ISO 30300:2011

SLOVENSKI STANDARD
SIST ISO 30300:2013
01-julij-2013
Informatika in dokumentacija - Sistemi upravljanja zapisov - Osnove in slovar
Information and documentation -- Management systems for records -- Fundamentals and
vocabulary
Information et documentation -- Systèmes de gestion des documents d'activité --
Principes essentiels et vocabulaire
Ta slovenski standard je istoveten z: ISO 30300:2011
ICS:
01.040.01 Splošno. Terminologija. Generalities. Terminology.
Standardizacija. Standardization.
Dokumentacija (Slovarji) Documentation
(Vocabularies)
01.140.20 Informacijske vede Information sciences
SIST ISO 30300:2013 en,fr,de
2003-01.Slovenski inštitut za standardizacijo. Razmnoževanje celote ali delov tega standarda ni dovoljeno.

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SIST ISO 30300:2013

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SIST ISO 30300:2013
INTERNATIONAL ISO
STANDARD 30300
First edition
2011-11-15
Information and documentation —
Management systems for records —
Fundamentals and vocabulary
Information et documentation — Systèmes de gestion des documents
d’activité — Principes essentiels et vocabulaire
Reference number
ISO 30300:2011(E)
©
ISO 2011

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SIST ISO 30300:2013
ISO 30300:2011(E)
COPYRIGHT PROTECTED DOCUMENT
© ISO 2011
All rights reserved. Unless otherwise specified, no part of this publication may be reproduced or utilized in any form or by any means,
electronic or mechanical, including photocopying and microfilm, without permission in writing from either ISO at the address below or ISO’s
member body in the country of the requester.
ISO copyright office
Case postale 56 • CH-1211 Geneva 20
Tel. + 41 22 749 01 11
Fax + 41 22 749 09 47
E-mail copyright@iso.org
Web www.iso.org
Published in Switzerland
ii © ISO 2011 – All rights reserved

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SIST ISO 30300:2013
ISO 30300:2011(E)
Contents Page
Foreword .iv
Introduction . v
1 Scope . 1
2 Fundamentals of a MSR . 1
2.1 Relationship between the MSR and the management system . 1
2.2 Context of the organization . 1
2.3 Need for a MSR . 2
2.4 Principles of a MSR . 4
2.5 Process approach to a MSR . 5
2.6 Role of top management . 6
2.7 Relationships with other management systems . 7
3 Terms and definitions . 8
3.1 Terms relating to records . 8
3.2 Terms relating to management . 9
3.3 Terms relating to records management processes . 9
3.4 Terms relating to MSR . 11
Annex A (informative) Methodology used in the development of the vocabulary .12
Bibliography .16
Alphabetical Index .17
© ISO 2011 – All rights reserved iii

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SIST ISO 30300:2013
ISO 30300:2011(E)
Foreword
ISO (the International Organization for Standardization) is a worldwide federation of national standards bodies
(ISO member bodies). The work of preparing International Standards is normally carried out through ISO
technical committees. Each member body interested in a subject for which a technical committee has been
established has the right to be represented on that committee. International organizations, governmental and
non-governmental, in liaison with ISO, also take part in the work. ISO collaborates closely with the International
Electrotechnical Commission (IEC) on all matters of electrotechnical standardization.
International Standards are drafted in accordance with the rules given in the ISO/IEC Directives, Part 2.
The main task of technical committees is to prepare International Standards. Draft International Standards
adopted by the technical committees are circulated to the member bodies for voting. Publication as an
International Standard requires approval by at least 75 % of the member bodies casting a vote.
Attention is drawn to the possibility that some of the elements of this document may be the subject of patent
rights. ISO shall not be held responsible for identifying any or all such patent rights.
ISO 30300 was prepared by Technical Committee ISO/TC 46, Information and documentation, Subcommittee
SC 11, Archives/records management.
ISO 30300 is part of a series of International Standards under the general title Information and documentation —
Management systems for records:
— ISO 30300, Information and documentation — Management systems for records — Fundamentals and
vocabulary
— ISO 30301, Information and documentation — Management systems for records — Requirements
ISO 30300 specifies the terminology for the Management systems for records (MSR) series of standards, and
the objectives and benefits of a MSR; ISO 30301 specifies requirements for a MSR where an organization
needs to demonstrate its ability to create and control records from its business activities for as long as they
are required.
iv © ISO 2011 – All rights reserved

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SIST ISO 30300:2013
ISO 30300:2011(E)
Introduction
Organizational success largely depends upon implementing and maintaining a management system that is
designed to continually improve performance while addressing the needs of all stakeholders. Management
systems offer methodologies to make decisions and manage resources to achieve the organization’s goals.
Creation and management of records are integral to any organization’s activities, processes and systems.
Records enable business efficiency, accountability, risk management and business continuity. They also
enable organizations to capitalize on the value of their information resources as business, commercial and
knowledge assets, and to contribute to the preservation of collective memory, in response to the challenges of
the global and digital environment.
Management System Standards (MSS) provide tools for top management to implement a systematic and
verifiable approach to organizational control in an environment that encourages good business practices.
The standards on management systems for records prepared by ISO/TC 46/SC 11 are designed to assist
organizations of all types and sizes, or groups of organizations with shared business activities, to implement,
operate and improve an effective management system for records (hereafter referred to as a MSR). The MSR
directs and controls an organization for the purposes of establishing a policy and objectives with regard to
records and achieving those objectives. This is done through the use of:
a) defined roles and responsibilities;
b) systematic processes;
c) measurement and evaluation;
d) review and improvement.
Implementation of a records policy and objectives soundly based on the organization’s requirements will ensure
that authoritative and reliable information about, and evidence of, business activities is created, managed and
made accessible to those who need it for as long as required. Successful implementation of good records
policy and objectives results in records and records systems adequate for all of an organization’s purposes.
Implementing a MSR in an organization also helps to ensure the transparency and traceability of decisions
made by responsible management and the recognition of accountability.
The standards on MSR prepared by ISO/TC 46/SC 11 are developed within the MSS framework to be compatible
and to share elements and methodology with other MSS. ISO 15489, and other International Standards and
Technical Reports also developed by ISO/TC 46/SC 11, are the principal tools for designing, implementing,
monitoring and improving records processes and controls, which operate under the governance of the MSR
where organizations determine to deploy MSS methodology.
NOTE ISO 15489 is the foundation standard which codifies best practice for records management operations.
The structure of standards on MSR prepared by ISO/TC 46/SC 11, either published or under preparation, is
shown in Figure 1.
© ISO 2011 – All rights reserved v

