ISO 30300:2020

INTERNATIONAL ISO
STANDARD 30300
Second edition
2020-04
Information and documentation —
Records management — Core concepts
and vocabulary
Information et documentation — Systèmes de gestion des documents
d'activité — Principes essentiels et vocabulaire
Reference number
ISO 30300:2020(E)
©
ISO 2020

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ISO 30300:2020(E)

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be reproduced or utilized otherwise in any form or by any means, electronic or mechanical, including photocopying, or posting
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Published in Switzerland
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ISO 30300:2020(E)

Contents Page
Foreword .iv
Introduction .v
1 Scope . 1
2 Normative references . 1
3 Terms and definitions . 1
3.1 Terms relating to the concept of organization . 1
3.2 Terms relating to the concept of records. 5
3.3 Terms relating to the concept of appraisal . 7
3.4 Terms relating to the concepts of records management and records processes . 7
3.5 Terms relating to the concept of records control . 9
3.6 Terms relating to the concept of system and records system . 9
Annex A (informative) Concept diagrams .11
Bibliography .15
Alphabetical index .16
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Foreword
ISO (the International Organization for Standardization) is a worldwide federation of national standards
bodies (ISO member bodies). The work of preparing International Standards is normally carried out
through ISO technical committees. Each member body interested in a subject for which a technical
committee has been established has the right to be represented on that committee. International
organizations, governmental and non-governmental, in liaison with ISO, also take part in the work.
ISO collaborates closely with the International Electrotechnical Commission (IEC) on all matters of
electrotechnical standardization.
The procedures used to develop this document and those intended for its further maintenance are
described in the ISO/IEC Directives, Part 1. In particular, the different approval criteria needed for the
different types of ISO documents should be noted. This document was drafted in accordance with the
editorial rules of the ISO/IEC Directives, Part 2 (see www .iso .org/ directives).
Attention is drawn to the possibility that some of the elements of this document may be the subject of
patent rights. ISO shall not be held responsible for identifying any or all such patent rights. Details of
any patent rights identified during the development of the document will be in the Introduction and/or
on the ISO list of patent declarations received (see www .iso .org/ patents).
Any trade name used in this document is information given for the convenience of users and does not
constitute an endorsement.
For an explanation of the voluntary nature of standards, the meaning of ISO specific terms and
expressions related to conformity assessment, as well as information about ISO's adherence to the
World Trade Organization (WTO) principles in the Technical Barriers to Trade (TBT) see www .iso .org/
iso/ foreword .html.
This document was prepared by Technical Committee ISO/TC 46, Information and documentation,
Subcommittee SC 11, Archives/records management.
This second edition cancels and replaces the first edition (ISO 30300:2011), which has been technically
revised.
The main changes compared to the previous edition is as follows.
— The scope has been broadened beyond the series of standards on Management Systems for Records
as it contains the definitions corresponding to the core concepts stated in all the updated products
of ISO/TC 46/SC 11.
Any feedback or questions on this document should be directed to the user’s national standards body. A
complete listing of these bodies can be found at www .iso .org/ members .html.
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Introduction
0.1  General
A vocabulary is a “terminological dictionary that contains designations and definitions from one or
more domains or subjects” (see ISO 1087:2019, 3.7.5). This document provides a vocabulary for the
subject field of records management. It defines core concepts to provide a common understanding of
the records management domain within the ISO/TC 46/SC 11 standards.
Clear, consistent and coherent standards need clear, consistent and coherent terminology. This
1)
document follows rules and guidelines provided by ISO/TC 37 to build terminology standards. Readers
unfamiliar with terminology work would benefit from an understanding of ISO 704.
This document is intended to provide ISO/TC 46/SC 11 standards developers with the most relevant
definitions related to the concepts used in the records management domain. It is also expected that
this document will be used by standards users and any interested party to clearly understand records
management concepts represented by consistent terms and definitions.
Terms and definitions in this document have been developed within a concept system. A concept is a
unit of knowledge created by a unique combination of characteristics. Concepts are arranged in concept
systems according to the relationships among them. Concept systems are graphically represented by
concept diagrams. A concept in a specific domain is represented by a term. Concepts are not necessarily
bound to particular languages. They are, however, influenced by the social or cultural background
which often leads to different categorizations. This document facilitates consistent understanding
beyond languages and cultural practices by illustrating core concepts about records management used
in ISO/TC 46/SC 11 standards and the relationships among those concepts in the core concept diagrams
in Annex A. The concepts identified in the field of records management and expressed in the diagrams in
Annex A are ordered in Clause 3 grouping by concepts diagrams. Figure 1 shows the overview diagram
with the correspondent subclauses both in Annex A and in Clause 3.
Figure 1 — Overall diagram showing core concepts, their relationships and mapping terms in
Clause 3 and Annex A
1) ISO/TC 37, Language and terminology.
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NOTE The meaning of forms used for the concept’s relationships are explained in A.2.
For facilitating search for a particular term, an alphabetical index is included at the end of this document.
