'assurant que le système de FM atteint le ou les résultats attendus, tels que documentés dans le
présent document;
— orientant et soutenant les personnes pour qu’elles contribuent à l’efficacité du système de FM;
— assurant la coordination et la collaboration entre départements;
— promouvant l'amélioration continue dans l'innovation, les communications, l'état d'esprit,
l'intégration interfonctionnelle, le soutien des objectifs de l'organisme et un management
responsable;
— soutenant les autres rôles pertinents de management afin de démontrer leurs responsabilités dans
leurs domaines respectifs;
— s'assurant que l'approche adoptée pour le management du risque dans le FM est alignée sur
l'approche de l'organisme en matière de management du risque.
NOTE Dans le présent document, le terme «métier» peut être interprété au sens large, c’est-à-dire comme se
référant aux activités liées à la finalité de l’organisme demandeur.
5.2 Politique
La direction doit établir une politique FM qui:
a) est adaptée à la finalité de l'organisme;
b) fournit un cadre pour l’établissement d’objectifs FM;
c) assure le management du risque;
d) inclut l’engagement de satisfaire aux exigences applicables;
e) inclut l'engagement pour l'amélioration continue du système de FM;
f) est entérinée par la direction ou un commanditaire de l'organisme demandeur;
g) correspond aux caractéristiques et aux exigences de l’organisme demandeur;
h) prend en considération les caractéristiques et les exigences des utilisateurs des installations et des
installations elles-mêmes;
i) met en lumière la manière dont elle répond aux enjeux appropriés pour le contexte local.
La politique FM doit être:
— disponible sous la forme d’une information documentée;
— communiquée régulièrement au sein de l’organisme et à d’autres parties intéressées;
— mise à la disposition des parties intéressées, le cas échéant;
— cohérente et intégrée à d'autres politiques pertinentes de l'organisme;
— cohérente avec le plan de l'organisme;
— adaptée à la nature et à l'échelle de l'organisme et de ses opérations;
— mise en œuvre et faire l’objet d'une revue et d'un compte rendu périodiques à la direction et, si
nécessaire, d’une mise à jour.
6 © ISO 2018 – Tous droits réservés
5.3 Rôles, responsabilités et autorités au sein de l'organisme
La direction doit s’assurer que les responsabilités et autorités des rôles pertinents sont attribuées et
communiquées au sein de l’organisme.
La direction doit attribuer la responsabilité et l'autorité pour:
a) s’assurer que le système de FM est conforme aux exigences du présent document;
b) s'assurer que des politiques et des objectifs sont établis pour le système de FM et sont compatibles
avec l'orientation stratégique de l'organisme;
c) rendre compte à la direction de la performance du système de FM;
d) s'assurer que le processus FM est établi et compatible avec la politique FM et les objectifs FM;
e) établir et mettre à jour le plan de FM;
f) s'assurer que les systèmes de management, les procédures et toute chaîne d'approvisionnement
utilisés contribuent pleinement à la réalisation des objectifs FM;
g) s'assurer de la pertinence, de la robustesse, de l'adéquation et de l'efficacité du système de FM;
h) s'assurer que les stratégies d'approvisionnement soutiennent le système de FM;
i) établir, passer en revue, rendre compte et mettre à jour le système de FM.
6 Planification
6.1 Actions à mettre en œuvre face aux risques et opportunités
Dans le cadre de la planification de son système de FM, l'organisme doit tenir compte des enjeux
mentionnés en 4.1 et des exigences mentionnées en 4.2 et déterminer les risques et opportunités qu’il
est nécessaire de prendre en compte pour:
— donner l’assurance que le système de FM peut atteindre le ou les résultats escomptés;
— prévenir ou réduire les effets indésirables;
— assurer la continuité d'activité et la préparation aux situations d'urgence;
— s’inscrire dans une dynamique d’amélioration continue.