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SIST ISO 30300:2013
ISO 30300:2011(E)
Management systems for records
Related International Standards
standards
and Technical Reports
Governance framework for records
Implementation of records processes
ISO 30300
ISO 15489
ISO 23081 ISO/TR
Fundamentals
Management systems for
Records
Metadata for 26122
records - Fundamentals
& terminology
management
records. Work
and vocabulary
Part 1 -
Part 1 - Principles process
General
analysis for
Part 2 - Conceptual
records
Part 2 -
ISO 30301
and implementation
Guidelines
Management systems for
Requirements
issues
records - Requirements
Part 3 - Self
assessment method
ISO 30303
Management systems for
records - Requirements for
bodies providing audit and
ISO 13008 ISO 16175
ISO/TR
certification
Digital records Principles and
13028
conversion and functional
Implement-
migration requirements for
ation
ISO 30302
Guidelines
process records in
Management systems for guidelines
Support high level electronic office
for
records - Guidelines for
structure elements
environments
implementation digitization
Part 1 - Overview
of records
ISO 30304 and statement of
principles
Management systems for
records - Assessment
guide
Part 2 - Guidelines
and functional
requirements for
digital records
management
systems
Part 3 -
Guidelines
and functional
requirements
for records in
business
systems
Figure 1 — Standards on MSR prepared by ISO/TC 46/SC 11
and related International Standards and Technical Reports
These standards apply as a framework for, and as guidance on:
a) establishing systematic management of records policies, procedures and responsibilities, regardless of
the purpose, content or recording medium of the records themselves;
b) determining the responsibilities, authorities and accountabilities of organizations for records and records
policies, procedures, processes and systems;
c) designing and implementing a MSR; and
d) achieving quality outcomes from the MSR through performance assessment and continuous improvement.
These standards are intended to be used by:
1) top management who make decisions regarding the establishment and implementation of management
systems within their organization;
2) people responsible for implementation of MSR, such as professionals in the areas of risk management,
auditing, records, information technology and information security.
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SIST ISO 30300:2013
INTERNATIONAL STANDARD ISO 30300:2011(E)
Information and documentation — Management systems for
records — Fundamentals and vocabulary
1 Scope
This International Standard defines terms and definitions applicable to the standards on MSR prepared by
ISO/TC 46/SC 11. It also establishes the objectives for using a MSR, provides principles for a MSR, describes
a process approach and specifies roles for top management.
This International Standard is applicable to any type of organization that wishes to:
a) establish, implement, maintain and improve a MSR to support its business;
b) assure itself of conformity with its stated records policy;
c) demonstrate conformity with this International Standard by
1) undertaking a self-assessment and self-declaration, or
2) seeking confirmation of its self-declaration by a party external to the organization, or
3) seeking certification of its MSR by an external party.
2 Fundamentals of a MSR
2.1 Relationship between the MSR and the management system
All organizations create and control records as an outcome of performing their activities in order to achieve
organizational objectives.
The MSR establishes the policy, objectives and directives framework for controlling the organization’s records
in records systems and ensures that those records systems meet the organization’s requirements.
Within the framework of the MSR, records processes and controls need to be designed, implemented and
monitored to meet the records policy, objectives and directives. This includes determining how the records
processes and controls are managed by records systems, and how the records relate to all management
systems for assessment purposes as evidence of results.
Management systems themselves, including the MSR, create records. Those records and the way they are
managed in turn feed back into new organizational activities, such as the development of new products or
services. The records can also be used to monitor the operation of the management systems and how well
those systems and activities meet organizational requirements. In this way the MSR governs the records
requirements of other management systems, as well as those of itself.
2.2 Context of the organization
An organization or group of organizations can use all or any element of the standards on MSR prepared by
ISO/TC 46/SC 11 according to its business context and requirements, which include:
a) the size and complexity of the organization or organizations, or the processes requiring records controls;
b) the level of business risk attached to having inadequate records controls;
c) the drive for internal improvement to satisfy current or potential future stakeholder demand;
d) specific stakeholder demands or expectations.
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SIST ISO 30300:2013
ISO 30300:2011(E)
The standards on MSR prepared by ISO/TC 46/SC 11 can be used:
1) for one or more specific business processes within an organization;
2) across a whole organization covering all business processes;
3) for a number of organizations with shared business processes, such as across a specific sector,
trading partners or a collaborative partnership.
When implementing the standards on MSR prepared by ISO/TC 46/SC 11, an organization should consult
the requirements and guidance of national legislation, regulations and standards which apply in the relevant
jurisdiction.
2.3 Need for a MSR
2.3.1 Purpose
All organizations, regardless of their size or the nature of their business, generate information from their work
processes. As one type of information resource, records are part of the intellectual capital, and therefore
assets, of an organization.
The purpose of implementing a MSR is the systematic management of information as records about business
activities. Such records support current business decisions and subsequent activities, and ensure accountability
to present and future stakeholders.
The objective of implementing a MSR is to create and control records in a systematic and verifiable manner in
order to:
a) conduct business and deliver services efficiently;
b) meet legislative, regulatory and accountability requirements;
c) optimize the decision-making, operational consistency and continuity of an organization;
d) facilitate the effective operation of an organization in the event of a disaster;
e) provide protection and support in litigation, including the management of risks associated with the existence
of, or lack of, evidence of organizational activity;
f) protect the interests of the organization and the rights of employees, clients and present and future
stakeholders;
g) support research and development activities;
h) support the promotional activities of the organization;
i) maintain corporate or collective memory and support social responsibility.
2.3.2 Reliable, authentic and useable records
2.3.2.1 General
Each organization implementing a MSR sets its own records policy and objectives adapted to the context of the
organization. Implementation of a MSR ensures the creation and control of records which support the needs
of the organization and society, for as long as the records are required.
Successful achievement of the records objectives results in the creation and control of records which are
reliable, authentic, have integrity and are useable, as described in 2.3.2.2 to 2.3.2.5.
2 © ISO 2011 – All rights reserved