0.2  Background
The terms and definitions in this document are based on the concept system of ISO 30300:2011 with
new concepts added from ISO 15489-1. This document is also the vocabulary standard for the ISO series
Management Systems for Records. Therefore, it includes all core terms and definitions for management
[13]
systems from Appendix 2 of ISO/IEC Directives, Part 1:2019, Annex L . In addition, this document
includes any terms and definitions that are relevant to core concepts of the records management
domain used in TC 46/SC 11 standards.
This document is not intended as a comprehensive vocabulary of all terms used in the records
management domain, not even in all ISO/TC 46/SC 11 standards.
0.3 How to apply terms and definitions of this document
The terms and definitions in this document are adopted in any revision of the existing ISO/TC 46/SC
11 standards. During the period before a complete revision cycle of all ISO/TC 46/SC 11 standards,
definitions in this document take precedence when a duplicate or conflicting definition exists in another
ISO/TC 46/SC 11 standard.
When developing a new product or revising an existing one, additional terms and definitions may be
added to that product when necessary. New notes on existing terms may also be added to the product
to serve a specific purpose or explanation. In both cases, definitions are included in the Clause 3 of the
standard in question in addition to the reference to ISO 30300.
In the future revisions of this document, new terms and definitions included in ISO/TC 46/SC 11
standards are to be considered for inclusion.
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Information and documentation — Records management
— Core concepts and vocabulary
1 Scope
This document contains terms and definitions that are relevant to the core concepts of the records
management domain. It does not limit the definition of new terms in ISO/TC 46/SC 11 standards.
2 Normative references
There are no normative references in this document.
3 Terms and definitions
ISO and IEC maintain terminological databases for use in standardization at the following addresses:
— ISO Online browsing platform: available at https:// www .iso .org/ obp
— IEC Electropedia: available at http:// www .electropedia .org/
3.1 Terms relating to the concept of organization
3.1.1
accountability
condition where an organization (3.1.19) is answerable to its governing bodies, legal authorities, and
more broadly, its other stakeholders (3.1.13) regarding its decisions and activities
[SOURCE: ISO 26000:2010, 2.1, modified — Replaced “state” by “condition” and rephrased for better
understanding.]
3.1.2
activity
task performed by an organization (3.1.19)
3.1.3
agent
person or group of people responsible for, or involved in records processes (3.4.13)
Note 1 to entry: A technological tool such as a software application can be considered an agent when substituting
for individuals or workgroups if the tool routinely perform records processes.
3.1.4
audit
systematic, independent and documented process (3.1.23) for obtaining audit evidence (3.2.6) and
evaluating it objectively to determine the extent to which the audit criteria are fulfilled
Note 1 to entry: An audit can be an internal audit (first party) or an external audit (second party or third party),
and it also can be a combined audit (combining two or more disciplines).
Note 2 to entry: An internal audit is conducted by the organization itself, or by an external party on its behalf.
Note 3 to entry: “Audit evidence” and “audit criteria” are defined in ISO 19011.
Note 4 to entry: This term is part of the high level structure’s core terms and definitions for management systems
stated in ISO/IEC Directives, Part 1:2019, Annex L.
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3.1.5
business continuity
capability of an organization (3.1.19) to continue delivery of products or services within acceptable
time frames at predefined capacity during a disruption
[SOURCE: ISO 22301:2019, 3.3]
3.1.6
competence
ability to apply knowledge and skills to achieve intended results
Note 1 to entry: This term is part of the high level structure’s core terms and definitions for management systems
stated in ISO/IEC Directives, Part 1:2019, Annex L.
3.1.7
compliance
meeting the mandate (3.1.14) of the organization (3.1.19)
Note 1 to entry: This includes obligations set by internal policies and decisions and/or external laws, regulations,
standards and agreements.
[SOURCE: ISO 19600:2014 3.17, modified — In the definition “all the organization’s compliance
obligations” has been change to “the mandate of the organization”.]
3.1.8
conformity
fulfilment of a requirement (3.1.25)
Note 1 to entry: This term is part of the high level structure’s core terms and definitions for management systems
stated in ISO/IEC Directives, Part 1:2019, Annex L.
3.1.9
continual improvement
recurring activity (3.1.2) to enhance performance (3.1.21)
Note 1 to entry: This term is part of the high level structure’s core terms and definitions for management systems
stated in ISO/IEC Directives, Part 1:2019, Annex L.
3.1.10
corrective action
action to eliminate the cause of a nonconformity (3.1.17) and to prevent recurrence
Note 1 to entry: This term is part of the high level structure’s core terms and definitions for management systems
stated in ISO/IEC Directives, Part 1:2019, Annex L.
3.1.11
effectiveness
extent to which planned activities (3.1.2) are realized and planned results achieved
Note 1 to entry: This term is part of the high level structure’s core terms and definitions for management systems
stated in ISO/IEC Directives, Part 1:2019, Annex L.