L'organisme doit planifier:
a) les actions à mettre en œuvre face à ces risques et opportunités, compte tenu de la manière dont
ceux-ci peuvent évoluer dans le temps;
b) comment:
— intégrer et mettre en œuvre ces actions au sein des processus de son système de FM;
— évaluer l'efficacité de ces actions.
6.2 Objectifs FM et planification des actions pour les atteindre
L’organisme doit établir des objectifs FM aux fonctions, sous-fonctions et niveaux concernés.
L'organisme doit tenir compte des exigences des parties intéressées pertinentes, ainsi que d'autres
exigences financières, techniques et organisationnelles dans le processus de planification du FM.
Les objectifs FM doivent:
a) être en cohérence avec, et alignés sur, les objectifs de l'organisme;
b) être en cohérence avec la politique FM;
c) être mesurables (si possible) sans coût ou documentation excessifs;
d) être établis et mis à jour en utilisant les critères définis en 4.2;
e) tenir compte des exigences applicables;
f) être surveillés;
g) être communiqués aux parties intéressées pertinentes;
h) être revus et mis à jour en tant que de besoin.
L'organisme doit conserver des informations documentées sur les objectifs FM.
Lorsque l’organisme planifie la façon dont ses objectifs FM seront atteints, il doit déterminer:
— ce qui sera fait;
— quels ressources et budgets seront nécessaires;
— qui sera responsable;
— les échéances et les fréquences;
— comment les résultats seront évalués;
— les horizons de planification appropriés avec l'organisme demandeur en termes d'achèvement et
d'efficacité.
7 Support
7.1 Ressources
L'organisme doit identifier et fournir les ressources nécessaires à l'établissement, la mise en œuvre, la
mise à jour et l'amélioration continue du système de FM.
L'organisme doit rechercher, superviser si nécessaire et surveiller les ressources utilisées pour la mise
en œuvre des activités requises pour atteindre les objectifs du ou des plans FM.
7.2 Compétences
L'organisme doit:
— déterminer les compétences nécessaires de la ou des personnes (ou entités) effectuant, sous son
contrôle, un travail qui a une incidence sur ses performances en matière de FM;
— s'assurer que ces personnes sont compétentes sur la base d'une formation initiale ou professionnelle
et/ou d'une expérience appropriée;
— le cas échéant, mener des actions pour acquérir les compétences nécessaires, tenir à jour la formation
continue et les certifications et évaluer l'efficacité des actions entreprises;
— s'assurer que les compétences sont en accord avec le contexte local applicable;
— conserver des informations documentées appropriées comme preuves desdites compétences;
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— planifier les ressources futures et les exigences à long terme.
NOTE Les actions envisageables peuvent notamment inclure la formation, l'encadrement ou la réaffectation
du personnel actuellement en activité ou le recrutement, direct ou en sous-traitance, de personnes compétentes.
7.3 Sensibilisation
Les personnes ou entités effectuant un travail sous le contrôle de l'organisme doivent être sensibilisées:
— à la politique FM;
— aux objectifs stratégiques de l'organisme, aux éléments de sortie et aux résultats souhaités;
— à l’importance de leur contribution à l'efficacité du système de FM, y compris aux effets bénéfiques
d'une amélioration des performances du FM;
— aux répercussions d’un non-respect des exigences du système de FM.
7.4 Communication
L’organisme doit déterminer les besoins de communication interne et externe pertinents pour le
système de FM, y compris:
— sur quels sujets communiquer;
— quelles informations doivent être communiquées;
— à quels moments communiquer;
— avec qui communiquer;
— comment communiquer;
— comment surveiller l'efficacité des communications.
7.5 Informations documentées
7.5.1 Généralités
Le système de FM de l’organisme doit inclure:
— les informations documentées exigées par le présent document;
— les informations documentées que l’organisme juge nécessaires à l’efficacité du système de FM.