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SIST ISO 30300:2013
ISO 30300:2011(E)
2.3.2.2 Reliable
A reliable record is one whose contents can be trusted as a full and accurate representation of the transactions,
activities or facts to which they attest and which can be depended upon in the course of subsequent transactions
or activities. Records should be created at the time of the transaction or incident to which they relate, or soon
afterwards, by individuals who have direct knowledge of the facts or by instruments routinely used within the
business to conduct the transaction.
2.3.2.3 Authentic
An authentic record is one that can be proven
— to be what it purports to be,
— to have been created or sent by the person purported to have created or sent it, and
— to have been created or sent at the time purported.
To ensure the authenticity of records, organizations should implement and document policies and procedures
which control the creation, receipt, transmission, maintenance and disposition of records. This ensures that
records creators are authorized and identified and that records are protected against unauthorized addition,
deletion, alteration, use and concealment.
2.3.2.4 Integrity
The integrity of a record refers to its being complete and unaltered.
It is necessary that a record be protected against unauthorized alteration. Records management policies and
procedures should specify what additions or annotations may be made to a record after it is created, under
what circumstances additions or annotations may be authorized, and who is authorized to make them. Any
authorized annotation of, addition to or deletion of a record should be explicitly documented and traceable.
2.3.2.5 Useable
A useable record is one that can be located, retrieved, presented and interpreted. It should be capable of
subsequent presentation as directly connected to the business activity or transaction that produced it. The
contextual linkages of records should carry the information needed for an understanding of the transactions
that created and used them. It should be possible to identify a record within the context of broader business
activities and functions. The links between records that document a sequence of activities should be maintained.
2.3.3 Establishment of records systems
2.3.3.1 General
The records objectives of a MSR are achieved by the establishment of a records system or systems to capture
and control records which are reliable, secure, compliant, comprehensive and systematic. Examples are given
in 2.3.3.2 to 2.3.3.6.
2.3.3.2 Reliable
Reliable records systems:
a) routinely capture all records within the scope of the business activities they cover;
b) organize the records in a way that reflects business processes;
c) protect the records from unauthorized alteration or disposition;
d) routinely function as the primary source of information regarding actions documented in the records;
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SIST ISO 30300:2013
ISO 30300:2011(E)
e) provide ready access to all records when needed;
f) capture information about the retrieval, use and disposition
...

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STANDARD 30300
First edition
2011-11-15
Information and documentation —
Management systems for records —
Fundamentals and vocabulary
Information et documentation — Systèmes de gestion des documents
d’activité — Principes essentiels et vocabulaire
Reference number
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© ISO 2011
All rights reserved. Unless otherwise specified, no part of this publication may be reproduced or utilized in any form or by any means,
electronic or mechanical, including photocopying and microfilm, without permission in writing from either ISO at the address below or ISO’s
member body in the country of the requester.
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ISO 30300:2011(E)
Contents Page
Foreword .iv
Introduction . v
1 Scope . 1
2 Fundamentals of a MSR . 1
2.1 Relationship between the MSR and the management system . 1
2.2 Context of the organization . 1
2.3 Need for a MSR . 2
2.4 Principles of a MSR . 4
2.5 Process approach to a MSR . 5
2.6 Role of top management . 6
2.7 Relationships with other management systems . 7
3 Terms and definitions . 8
3.1 Terms relating to records . 8
3.2 Terms relating to management . 9
3.3 Terms relating to records management processes . 9
3.4 Terms relating to MSR . 11
Annex A (informative) Methodology used in the development of the vocabulary .12
Bibliography .16
Alphabetical Index .17
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ISO 30300:2011(E)
Foreword
ISO (the International Organization for Standardization) is a worldwide federation of national standards bodies
(ISO member bodies). The work of preparing International Standards is normally carried out through ISO
technical committees. Each member body interested in a subject for which a technical committee has been
established has the right to be represented on that committee. International organizations, governmental and
non-governmental, in liaison with ISO, also take part in the work. ISO collaborates closely with the International
Electrotechnical Commission (IEC) on all matters of electrotechnical standardization.
International Standards are drafted in accordance with the rules given in the ISO/IEC Directives, Part 2.
The main task of technical committees is to prepare International Standards. Draft International Standards
adopted by the technical committees are circulated to the member bodies for voting. Publication as an
International Standard requires approval by at least 75 % of the member bodies casting a vote.
Attention is drawn to the possibility that some of the elements of this document may be the subject of patent
rights. ISO shall not be held responsible for identifying any or all such patent rights.
ISO 30300 was prepared by Technical Committee ISO/TC 46, Information and documentation, Subcommittee
SC 11, Archives/records management.
ISO 30300 is part of a series of International Standards under the general title Information and documentation —
Management systems for records:
— ISO 30300, Information and documentation — Management systems for records — Fundamentals and
vocabulary
— ISO 30301, Information and documentation — Management systems for records — Requirements
ISO 30300 specifies the terminology for the Management systems for records (MSR) series of standards, and
the objectives and benefits of a MSR; ISO 30301 specifies requirements for a MSR where an organization
needs to demonstrate its ability to create and control records from its business activities for as long as they
are required.
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ISO 30300:2011(E)
Introduction
Organizational success largely depends upon implementing and maintaining a management system that is
designed to continually improve performance while addressing the needs of all stakeholders. Management
systems offer methodologies to make decisions and manage resources to achieve the organization’s goals.
Creation and management of records are integral to any organization’s activities, processes and systems.
Records enable business efficiency, accountability, risk management and business continuity. They also
enable organizations to capitalize on the value of their information resources as business, commercial and
knowledge assets, and to contribute to the preservation of collective memory, in response to the challenges of
the global and digital environment.
Management System Standards (MSS) provide tools for top management to implement a systematic and
verifiable approach to organizational control in an environment that encourages good business practices.
The standards on management systems for records prepared by ISO/TC 46/SC 11 are designed to assist
organizations of all types and sizes, or groups of organizations with shared business activities, to implement,
operate and improve an effective management system for records (hereafter referred to as a MSR). The MSR
directs and controls an organization for the purposes of establishing a policy and objectives with regard to
records and achieving those objectives. This is done through the use of:
a) defined roles and responsibilities;
b) systematic processes;
c) measurement and evaluation;
d) review and improvement.
Implementation of a records policy and objectives soundly based on the organization’s requirements will ensure
that authoritative and reliable information about, and evidence of, business activities is created, managed and
made accessible to those who need it for as long as required. Successful implementation of good records
policy and objectives results in records and records systems adequate for all of an organization’s purposes.
Implementing a MSR in an organization also helps to ensure the transparency and traceability of decisions
made by responsible management and the recognition of accountability.
The standards on MSR prepared by ISO/TC 46/SC 11 are developed within the MSS framework to be compatible
and to share elements and methodology with other MSS. ISO 15489, and other International Standards and
Technical Reports also developed by ISO/TC 46/SC 11, are the principal tools for designing, implementing,
monitoring and improving records processes and controls, which operate under the governance of the MSR
where organizations determine to deploy MSS methodology.
NOTE ISO 15489 is the foundation standard which codifies best practice for records management operations.
The structure of standards on MSR prepared by ISO/TC 46/SC 11, either published or under preparation, is
shown in Figure 1.
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ISO 30300:2011(E)
Management systems for records
Related International Standards
standards
and Technical Reports
Governance framework for records
Implementation of records processes
ISO 30300
ISO 15489
ISO 23081 ISO/TR
Fundamentals
Management systems for
Records
Metadata for 26122
records - Fundamentals
& terminology
management
records. Work
and vocabulary
Part 1 -
Part 1 - Principles process
General
analysis for
Part 2 - Conceptual
records
Part 2 -
ISO 30301
and implementation
Guidelines
Management systems for
Requirements
issues
records - Requirements
Part 3 - Self
assessment method
ISO 30303
Management systems for
records - Requirements for
bodies providing audit and
ISO 13008 ISO 16175
ISO/TR
certification
Digital records Principles and
13028
conversion and functional
Implement-
migration requirements for
ation
ISO 30302
Guidelines
process records in
Management systems for guidelines
Support high level electronic office
for
records - Guidelines for
structure elements
environments
implementation digitization
Part 1 - Overview
of records
ISO 30304 and statement of
principles
Management systems for
records - Assessment
guide
Part 2 - Guidelines
and functional
requirements for
digital records
management
systems
Part 3 -
Guidelines
and functional
requirements
for records in
business
systems
Figure 1 — Standards on MSR prepared by ISO/TC 46/SC 11
and related International Standards and Technical Reports
These standards apply as a framework for, and as guidance on:
a) establishing systematic management of records policies, procedures and responsibilities, regardless of
the purpose, content or recording medium of the records themselves;
b) determining the responsibilities, authorities and accountabilities of organizations for records and records
policies, procedures, processes and systems;
c) designing and implementing a MSR; and
d) achieving quality outcomes from the MSR through performance assessment and continuous improvement.
These standards are intended to be used by:
1) top management who make decisions regarding the establishment and implementation of management
systems within their organization;
2) people responsible for implementation of MSR, such as professionals in the areas of risk management,
auditing, records, information technology and information security.
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Information and documentation — Management systems for
records — Fundamentals and vocabulary
1 Scope
This International Standard defines terms and definitions applicable to the standards on MSR prepared by
ISO/TC 46/SC 11. It also establishes the objectives for using a MSR, provides principles for a MSR, describes
a process approach and specifies roles for top management.
This International Standard is applicable to any type of organization that wishes to:
a) establish, implement, maintain and improve a MSR to support its business;
b) assure itself of conformity with its stated records policy;
c) demonstrate conformity with this International Standard by
1) undertaking a self-assessment and self-declaration, or
2) seeking confirmation of its self-declaration by a party external to the organization, or
3) seeking certification of its MSR by an external party.
2 Fundamentals of a MSR
2.1 Relationship between the MSR and the management system
All organizations create and control records as an outcome of performing their activities in order to achieve
organizational objectives.
The MSR establishes the policy, objectives and directives framework for controlling the organization’s records
in records systems and ensures that those records systems meet the organization’s requirements.
Within the framework of the MSR, records processes and controls need to be designed, implemented and
monitored to meet the records policy, objectives and directives. This includes determining how the records
processes and controls are managed by records systems, and how the records relate to all management
systems for assessment purposes as evidence of results.
Management systems themselves, including the MSR, create records. Those records and the way they are
managed in turn feed back into new organizational activities, such as the development of new products or
services. The records can also be used to monitor the operation of the management systems and how well
those systems and activities meet organizational requirements. In this way the MSR governs the records
requirements of other management systems, as well as those of itself.
2.2 Context of the organization
An organization or group of organizations can use all or any element of the standards on MSR prepared by
ISO/TC 46/SC 11 according to its business context and requirements, which include:
a) the size and complexity of the organization or organizations, or the processes requiring records controls;
b) the level of business risk attached to having inadequate records controls;
c) the drive for internal improvement to satisfy current or potential future stakeholder demand;
d) specific stakeholder demands or expectations.
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The standards on MSR prepared by ISO/TC 46/SC 11 can be used:
1) for one or more specific business processes within an organization;
2) across a whole organization covering all business processes;
3) for a number of organizations with shared business processes, such as across a specific sector,
trading partners or a collaborative partnership.
When implementing the standards on MSR prepared by ISO/TC 46/SC 11, an organization should consult
the requirements and guidance of national legislation, regulations and standards which apply in the relevant
jurisdiction.
2.3 Need for a MSR
2.3.1 Purpose
All organizations, regardless of their size or the nature of their business, generate information from their work
processes. As one type of information resource, records are part of the intellectual capital, and therefore
assets, of an organization.
The purpose of implementing a MSR is the systematic management of information as records about business
activities. Such records support current business decisions and subsequent activities, and ensure accountability
to present and future stakeholders.
The objective of implementing a MSR is to create and control records in a systematic and verifiable manner in
order to:
a) conduct business and deliver services efficiently;
b) meet legislative, regulatory and accountability requirements;
c) optimize the decision-making, operational consistency and continuity of an organization;
d) facilitate the effective operation of an organization in the event of a disaster;
e) provide protection and support in litigation, including the management of risks associated with the existence
of, or lack of, evidence of organizational activity;
f) protect the interests of the organization and the rights of employees, clients and present and future
stakeholders;
g) support research and development activities;
h) support the promotional activities of the organization;
i) maintain corporate or collective memory and support social responsibility.
2.3.2 Reliable, authentic and useable records
2.3.2.1 General
Each organization implementing a MSR sets its own records policy and objectives adapted to the context of the
organization. Implementation of a MSR ensures the creation and control of records which support the needs
of the organization and society, for as long as the records are required.
Successful achievement of the records objectives results in the creation and control of records which are
reliable, authentic, have integrity and are useable, as described in 2.3.2.2 to 2.3.2.5.
2 © ISO 2011 – All rights reserved