3.1.12
function
group of activities (3.1.2) aimed at achieving one or more goals of an organization (3.1.19)
2 © ISO 2020 – All rights reserved

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3.1.13
interested party (preferred term)
stakeholder (admitted term)
person or organization (3.1.19) that can affect, be affected by, or perceive itself to be affected by a
decision or activity (3.1.2)
Note 1 to entry: This term is part of the high level structure’s core terms and definitions for management systems
stated in ISO/IEC Directives, Part 1:2019, Annex L.
3.1.14
mandate
legal, regulatory or business rules governing the organization (3.1.19)
Note 1 to entry: to entry. In the records management field, mandates affect the records processes.
3.1.15
measurement
process (3.1.23) to determine a value
Note 1 to entry: This term is part of the high level structure’s core terms and definitions for management systems
stated in ISO/IEC Directives, Part 1:2019, Annex L.
3.1.16
monitoring
determining the status of a system (3.6.5), a process (3.1.23) or an activity (3.1.2)
Note 1 to entry: To determine the status, there may be a need to check, supervise or critically observe.
Note 2 to entry: This term is part of the high level structure’s core terms and definitions for management systems
stated in ISO/IEC Directives, Part 1:2019, Annex L.
3.1.17
nonconformity
non-fulfilment of a requirement (3.1.25)
Note 1 to entry: This term is part of the high level structure’s core terms and definitions for management systems
stated in ISO/IEC Directives, Part 1:2019, Annex L.
3.1.18
objective
result to be achieved
Note 1 to entry: An objective can be strategic, tactical, or operational.
Note 2 to entry: Objectives can relate to different disciplines (such as financial, health and safety, and
environmental goals) and can apply at different levels (such as strategic, organization-wide, project, product and
process).
Note 3 to entry: An objective can be expressed in other ways, e.g. as an intended outcome, a purpose, an
operational criterion, as a records objective, or by the use of other words with similar meaning (e.g. aim, goal, or
target).
Note 4 to entry: In the context of management systems for records, records objectives are set by the organization,
consistent with the records policy, to achieve specific results.
Note 5 to entry: This term is part of the high level structure’s core terms and definitions for management systems
stated in ISO/IEC Directives, Part 1:2019, Annex L.
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3.1.19
organization
person or group of people that has its own functions with responsibilities, authorities and relationships
to achieve its objectives (3.1.18)
Note 1 to entry: The concept of organization includes, but is not limited to sole trader, company, corporation, firm,
enterprise, authority, partnership, charity or institution, or part or combination thereof, whether incorporated
or not, public or private.
Note 2 to entry: The concepts also include different parts working together with common objectives.
Note 3 to entry: This term is part of the high level structure’s core terms and definitions for management systems
stated in ISO/IEC Directives, Part 1:2019, Annex L.
3.1.20
outsource
to make an arrangement where an external organization (3.1.19) performs part of an organization’s
function (3.1.12) or process (3.1.23)
Note 1 to entry: An external organization is outside the scope of the management system, although the outsourced
function or process is within the scope.
Note 2 to entry: This term is part of the high level structure’s core terms and definitions for management systems
stated in ISO/IEC Directives, Part 1:2019, Annex L.
3.1.21
performance
measurable result
Note 1 to entry: Performance can relate either to quantitative or qualitative findings.
Note 2 to entry: Performance can relate to the management of activities, processes, products (including services),
systems or organizations.
Note 3 to entry: This term is part of the high level structure’s core terms and definitions for management systems
stated in the ISO Directives, Part 1:2019, L3.1.22.
3.1.22
policy
intentions and direction of an organization (3.1.19), as formally expressed by its top management
(3.1.27)
Note 1 to entry: This term is part of the high level structure’s core terms and definitions for management systems
stated in ISO/IEC Directives, Part 1:2019, Annex L.
3.1.23
process
set of interrelated or interacting activities which transforms inputs into outputs
Note 1 to entry: This term is part of the high level structure’s core terms and definitions for management systems
...

NORME ISO
INTERNATIONALE 30300
Deuxième édition
2020-04
Information et documentation —
Systèmes de gestion des documents
d'activité — Principes essentiels et
vocabulaire
Information and documentation — Records management — Core
concepts and vocabulary
Numéro de référence
ISO 30300:2020(F)
©
ISO 2020

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ISO 30300:2020(F)

DOCUMENT PROTÉGÉ PAR COPYRIGHT
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Tous droits réservés. Sauf prescription différente ou nécessité dans le contexte de sa mise en œuvre, aucune partie de cette
publication ne peut être reproduite ni utilisée sous quelque forme que ce soit et par aucun procédé, électronique ou mécanique,
y compris la photocopie, ou la diffusion sur l’internet ou sur un intranet, sans autorisation écrite préalable. Une autorisation peut
être demandée à l’ISO à l’adresse ci-après ou au comité membre de l’ISO dans le pays du demandeur.