NOTE L'étendue des informations documentées dans le cadre d'un système de FM peut varier selon
l'organisme en fonction de:
— la taille de l'organisme, de ses domaines d'activité et de ses processus, produits et services;
— la complexité des processus et de leurs interactions;
— la compétence des personnes.
7.5.2 Création et mise à jour des informations
Lors de la création et de la mise à jour des informations documentées, l’organisme doit s’assurer que les
éléments suivants sont appropriés:
— l'identification et la description des informations documentées (par exemple leur titre, date, auteur,
numéro de référence);
— leur format (par exemple langue, version logicielle, graphiques) et support (par exemple électronique,
papier);
— la revue effectuée (et leur approbation pour en déterminer la pertinence et l’adéquation).
7.5.3 Maîtrise des informations documentées
Les informations documentées exigées par le système de FM et par le présent document doivent être
maîtrisées pour assurer:
a) qu'elles sont disponibles et conviennent à l'utilisation, quand et là où elles sont nécessaires;
b) qu'elles sont convenablement protégées (par exemple de toute perte de confidentialité, utilisation
inappropriée ou perte d'intégrité).
Pour maîtriser les informations documentées, l’organisme doit mettre en œuvre les activités suivantes,
quand elles sont applicables:
— niveau d'information requis pour soutenir les objectifs de l'organisme demandeur;
— exigences de gouvernance de l'information;
— distribution, accès, récupération et utilisation;
— stockage et protection, y compris préservation de la lisibilité (c'est-à-dire suffisamment claires pour
être lues);
— maîtrise des modifications (par exemple contrôle des versions);
— conservation et élimination;
— prévention de l’utilisation involontaire d'informations obsolètes;
— protection des informations documentées et des données.
Les informations documentées d’origine externe que l’organisme juge nécessaires à la planification et
au fonctionnement du système de FM doivent être identifiées comme il convient et maîtrisées.
NOTE L'accès peut impliquer une décision relative à l'autorisation de consulter les informations documentées
uniquement, ou l'autorisation et l'autorité de consulter et modifier les informations documentées.
7.5.4 Exigences relatives aux informations et aux données de FM
L'organisme doit déterminer ses exigences en matière d'informations pour soutenir son système de FM
et la réalisation de ses objectifs organisationnels. Ce faisant:
a) l'organisme doit prendre en compte:
— les rôles et les responsabilités en matière de FM;
— les processus, procédures et activités liés au FM;
— l'importance des risques identifiés;
— l'échange d'informations avec ses parties intéressées, y compris les prestataires de services;
— l'impact de la qualité, de la disponibilité et de la gestion des informations sur la prise de décisions
au niveau de l'organisme;
b) l'organisme doit déterminer:
— les attributs des données identifiées;
— la qualité des données identifiées;
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— la méthode et le calendrier de collecte, d'analyse et d'évaluation des données;
c) l'organisme doit spécifier, mettre en œuvre et tenir à jour des processus pour la gestion de ses
informations et données;
d) l'organisme doit déterminer les exigences de cohérence de la terminologie financière et non
financière relative à la gestion d'actifs dans l'ensemble de l'organisme;
e) l'organisme doit s'assurer de la cohérence et de la traçabilité des informations et données
financières et techniques et des autres informations et données non financières pertinentes, dans
la mesure nécessaire pour répondre aux exigences applicables, tout en tenant compte des exigences
de ses parties intéressées et des objectifs de l'organisme.
7.6 Connaissances organisationnelles
L'organisme doit déterminer les connaissances nécessaires à la mise en œuvre de ses processus et à
l'obtention de la conformité des produits et des services.
Ces connaissances doivent être tenues à jour et mises à disposition autant que nécessaire.
Pour faire face à une modification des besoins et des tendances, l’organisme doit prendre en compte
ses connaissances actuelles et déterminer comment il peut acquérir ou accéder à toutes connaissances
supplémentaires né
...
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