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ISO 30300:2011(E)
2.3.2.2 Reliable
A reliable record is one whose contents can be trusted as a full and accurate representation of the transactions,
activities or facts to which they attest and which can be depended upon in the course of subsequent transactions
or activities. Records should be created at the time of the transaction or incident to which they relate, or soon
afterwards, by individuals who have direct knowledge of the facts or by instruments routinely used within the
business to conduct the transaction.
2.3.2.3 Authentic
An authentic record is one that can be proven
— to be what it purports to be,
— to have been created or sent by the person purported to have created or sent it, and
— to have been created or sent at the time purported.
To ensure the authenticity of records, organizations should implement and document policies and procedures
which control the creation, receipt, transmission, maintenance and disposition of records. This ensures that
records creators are authorized and identified and that records are protected against unauthorized addition,
deletion, alteration, use and concealment.
2.3.2.4 Integrity
The integrity of a record refers to its being complete and unaltered.
It is necessary that a record be protected against unauthorized alteration. Records management policies and
procedures should specify what additions or annotations may be made to a record after it is created, under
what circumstances additions or annotations may be authorized, and who is authorized to make them. Any
authorized annotation of, addition to or deletion of a record should be explicitly documented and traceable.
2.3.2.5 Useable
A useable record is one that can be located, retrieved, presented and interpreted. It should be capable of
subsequent presentation as directly connected to the business activity or transaction that produced it. The
contextual linkages of records should carry the information needed for an understanding of the transactions
that created and used them. It should be possible to identify a record within the context of broader business
activities and functions. The links between records that document a sequence of activities should be maintained.
2.3.3 Establishment of records systems
2.3.3.1 General
The records objectives of a MSR are achieved by the establishment of a records system or systems to capture
and control records which are reliable, secure, compliant, comprehensive and systematic. Examples are given
in 2.3.3.2 to 2.3.3.6.
2.3.3.2 Reliable
Reliable records systems:
a) routinely capture all records within the scope of the business activities they cover;
b) organize the records in a way that reflects business processes;
c) protect the records from unauthorized alteration or disposition;
d) routinely function as the primary source of information regarding actions documented in the records;
© ISO 2011 – All rights reserved 3