ISO copyright office
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Publié en Suisse
ii © ISO 2020 – Tous droits réservés

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Sommaire Page
Avant-propos .iv
Introduction .v
1 Domaine d’application . 1
2 Références normatives . 1
3 Termes et définitions . 1
3.1 Termes relatifs au concept d’organisme . 1
3.2 Termes relatifs au concept de documents d’activité . 6
3.3 Termes relatifs au concept d’évaluation . 7
3.4 Termes relatifs au concept de documents d’activité et de processus liés aux
documents d’activité . 8
3.5 Termes relatifs au concept de moyens de maîtrise des documents d’activité . 9
3.6 Termes relatifs au concept de système et de système documentaire .10
Annexe A (informative) Schémas conceptuels.11
Bibliographie .15
Index alphabétique.16
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ISO 30300:2020(F)

Avant-propos
L’ISO (Organisation internationale de normalisation) est une fédération mondiale d’organismes
nationaux de normalisation (comités membres de l’ISO). L’élaboration des Normes internationales est
en général confiée aux comités techniques de l’ISO. Chaque comité membre intéressé par une étude
a le droit de faire partie du comité technique créé à cet effet. Les organisations internationales,
gouvernementales et non gouvernementales, en liaison avec l’ISO participent également aux travaux.
L’ISO collabore étroitement avec la Commission électrotechnique internationale (IEC) en ce qui
concerne la normalisation électrotechnique.
Les procédures utilisées pour élaborer le présent document et celles destinées à sa mise à jour sont
décrites dans les Directives ISO/IEC, Partie 1. Il convient, en particulier de prendre note des différents
critères d’approbation requis pour les différents types de documents ISO. Le présent document a été
rédigé conformément aux règles de rédaction données dans les Directives ISO/IEC, Partie 2 (voir www
.iso .org/ directives).
L’attention est attirée sur le fait que certains des éléments du présent document peuvent faire l’objet de
droits de propriété intellectuelle ou de droits analogues. L’ISO ne saurait être tenue pour responsable
de ne pas avoir identifié de tels droits de propriété et averti de leur existence. Les détails concernant
les références aux droits de propriété intellectuelle ou autres droits analogues identifiés lors de
l’élaboration du document sont indiqués dans l’Introduction et/ou dans la liste des déclarations de
brevets reçues par l’ISO (voir www .iso .org/ brevets).
Les appellations commerciales éventuellement mentionnées dans le présent document sont données
pour information, par souci de commodité, à l’intention des utilisateurs et ne sauraient constituer un
engagement.
Pour une explication de la nature volontaire des normes, la signification des termes et expressions
spécifiques de l’ISO liés à l’évaluation de la conformité, ou pour toute information au sujet de l’adhésion
de l’ISO aux principes de l’Organisation mondiale du commerce (OMC) concernant les obstacles
techniques au commerce (OTC), voir www .iso .org/ avant -propos.
Le présent document a été élaboré par le comité technique ISO/TC 46, Information et documentation,
sous-comité SC 11, Archives/Gestion des documents d’activité.
Cette deuxième édition annule et remplace la première édition (ISO 30300:2011), qui a fait l’objet d’une
révision technique.
Les principales modifications par rapport à l’édition précédente sont les suivantes:
— son domaine d’application a été élargi au-delà des publications en série des normes relatives aux
systèmes de gestion des documents d’activité car il contient les définitions correspondant aux
concepts principaux indiqués dans tous les produits mis à jour de l’ISO/TC 46/SC 11.
Il convient que l’utilisateur adresse tout retour d’information ou toute question concernant le présent
document à l’organisme national de normalisation de son pays. Une liste exhaustive desdits organismes
se trouve à l’adresse www .iso .org/ fr/ members .html.
iv © ISO 2020 – Tous droits réservés

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ISO 30300:2020(F)

Introduction
0.1 Généralités
Un vocabulaire est un « dictionnaire terminologique contenant des désignations et des définitions
tirées d’un ou plusieurs domaines particuliers » (voir ISO 1087:2019, 3.7.5). Le présent document
fournit un vocabulaire relatif au domaine de la gestion des documents d’activité. Elle définit les
concepts principaux qui permettent de fournir une compréhension commune des systèmes de gestion
des documents d’activité dans les normes ISO/TC 46/SC 11.
Des normes claires et cohérentes nécessitent une terminologie claire et cohérente. Le présent document
1)
est conforme aux règles et lignes directrices fournies par l’ISO/TC 37 pour construire les normes
relatives à la terminologie. Il est recommandé aux lecteurs ne maîtrisant pas le travail terminologique
d’acquérir une bonne compréhension de l’ISO 704.
Le présent document vise à fournir aux auteurs des normes ISO/TC 46/SC 11 les définitions les plus
pertinentes relatives aux concepts utilisés dans le domaine des systèmes de gestion des documents
d’activité. Le présent document a également pour objectif d’aider les utilisateurs de normes et toute
partie intéressée à bien comprendre les concepts de gestion des documents d’activité représentés par
des termes et définitions cohérents.
Les termes et définitions du présent document ont été élaborés au sein d’un système de concepts. Un
concept est une unité de connaissance créée par une combinaison unique de caractéristiques. Les
concepts sont organisés en systèmes de concepts en fonction des relations qui existent entre eux. Les
systèmes de concepts sont représentés graphiquement par des schémas conceptuels. Un concept dans
un domaine spécifique est représenté par un terme. Les concepts ne sont pas nécessairement liés à des
langues particulières. Ils sont toutefois influencés par le contexte social ou culturel qui conduit souvent
à des catégorisations différentes. Le présent document facilite une compréhension complète au-delà des
langues et des pratiques culturelles en illustrant les concepts principaux des systèmes de gestion des
documents d’activité utilisés dans les normes ISO/TC 46/SC 11 et les relations entre ces concepts, au
moyen des principaux schémas conceptuels de l’Annexe A. Les concepts identifiés dans le domaine des
systèmes de gestion des documents d’activité et décrits dans les schémas de l’Annexe A sont regroupés
dans l’Article 3, par schémas conceptuels. La Figure 1 montre le diagramme d’ensemble avec les sous-
paragraphes correspondants, à la fois en Annexe A et dans l’Article 3.
1) ISO/TC 37, Langage et terminologie.
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ISO 30300:2020(F)

Figure 1 — Schéma d’ensemble des principaux concepts, leurs relations et une cartographies
des termes de l’Article 3 et de l’Annexe A
NOTE La signification des formes utilisées pour les relations entre concepts est expliquée en A.2.
Pour faciliter la recherche d’un terme particulier, un index alphabétique est proposé à la fin du présent
document.
0.2 Historique
Les termes et définitions compris dans le présent document sont basés sur le système de concept de
l’ISO 30300:2011 auquel ont été ajoutés les nouveaux concepts de l’ISO 15489-1. Le présent document
contient également le vocabulaire normatif appliqué à la série des systèmes de gestion des documents
d’activité. Il comprend par conséquent tous les principaux termes et définitions appliqués aux systèmes
[13]
de gestion de l’Annexe 2 des directives de l’ISO/IEC, Partie 1:2019, Annexe L . Par ailleurs, le présente
Norme internationale inclut les termes et définitions pertinents pour les principaux concepts des
systèmes de gestion des documents d’activité utilisés dans les normes TC 46/SC 11.
Le présent document n’a pas vocation à constituer une source complète de vocabulaire pour tous les
termes utilisés dans les systèmes de gestion des documents d’activité ni pour les normes ISO/TC 46/SC 11.
0.3 Comment appliquer les termes et définitions du présent document
Les termes et définitions du présent document sont adoptés pour toutes les révisions des produits
existants dans les normes ISO/TC 46/SC 11. Durant la période précédant un cycle de révision complet
de toutes les normes ISO/TC 46/SC 11, les définitions établies dans le présent document seront
préférées en cas d’existence d’une définition dupliquée ou en contradiction avec celle d’une autre norme
ISO/TC 46/SC 11.
Lors de l’élaboration d’un nouveau produit qui révise un produit existant, des termes et des définitions
supplémentaires peuvent être ajoutés si nécessaire. De nouvelles notes relatives aux termes existants
peuvent également être ajoutées à titre de précision ou d’explication spécifique. Dans les deux cas, les
définitions sont incluses dans l’Article 3 de la norme en question en plus de la référence à l’ISO 30300.
Dans les révisions futures du présent document, les nouveaux termes et définitions inclus dans les
normes ISO/TC 46/SC 11 doivent être pris en compte en vue de leur inclusion.
vi © ISO 2020 – Tous droits réservés

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NORME INTERNATIONALE ISO 30300:2020(F)
Information et documentation — Systèmes de gestion des
documents d'activité — Principes essentiels et vocabulaire
1 Domaine d’application
Le présent document contient les termes et définitions pertinents pour les principaux concepts
des systèmes de gestion des documents d’activité. Il ne limite pas la définition des nouveaux termes
contenus dans les normes ISO/TC 46/SC 11.
2 Références normatives
Le présent document ne contient aucune référence normative.
3 Termes et définitions
L’ISO et l’IEC tiennent à jour des bases de données terminologiques destinées à être utilisées en
normalisation, consultables aux adresses suivantes:
— ISO Online browsing platform: disponible à l’adresse https:// www .iso .org/ obp;
— IEC Electropedia: disponible à l’adresse http:// www .electropedia .org/ .
3.1 Termes relatifs au concept d’organisme
3.1.1
responsabilité
condition d’un organisme (3.1.19) consistant à rendre compte de ses décisions et de ses activités à ses
dirigeants, à ses autorités juridiques et, plus largement, à ses autres parties prenantes (3.1.13)
[SOURCE: ISO 26000:2010, 2.1, modifiée — Remplacée « état » par « condition » et reformulée pour une
meilleure compréhension.]
3.1.2
activité
tâche réalisée par un organisme (3.1.19)
3.1.3
acteur
personne ou groupe de personnes responsable ou impliqué dans les processus liés aux documents
d’activité (3.4.13)
Note 1 à l'article: Certains outils technologiques comme les applications logicielles peuvent être considérés comme
des acteurs lorsqu’ils remplacent des personnes ou des groupes de travail si l’outil exécute systématiquement des
processus liés aux documents d’activité.