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ISO 30300:2011(E)
e) provide ready access to all records when needed;
f) capture information about the retrieval, use and disposition of the records they manage;
g) are capable of continuous and regular operation.
Reliable records systems enable business continuity and support risk management.
2.3.3.3 Secure
Secure records systems employ adequate control measures to prevent unauthorized actions (access,
destruction, alteration or removal of records). Secure records systems support organizational accountability
and risk management.
2.3.3.4 Compliant
Compliant records systems are systems which are managed to me
...

NORME ISO
INTERNATIONALE 30300
Première édition
2011-11-15
Information et documentation — Systèmes
de gestion des documents d’activité —
Principes essentiels et vocabulaire
Information and documentation — Management systems for records —
Fundamentals and vocabulary
Numéro de référence
ISO 30300:2011(F)
©
ISO 2011

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ISO 30300:2011(F)
DOCUMENT PROTÉGÉ PAR COPYRIGHT
© ISO 2011
Droits de reproduction réservés. Sauf prescription différente, aucune partie de cette publication ne peut être reproduite ni utilisée sous
quelque forme que ce soit et par aucun procédé, électronique ou mécanique, y compris la photocopie et les microfilms, sans l’accord écrit
de l’ISO à l’adresse ci-après ou du comité membre de l’ISO dans le pays du demandeur.
ISO copyright office
Case postale 56 • CH-1211 Geneva 20
Tel. + 41 22 749 01 11
Fax + 41 22 749 09 47
E-mail copyright@iso.org
Web www.iso.org
Publié en Suisse
ii © ISO 2011 – Tous droits réservés

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ISO 30300:2011(F)
Sommaire Page
Avant-propos .iv
Introduction . v
1 Domaine d’application . 1
2 Principes essentiels d’un SGDA . 1
2.1 Relation entre le SGDA et le système de management général de l’organisme . 1
2.2 Contexte de l’organisme . 1
2.3 Nécessité d’un SGDA . 2
2.4 Principes d’un SGDA . 4
2.5 Approche par processus d’un SGDA . 5
2.6 Rôle de la direction . 6
2.7 Relations avec d’autres systèmes de management . 7
3 Termes et définitions . 7
3.1 Termes relatifs aux documents d’activité . 8
3.2 Termes relatifs au management . 9
3.3 Termes relatifs aux processus de gestion des documents d’activité . 9
3.4 Termes relatifs aux SGDA . 11
Annexe A (informative) Méthodologie utilisée pour élaborer le vocabulaire .12
Bibliographie .15
Index . 16
© ISO 2011 – Tous droits réservés iii

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ISO 30300:2011(F)
Avant-propos
L’ISO (Organisation internationale de normalisation) est une fédération mondiale d’organismes nationaux de
normalisation (comités membres de l’ISO). L’élaboration des Normes internationales est en général confiée aux
comités techniques de l’ISO. Chaque comité membre intéressé par une étude a le droit de faire partie du comité
technique créé à cet effet. Les organisations internationales, gouvernementales et non gouvernementales,
en liaison avec l’ISO participent également aux travaux. L’ISO collabore étroitement avec la Commission
électrotechnique internationale (CEI) en ce qui concerne la normalisation électrotechnique.
Les Normes internationales sont rédigées conformément aux règles données dans les Directives ISO/CEI, Partie 2.
La tâche principale des comités techniques est d’élaborer les Normes internationales. Les projets de Normes
internationales adoptés par les comités techniques sont soumis aux comités membres pour vote. Leur publication
comme Normes internationales requiert l’approbation de 75 % au moins des comités membres votants.
L’attention est appelée sur le fait que certains des éléments du présent document peuvent faire l’objet de droits
de propriété intellectuelle ou de droits analogues. L’ISO ne saurait être tenue pour responsable de ne pas avoir
identifié de tels droits de propriété et averti de leur existence.
L’ISO 30300 a été élaborée par le comité technique ISO/TC 46, Information et documentation, sous-comité
SC 11, Gestion des archives courantes et intermédiaires.
L’ISO 30300 fait partie d’une série de Normes internationales présentées sous le titre général Information et
documentation — Systèmes de gestion des documents d’activité:
— ISO 30300, Information et documentation — Systèmes de gestion des documents d’activité — Principes
essentiels et vocabulaire
— ISO 30301, Information et documentation — Systèmes de gestion des documents d’activité — Exigences
L’ISO 30300 spécifie la terminologie employée dans la série de normes relatives aux systèmes de gestion des
documents d’activité, ainsi que les objectifs et les avantages d’un tel système; l’ISO 30301 spécifie les exigences
relatives à un système de gestion des documents d’activité lorsqu’un organisme démontre son aptitude à créer
et à contrôler les documents de ses activités aussi longtemps que ces documents sont nécessaires.
iv © ISO 2011 – Tous droits réservés