3.1.4
audit
processus (3.1.23) méthodique, indépendant et documenté, permettant d’obtenir des preuves (3.2.6)
d’audit et de les évaluer de manière objective pour déterminer dans quelle mesure les critères d’audit
sont satisfaits
Note 1 à l'article: Un audit peut être interne (de première partie) ou externe (de seconde ou tierce partie), et peut
être aussi combiné (s’il associe deux domaines ou plus).
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Note 2 à l'article: Un audit interne est réalisé par l’organisme lui-même ou par une partie externe pour le compte
de celui-ci.
Note 3 à l'article: Les termes « preuves d’audit » et « critères d’audit » sont définis dans l’ISO 19011.
Note 4 à l'article: Ce terme appartient aux principaux termes et définitions de la structure de niveau supérieure
des systèmes de management indiqués dans les Directives ISO/IEC, Partie 1:2019 Annexe L.
3.1.5
continuité des activités
capacité d’un organisme (3.1.19) de poursuivre la livraison de produits ou de services dans des délais
acceptables avec une capacité prédéfinie lors d’une perturbation
[SOURCE: ISO 22301:2019, 3.3]
3.1.6
compétence
aptitude à mettre en œuvre des connaissances et des savoir-faire pour obtenir les résultats escomptés
Note 1 à l'article: Ce terme appartient aux principaux termes et définitions de la structure de niveau supérieure
des systèmes de management indiqués dans les Directives ISO/IEC, Partie 1:2019 Annexe L.
3.1.7
compliance
respect du mandat (3.1.14) de l’organisme (3.1.19)
Note 1 à l'article: Cela inclut les obligations fixées par les politiques et décisions internes et/ou la législation, les
réglementations, les normes et les conventions externes.
[SOURCE: ISO 19600:2014 3.17, modifiée — dans la définition « toutes les obligations de conformité des
organismes » a été remplacé par « le mandat de l’organisme ».]
3.1.8
conformité
satisfaction d’une exigence (3.1.25)
Note 1 à l'article: Ce terme appartient aux principaux termes et définitions de la structure de niveau supérieure
des systèmes de management indiqués dans les Directives ISO/IEC, Partie 1:2019 Annexe L.
3.1.9
amélioration continue
activité récurrente (3.1.2) visant à améliorer la performance (3.1.21)
Note 1 à l'article: Ce terme appartient aux principaux termes et définitions de la structure de niveau supérieure
des systèmes de management indiqués dans les Directives ISO/IEC, Partie 1:2019 Annexe L.
3.1.10
action corrective
action visant à éliminer la cause d’une non-conformité (3.1.17) et à éviter qu’elle ne réapparaisse
Note 1 à l'article: Ce terme appartient aux principaux termes et définitions de la structure de niveau supérieure
des systèmes de management indiqués dans les Directives ISO/IEC, Partie 1:2019 Annexe L.
3.1.11
efficacité
niveau de réalisation des activités planifiées (3.1.2) et d’obtention des résultats escomptés
Note 1 à l'article: Ce terme appartient aux principaux termes et définitions de la structure de niveau supérieure
des systèmes de management indiqués dans les Directives ISO/IEC, Partie 1:2019 Annexe L.
3.1.12
fonction
groupe d’activités (3.1.2) visant à réaliser un ou plusieurs objectifs d’un organisme (3.1.19)
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3.1.13
partie intéressée (terme à privilégier)
partie prenante (terme admis)
personne ou organisme (3.1.19) qui peut soit influer sur une décision ou une activité, soit être influencée
ou s’estimer influencée par une décision ou une activité (3.1.2)
Note 1 à l'article: Ce terme appartient aux principaux termes et définitions de la structure de niveau supérieure
des systèmes de management indiqués dans les Directives ISO/IEC, Partie 1:2019 Annexe L.
3.1.14
mandat
règles opérationnelles, réglementaires ou légales propres à l’organisme (3.1.19)
Note 1 à l'article: Dans le domaine des systèmes de gestion des documents d’activité, les mandats influencent les
processus liés aux documents d’activité.
3.1.15
mesure
processus (3.1.23) visant à déterminer une valeur
Note 1 à l'article: Ce terme appartient aux principaux termes et définitions de la structure de niveau supérieure
des systèmes de management indiqués dans les Directives ISO/IEC, Partie 1:2019 Annexe L.
3.1.16
surveillance
détermination de l’état d’un système (3.6.5), d’un processus (3.1.23) ou d’une activité (3.1.2)
Note 1 à l'article: Pour déterminer cet état, il peut être nécessaire de vérifier, de superviser ou d’observer d’un
point de vue critique.
Note 2 à l'article: Ce terme appartient aux principaux termes et définitions de la structure de niveau supérieure
des systèmes de management indiqués dans les Directives ISO/IEC, Partie 1:2019 Annexe L.
3.1.17
non-conformité
non-satisfaction d’une exigence (3.1.25)
Note 1 à l'article: Ce terme appartient aux principaux termes et définitions de la structure de niveau supérieure
des systèmes de management indiqués dans les Directives ISO/IEC, Partie 1:2019 Annexe L.
3.1.18
objectif
résultat à atteindre
Note 1 à l'article: Un objectif peut être stratégique, tactique ou opérationnel.
Note 2 à l'article: Les objectifs peuvent se rapporter à différents domaines (tels que finance, santé, sécurité,
et environnement) et peuvent s’appliquer à divers niveaux (au niveau stratégique, à un niveau concernant
l’organisme dans son ensemble ou afférant à un projet, un produit ou un processus).
Note 3 à l'article: Un objectif peut être exprimé de différentes manières, par exemple par un résultat escompté, un
besoin, un critère opérationnel, en tant qu’objectif de documents d’activités ou par l’utilisation d’autres termes
ayant la même signification (par exemple finalité, but ou cible).
Note 4 à l'article: Dans le contexte des systèmes de gestion des documents d’activité, les objectifs des documents
d’activité sont fixés par l’organisme, en cohérence avec sa politique de documents d’activité, en vue d’obtenir des
résultats spécifiques.
Note 5 à l'article: Ce terme appartient aux principaux termes et définitions de la structure de niveau supérieure
des systèmes de management indiqués dans les Directives ISO/IEC, Partie 1:2019 Annexe L.
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3.1.19
organisme
personne ou groupe de personnes ayant un rôle avec les responsabilités, l’autorité et les relations lui
permettant d’atteindre ses objectifs (3.1.18)
Note 1 à l'article: Le concept d’organisme englobe sans s’y limiter, les travailleurs indépendants, les compagnies,
les sociétés, les firmes, les entreprises, les administrations, les partenariats, les organisations caritatives ou les
institutions, ou bien une partie ou une combinaison des entités précédentes, à responsabilité limitée ou ayant un
autre statut, de droit public ou privé.
Note 2 à l'article: Les concepts incluent également différentes parties travaillant ensemble avec des objectifs
communs.
Note 3 à l'article: Ce terme appartient aux principaux termes et définitions de la structure de niveau supérieure
des systèmes de management indiqués dans les Directives ISO/IEC, Partie 1:2019 Annexe L.
3.1.20
externaliser
passer un accord selon lequel un organisme (3.1.19) externe assure une partie de la fonction (3.1.12) ou
met en œuvre une partie du processus (3.1.23) d’un organisme
Note 1 à l'article: L’organisme externe n’est pas inclus dans le périmètre du système de management,
contrairement à la fonction ou au processus externalisé qui en font partie intégrante.
Note 2 à l'article: Ce terme appartient aux principaux termes et définitions de la structure de niveau supérieure
des systèmes de management indiqués dans les Directives ISO/IEC, Partie 1:2019 Annexe L.
3.1.21
performance
résultat mesurable
Note 1 à l'article: Les performances peuvent être liées à des résultats quantitatifs ou qualitatifs.
Note 2 à l'article: Les performances peuvent concerner le management d’activités, de processus, de produits (y
compris de services), de systèmes ou d’organismes.
Note 3 à l'article: Ce terme appartient aux principaux termes et définitions de la structure de niveau supérieure
des systèmes de management indiqués dans les Directives ISO, Partie 1:2019 L3.1.22.
3.1.22
politique
intentions et orientations d’un organisme (3.1.19), telles qu’elles sont officiellement formulées par
sa direction (3.1.27)
Note 1 à l'article: Ce terme appartient aux principaux termes et définitions de la structure de niveau supérieure
des systèmes de management indiqués dans les Directives ISO/IEC, Partie 1:2019 Annexe L.
3.1.23
processus
ensemble d’activités corrélées ou en interaction qui transforme des éléments d’entrée en éléments
de sortie
Note 1 à l'article: Ce terme appartient aux principaux termes et définitions de la structure de niveau supérieure
des systèmes de management indiqués dans les Directives ISO/IEC, Partie 1:2019 Annexe L.
3.1.24
politique relative aux documents d’activité
intentions et orientations d’un organisme (3.1.19) relatifs aux documents d’activité (3.2.10)
Note 1 à l'article: Une politique relative aux documents d’activité en matière de systèmes de gestion des
documents d’activité (SGDA) constitue une déclaration unique des objectifs, se présentant généralement sous
forme d’une déclaration courte, formellement exprimée par la direction.
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Note 2 à l'article: Une politique relative aux documents d’activité peut être utilisée au pluriel pour désigner une
documentation couvrant des aspects techniques, des règles et des principes présidant à la création, la capture et
la gestion des documents d’activité.
3.1.25
exigence
besoin ou attente formulé généralement implicite ou obligatoire
Note 1 à l'article: « Généralement implicite » signifie qu’il est habituel ou courant, pour l’organisme et les parties
intéressées, que le besoin ou l’attente en question soit implicite.
Note 2 à l'article: Une exigence spécifiée est une exigence formulée, par exemple une information documentée.
Note 3 à l'article: Ce terme appartient aux principaux termes et définitions de la structure de niveau supérieure
des systèmes de management indiqués dans les Directives ISO/IEC, Partie 1:2019 Annexe L .