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ISO 30300:2011(F)
Introduction
Le succès organisationnel dépend dans une large mesure de la mise en œuvre et du maintien d’un système
de management conçu dans l’optique d’une amélioration continue des performances tout en répondant aux
besoins de toutes les parties prenantes. Les systèmes de management offrent des méthodologies pour prendre
des décisions et gérer les ressources en vue d’atteindre les objectifs de l’organisme.
La création et la gestion des documents d’activité font partie intégrante des activités, processus et systèmes
de tout organisme. Les documents d’activité contribuent à la performance, à la responsabilité, à la gestion
du risque et à la continuité des activités. Ils permettent également aux organismes de tirer profit de la valeur
de leurs ressources documentaires comme actifs opérationnels, commerciaux et informationnels, tout en
contribuant à la conservation de la mémoire collective, et en répondant aux défis de l’environnement mondial
et numérique.
Les normes de systèmes de management (MSS) fournissent des outils à la direction pour développer une
approche systématique et vérifiable du contrôle organisationnel dans un environnement qui favorise les bonnes
pratiques professionnelles.
Les normes relatives aux systèmes de gestion des documents d’activité préparées par l’ISO/TC 46/SC 11
sont conçues pour aider les organismes de tous types et de toutes tailles, ou les groupements d’organismes
partageant des activités opérationnelles, à mettre en œuvre, exploiter et améliorer un système de gestion
des documents d’activité efficace (que l’on désignera par la suite par SGDA). Le SGDA oriente et contrôle les
actions d’un organisme visant à établir une politique et des objectifs de gestion des documents d’activité et à
atteindre ces objectifs, au moyen de:
a) rôles et responsabilités définis;
b) processus systématiques;
c) mesures et évaluation;
d) revue et amélioration.
La mise en œuvre d’une politique et d’objectifs relatifs aux documents d’activité, solidement fondés sur les
exigences de l’organisme, assurera que des informations fiables et qui font autorité concernant les activités
opérationnelles de l’organisme, ainsi que les preuves associées, sont créées, gérées et mises à disposition de
ceux qui en ont besoin, aussi longtemps que nécessaire. Des processus et des systèmes adéquats de gestion
des documents d’activité adéquats sont nécessaires à la mise en oeuvre réussie de la politique et des objectifs
relatifs aux document d’activité.
La mise en œuvre d’un SGDA au sein d’un organisme contribue également à la transparence et à la traçabilité
des décisions prises par les autorités responsables, ainsi qu’au respect de l’obligation de rendre compte.
Les normes relatives aux SGDA préparées par l’ISO/TC 46/SC 11 sont développées dans le cadre des normes
de systèmes de management afin d’être compatibles et de partager des éléments ainsi qu’une méthodologie
avec d’autres normes de systèmes de management. L’ISO 15489 et les autres Normes internationales et
Rapports techniques également élaborés par l’ISO/TC 46/SC 11 sont les principaux outils pour concevoir,
mettre en œuvre, surveiller et améliorer les processus et contrôles sur les documents d’activité, qui peuvent
s’opérer sous le contrôle du SGDA dans le cas où l’organisme a décidé de déployer une méthodologie fondée
sur une norme de système de management.
NOTE L’ISO 15489 est la norme de base qui définit les bonnes pratiques en matière d’opérations de gestion des
documents d’activité.
La structure des normes de système de management préparées par l’ISO/TC 46/SC 11 est indiquée à la
Figure 1, les normes étant publiées ou en préparation.
© ISO 2011 – Tous droits réservés v

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ISO 30300:2011(F)
Normes de systèmes de gestion des Normes internationales et
Rapports techniques connexes
documents d’activité
Cadre pour la gouvernance des documents d’activité
Mise en œuvre des processus liés aux documents
d’activité
ISO 23081
ISO 15489 ISO/TR
Métadonnées
26122
Records
ISO 30300
pour les
Analyse du
Principes management
Systèmes de gestion des
enregistrements
processus
documents d'activité -
essentiels et Partie 1 -
Partie 1 - des «records»
Principes essentiels et
Principes
terminologie
Principes
vocabulaire directeurs
Partie 2 -
Partie 2 -
Concepts et mise

Guide pratique
en œuvre
Partie 3 -
ISO 30301
Méthode d’auto-
Systèmes de gestion des
Exigences
évaluation
documents d'activité –
Exigences
ISO 30303
ISO 13008 ISO 16175
Systèmes de gestion des
ISO/TR 13028
Processus de Principes et
documents d’activité –
Mise en œuvre
conversion et exigences
Exigences relatives aux
des lignes
fonctionnelles
organismes d’audit et de migration
directrices
certification des documents pour les
pour la
d’activité enregistrements
numérisation
numériques dans les
des
environnements
enregistrements
électroniques
Lignes
de bureau
ISO 30302
directrices
Partie 1 - Aperçu
Systèmes de gestion des
Éléments à l'appui
et déclaration de
documents d’activité - Guide
d'une structure de
principes
de mise en œuvre
haut niveau
Partie 2 - Lignes
directrices et
exigences
fonctionnelles
ISO 30304
pour les
Systèmes de gestion des
systèmes de
documents d’activité - Guide
management
d’évaluation
des
enregistrements
numériques
Partie 3 - Lignes
directrices et
exigences
fonctionnelles
pour les
enregistrements
dans les
systèmes
d'entreprise
Normes de système de management préparées par l’ISO/TC 46/SC 11, et Normes internationales et
Rapports techniques associés
Ces normes s’appliquent comme un cadre et un guide
a) pour la mise en place d’une gestion systématique des politiques, procédures et responsabilités liées aux
documents d’activité, quels que soient leur but, leur contenu ou leur support d’enregistrement,
b) pour définir les responsabilités, les habilitations et les nécessités de rendre compte des organismes concernant
leurs documents d’activité, ainsi que leurs politiques, procédures, processus et systèmes afférents,
c) pour la conception et la mise en œuvre de systèmes de gestion des documents d’activité (SGDA), et
vi © ISO 2011 – Tous droits réservés

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ISO 30300:2011(F)
d) pour obtenir du SGDA des résultats de qualité, par une évaluation et une amélioration continue des
performances.
Le public auquel s’adressent ces normes est:
1) la direction des organismes, qui prend la décision de mettre en œuvre au sein de ceux-ci des systèmes
de management;
2) les responsables de la mise en œuvre du SGDA, tels que les professionnels de la gestion des risques,
de l’audit, des documents d’activité, des systèmes d’informations et de la sécurité de l’information.
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NORME INTERNATIONALE ISO 30300:2011(F)
Information et documentation — Système de gestion des
documents d’activité — Principes essentiels et vocabulaire
1 Domaine d’application
La présente Norme internationale définit les termes et définitions qui s’appliquent aux normes relatives aux
systèmes de gestion des documents d’activité (SGDA) préparées par l’ISO/TC 46/SC 11. Elle établit également
les objectifs associés à l’utilisation d’un SGDA, fournit les principes, décrit une approche par processus et
spécifie les rôles de la direction.
La présente Norme internationale s’applique à tout type d’organisme souhaitant:
a) créer, mettre en œuvre, maintenir et améliorer un SGDA venant à l’appui de ses activités;
b) s’assurer lui-même de la conformité à sa politique déclarée en matière de documents d’activité; et
c) démontrer sa conformité à la présente Norme internationale en:
1) réalisant une auto-évaluation et auto-déclaration, ou
2) demandant une confirmation de son auto-déclaration par un tiers externe à l’organisme, ou
3) demandant une certification de son SGDA par un organisme externe.
2 Principes essentiels d’un SGDA
2.1 Relation entre le SGDA et le système de management général de l’organisme
Tous les organismes créent et contrôlent des informations et documents résultant de l’exercice de leurs
activités, pour atteindre leurs objectifs organisationnels.
Le système de gestion des documents d’activité (SGDA) définit des politiques, des objectifs et des lignes
directrices pour contrôler les documents d’activité dans les systèmes documentaires et garantit que ces
systèmes répondent aux exigences de l’organisme.
Dans le cadre du SGDA, les processus et les contrôles des documents d’activité doivent être conçus, mis en
œuvre et surveillés en conformité avec la politique, les objectifs et les directives afférents. Cela nécessite de
déterminer comment les processus et contrôles sont gérés par les systèmes documentaires et comment les
documents d’activité sont liés à l’ensemble des systèmes de management pour servir à l’évaluation de ceux-ci,
comme preuve de leurs résultats.
Les systèmes de management eux-mêmes, y compris le SGDA, créent des documents d’activité. Ces documents
d’activité et la façon dont ils sont gérés fournissent à leur tour des éléments pour de nouvelles activités comme
le développement de nouveaux produits et services. Les documents d’activité peuvent aussi être utilisés pour
surveiller le fonctionnement des systèmes de management et évaluer si ces systèmes et activités répondent
bien aux exigences organisationnelles. Dans ce sens, le SGDA fixe les exigences documentaires des autres
systèmes de management, ainsi que les siennes.
2.2 Contexte de l’organisme
Un organisme ou un groupe d’organismes peut utiliser tout ou n’importe quel élément des normes relatives au
SGDA préparées par l’ISO/TC 46/SC 11 selon son contexte et ses exigences propres, y compris:
a) la taille et la complexité de l’organisme ou des processus nécessitant un contrôle des documents d’activité;
b) le niveau de risque opérationnel associé à un contrôle inadéquat des documents d’activité;
© ISO 2011 – Tous droits réservés 1

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ISO 30300:2011(F)
c) la volonté d’amélioration interne pour répondre à la demande présente ou éventuelle d’une partie prenante;
d) les demandes ou attentes spécifiques des parties prenantes.
Les normes relatives aux SGDA préparées par l’ISO/TC 46/SC 11 peuvent être utilisées:
1) pour un ou plusieurs processus opérationnels au sein d’un organisme;
2) dans l’ensemble d’un organisme en couvrant tous les processus opérationnels;
3) pour un certain nombre d’organismes partageant des processus opérationnels, par exemple dans un
secteur spécifique, entre des partenaires commerciaux ou dans le cadre de partenariats.
Lorsqu’un organisme met en œuvre les normes relatives aux SGDA préparées par l’ISO/TC 46/SC 11, il
convient qu’il prenne connaissance des exigences et des lignes directrices de la législation nationale, des
réglementations et des normes qui s’appliquent dans son secteur.
2.3 Nécessité d’un SGDA
2.3.1 Objet
Tous les organismes, quelle que soit leur taille ou la nature de leurs activités, génèrent des informations dans
le cadre de leurs processus de travail. Les documents d’activité, en tant que ressources informationnelles, sont
des actifs de l’organisme et font partie du capital intellectuel de celui-ci.
Le but de la mise en œuvre d’un SGDA est la gestion systématique de l’information comme trace et preuve des
activités opérationnelles. Ce type de documents d’activité permet d’étayer les décisions opérationnelles et les
actions qui en résultent et de rendre compte aux parties prenantes présentes et futures.
Les objectifs de la mise en œuvre d’un SGDA sont de créer et de contrôler ces documents d’activité de
manière systématique et vérifiable afin de:
a) conduire les activités et fournir des services de manière efficace;
b) satisfaire aux exigences légales et réglementaires et à l’obligation de rendre compte;
c) optimiser la prise de décisions ainsi que la cohérence et la continuité opérationnelles des activités
d’un organisme;
d) permettre à l’organisme de réagir efficacement en cas de sinistre;
e) fournir une protection et des preuves en cas de litige, ceci incluant la gestion des risques associés à
l’existence ou au manque de preuve concernant une activité de l’organisme;
f) protéger les intérêts de l’organisme et les droits de ses employés, de ses clients ainsi que des parties
prenantes présentes et futures;
g) servir de base aux activités de recherche et de développement;
h) servir de base aux activités de promotion de l’organisme;
i) préserver la mémoire d’entreprise ou collective et permettre à l’organisme d’assumer sa responsabilité sociétale.
2.3.2 Documents d’activité fiables, authentiques et utilisables
2.3.2.1 Généralités
Chaque organisme mettant en œuvre un SGDA définit une politique et des objectifs propres adaptés à son
contexte. La mise en œuvre de ce SGDA garantit la création et le contrôle des documents d’activité répondant
aux besoins de l’organisme et de la société, aussi longtemps que nécessaire.
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ISO 30300:2011(F)
De l’atteinte de ces objectifs découlent la création et le contrôle de documents d’activité fiables, authentiques,
intègres et utilisables, tels que décrits de 2.3.2.2 à 2.3.2.5.
2.3.2.2 Fiable
Un document d’activité est fiable si son contenu peut être considéré comme la représentation complète et
exacte des opérations, activités ou faits qu’il atteste, et si l’on peut s’en servir lors d’opérations ou d’activités
ultérieures. Il convient que les documents d’activité soient créés au moment de la transaction ou du fait auxquels
ils se rapportent, ou juste après, par des personnes ayant une connaissance directe des faits ou par des outils
utilisés systématiquement pour effectuer cette transaction.
2.3.2.3 Authentique
Un document d’activité est authentique si l’on peut prouver
— qu’il est bien ce qu’il est supposé être,
— qu’il a effectivement été créé ou transmis par la personne qui est supposée l’avoir produit ou transmis, et
— qu’il a été créé ou transmis au moment présumé.
Afin de garantir l’authenticité des documents d’activité, il convient que les organismes mettent en place et
documentent des politiques et des procédures de contrôle de la création, de la réception, de la transmission,
de la préservation et de l’élimination de ceux-ci, de manière à garantir que leurs créateurs sont autorisés et
identifiés comme tels, et qu’ils sont ainsi protégés contre des ajouts, des suppressions, des altérations, une
exploitation ou une dissimulation non autorisés.
2.3.2.4 Intégrité
L’intégrité d’un document d’activité renvoie au caractère complet et non modifié de son état.
Il est nécessaire que ce document soit protégé contre les modifications non autorisées. Les politiques et
procédures de gestion des documents d’activité doivent préciser quels ajouts ou annotations peuvent être
apportés à un document après sa création, dans quelles circonstances des ajouts ou annotations sont autorisés
et qui est habilité à les faire. Toute annotation, tout ajout ou suppression autorisés à un document d’activité doit
être explicitement documenté et traçable.
2.3.2.5 Utilisable
Un document d’activité utilisable est un document qui peut être localisé, retrouvé, communiqué et interprété.
Il doit pouvoir être présenté ultérieurement comme étant lié directement à l’activité ou à la transaction qui l’a
produit. Les liens contextuels des documents d’activité doivent contenir les informations nécessaires à la
compréhension des transactions qui les ont créés et utilisés. Il doit être possible de replacer les documents
dans le contexte d’activités ou de fonctions élargies. Il convient que les liens entre les documents d’activité qui
témoignent d’une succession logique d’activités soient maintenus.
2.3.3 Établissement de systèmes documentaires
2.3.3.1 Généralités
Les objectifs d’un SGDA supposent l’instauration d’un ou de plusieurs systèmes documentaires qui permettent
d’intégrer et de contrôler ces documents. Ce ou ces systèmes documentaires doivent être fiables, sûrs,
conformes et exhaustifs et présenter un caractère systématique Des exemples sont donnés de 2.3.3.2 à 2.3.3.6.
2.3.3.2 Fiables
Des systèmes documentaires fiables sont des systèmes qui
a) intègrent automatiquement l’ensemble des documents d’activité relevant du domaine qu’ils couvrent,
© ISO 2011 – Tous droits réservés 3