3.1.26
risque
effet de l’incertitude sur la réalisation des objectifs (3.1.18)
Note 1 à l'article: Un effet est un écart par rapport à une attente. Il peut être positif, négatif ou les deux à la fois, et
peut prendre en compte, créer ou aboutir à des opportunités et des menaces.
Note 2 à l'article: L’incertitude est l’état, même partiel, de manque d’information qui entrave la compréhension ou
la connaissance d’un événement, de ses conséquences ou de sa vraisemblance.
Note 3 à l'article: Les objectifs peuvent comprendre différents aspects et différentes catégories et s’appliquer à
différents niveaux.
Note 4 à l'article: Un risque est souvent exprimé en termes de sources de risque, d’événements potentiels, de leurs
conséquences et de leur vraisemblance.
Note 5 à l'article: Dans les termes et définitions de la structure de niveau supérieure des systèmes de management
indiqués dans les Directives ISO/IEC, Partie 1:2019 Annexe L , la définition de risque et les Notes à l’article sont
légèrement différentes.
[SOURCE: ISO 31000:2018 3.1, modifiée — Une nouvelle Note 2 à l’article relative à l’incertitude a été
ajoutée et des Notes à l’article successives ont été renumérotées.]
3.1.27
direction
personne ou groupe de personnes qui oriente et dirige un organisme (3.1.19) au plus haut niveau
Note 1 à l'article: La direction a le pouvoir de déléguer son autorité et de fournir des ressources au sein de
l’organisme.
Note 2 à l'article: Si le périmètre du système de management ne couvre qu’une partie de l’organisme, alors la
direction s’adresse à ceux qui orientent et dirigent cette partie de l’organisme.
Note 3 à l'article: Ce terme appartient aux principaux termes et définitions de la structure de niveau supérieure
des systèmes de management indiqués dans les Directives ISO/IEC, Partie 1:2019 Annexe L .
3.1.28
tiers
personne ou organisme reconnu comme étant indépendant des organismes (3.1.19) impliqués pour tout
ce qui concerne la question soulevée
3.1.29
transaction
plus petite unité d’une activité (3.1.2), qui consiste en un échange entre deux ou plusieurs participants
ou systèmes
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3.2 Termes relatifs au concept de documents d’activité
3.2.1
actif
élément, chose ou entité qui dispose d’une valeur potentielle ou réelle
EXEMPLE Des actifs sont, par exemple, des informations, des logiciels, des ordinateurs, des services, des
personnes, des compétences, des savoir-faire, une expérience, une réputation et une image.
Note 1 à l'article: Au cours du temps, la valeur de l’actif peut évoluer pour l’organisme.
[SOURCE: ISO 55000:2014, 3.2.1, modifiée — « pour un organisme » et Note à l’article ont été supprimés;
des exemples et une nouvelle Note à l’article ont été ajoutés.]
3.2.2
authenticité
qualité d’un document d’activité (3.2.10) dont on peut prouver qu’il est bien ce qu’il est supposé être,
qu’il a effectivement été créé ou transmis par l’acteur (3.1.3) qui est supposé l’avoir produit ou transmis,
et qu’il a été créé ou envoyé au moment prétendu
3.2.3
document d’activité faisant autorité
document d’activité (3.2.10) ayant des caractéristiques d’authenticité (3.2.2), de fiabilité (3.2.11),
d’intégrité (3.2.8) et d’utilisabilité (3.2.12)
3.2.4
données
ensemble de caractères ou de symboles auxquels une signification est ou pourrait être assignée
3.2.5
information documentée
information (3.2.7) devant être maîtrisée et tenue à jour par un organisme (3.1.19) ainsi que le support
sur lequel elle figure
Note 1 à l'article: Du point de vue de la gestion des documents d’activité, une information documentée est une
sorte de document d’activité. Elle est créée et désignée comme constituant une information documentée lorsque
n’importe quelle norme de système de management est mise en œuvre par un organisme.
Note 2 à l'article: Une information documentée renvoie à une information devant être maîtrisée et tenue à jour
par un organisme lors de la mise en œuvre d’un système de management. Elle peut se rapporter:
— au système de management, y compris les processus connexes;
— aux informations créées en vue du fonctionnement de l’organisme;
— aux preuves des résultats obtenus.
Note 3 à l'article: Les informations documentées peuvent se présenter sous n’importe quel format et sur tous
supports et peuvent provenir de toute source.
Note 4 à l'article: Ce terme appartient aux principaux termes et définitions de la structure de niveau supérieure
des systèmes de management indiqués dans les Directives ISO/IEC, Partie 1:2019 Annexe L. La Note 1 à l’article a
été incluse ce qui a entraîné une renumérotation des autres Notes à l’article. La Note 2 à l’article a été modifiée
y compris « à l’information devant être maîtrisée et tenue à jour par un organisme lors de la mise en œuvre d’un
système de management ».
3.2.6
preuve
information (3.2.7) pouvant être utilisée en elle-même ou conjointement avec d’autres informations
dans le but d’établir l’existence ou la véracité d’un événement ou d’une action
Note 1 à l'article: Il est possible de démontrer que la preuve est intacte et complète. Ne se limite pas au sens légal
du terme.
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