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ISO 30300:2011(F)
b) organisent les informations et documents d’activité de manière à refléter les processus opérationnels,
c) protègent les documents d’activité contre une altération ou une élimination non autorisées,
d) sont automatiquement la première source d’information sur les actions documentées,
e) fournissent un accès aisé à l’ensemble des documents d’activité chaque fois que l’on en a besoin,
f) intègrent des informations sur la recherche, l’exploitation et l’élimination des documents d’activité
qu’ils gèrent, et
g) sont en mesure de fonctionner de façon continue et régulière.
Les systèmes documentaires fiables permettent la continuité de l’activité et la gestion des risques.
2.3.3.3 Sécurisés
Pour être sécurisés, les systèmes documentaires doivent faire appel à des mesures de contrôle adéquates
pour empêcher les actions non autorisées (accès, destruction, altération ou suppression de documents). Les
systèmes documentaires sécurisés permettent à l’organisme de répondre de ses actes et de gérer les risques.
2.3.3.4 Conformes
Pour être conformes, les systèmes documentaires doivent être gérés de manière à satisfaire à toutes les
exigences liées aux affaires courantes, aux attentes des parties prenantes et à l’environnement réglementaire
de l’organisme. La conformité des systèmes peut être évaluée par rapport à ces exigences dans le cadre des
processus de maintenance et d’amélioration du SGDA. Les systèmes documentaires conformes garantissent
la capacité à rendre compte ainsi qu’une bonne gouvernance et une gestion des risques satisfaisante.
2.3.3.5 Exhaustifs
Pour être exhaustifs, les systèmes documentaires doivent gérer les documents issus de l’ensemble des
activités de l’organisme, du groupe d’organismes ou d’un secteur de l’organisme, dans lesquels ils sont utilisés
afin d’en améliorer la rentabilité et l’efficacité.
2.3.3.6 Caractère systématique
Les processus de création et de gestion des documents d’activité ont un caractère systématique, via la
conception et l’exploitation de systèmes documentaires et de systèmes opérationnels conformément à des
politiques documentées, à des responsabilités assignées et à des méthodologies formelles afin de conduire
les activités de manière efficace et de gérer le risque.
2.4 Principes d’un SGDA
2.4.1 Généralités
Le succès de la mise en œuvre d’un système de gestion des documents d’activité (SGDA) dépend de
l’application des principes donnés de 2.4.2 à 2.4.8.
2.4.2 Attention portée aux clients et aux autres parties prenantes
L’attention doit être portée sur les besoins présents et futurs des clients de l’organisme et sur les attentes des
autres parties prenantes. Ces besoins et attentes doivent être pris en compte dans la définition des exigences
des systèmes documentaires instaurés dans le cadre du SGDA.
2.4.3 Aptitude à diriger et obligation de rendre compte
L’aptitude à diriger permet de définir le but, l’orientation et l’éthique de gouvernance de l’organisme, dans un
environnement où les personnes doivent comprendre et être encouragées à atteindre des objectifs de bonne
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ISO 30300:2011(F)
pratique en matière de gestion des documents d’activité, en accord avec les objectifs de l’organisme et afin de
satisfaire à ses obligations de rendre compte.
2.4.4 Prise de décision fondée sur des preuves
L’instauration du SGDA permet la création, l’intégration et le contrôle des actifs informationnels de l’organisme
sous la forme de documents d’activité fiables et authentiques, afin de servir de base à une prise de décision
fondée sur des preuves, au sein de l’organisme.
2.4.5 Implication du personnel
Les responsabilités en matière de maîtrise des documents d’activité doivent être clairement définies et une
formation appropriée doit être dispensée à tous les employés d’un organisme qui créent, manipulent ou utilisent
des documents d’activité. Cela s’applique aux contractants, aux autres parties prenantes et au personnel
d’autres organismes partageant des processus opérationnels et les informations et documents associés. Une
meilleure connaissance des documents d’activité dans tout l’organisme améliore la qualité de ses ressources
informationnelles et de sa prise de décision.
2.4.6 Approche par processus
Le management des activités et des programmes de l’organisme doit s’effectuer sous forme de processus
dans lesquels sont intégrées des activités de création et de gestion des documents d’activité. Cela permet
d’améliorer l’efficacité de l’ensemble des activités (aussi bien opérationnelles qu’informationnelles).
2.4.7 Approche systémique du management
L’intégration de la gestion des documents au sein des activités doit s’opérer dans le cadre plus large d’un
système de management qui inclut l’analyse des exigences et des plans, met en œuvre, revoit et améliore de
façon régulière les politiques et les procédures au sein de l’organisme.
2.4.8 Amélioration continue
La surveillance régulière, la révision et l’amélioration continue des performances globales du SGDA doivent
alimenter la revue et l’amélioration du système général de management de l’organisme.
2.5 Approche par processus d’un SGDA
Tous les organismes, quelles que soient leur taille ou la nature de leurs activités, définissent et appliquent
des processus de travail appropriés pour atteindre leurs buts et objectifs spécifiques. La présente Norme
internationale met l’accent sur l’application avisée d’un système à tous les processus d’un organisme de telle
sorte que la nature dynamique des processus et leurs interrelations soient mises en évidence et gérées.
L’approche par processus d’un SGDA met l’accent sur l’importance de
a) la définition d’une politique et d’objectifs relatifs aux documents d’activité fondés sur l’identification des
exigences propres à l’organisme, ce qui inclut les besoins et attentes des parties prenantes,
b) la mise en œuvre et la conduite de contrôles afin de gérer les risques de l’organisme associés à ses
documents d’activité, dans le cadre d’une gestion globale des risques,
c) la surveillance et la révision des performances et de l’efficacité du SGDA, et
d) l’amélioration continue sur la base de mesures objectives.
La Figure 2 illustre comment un SGDA détermine les exigences de gestion des documents d’activité
et les attentes des parties intéressées (clients et parties prenantes), et comment, à travers les processus
indispensables, il produit en sortie des documents d’activité qui satisfont ces exigences et attentes.
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ISO 30300:2011(F)
Exigences et
Informations
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