ISO 30300:2020

INTERNATIONAL ISO
STANDARD 30300
Second edition
2020-04
Information and documentation —
Records management — Core concepts
and vocabulary
Information et documentation — Systèmes de gestion des documents
d'activité — Principes essentiels et vocabulaire
Reference number
©
ISO 2020
© ISO 2020
All rights reserved. Unless otherwise specified, or required in the context of its implementation, no part of this publication may
be reproduced or utilized otherwise in any form or by any means, electronic or mechanical, including photocopying, or posting
on the internet or an intranet, without prior written permission. Permission can be requested from either ISO at the address
below or ISO’s member body in the country of the requester.
ISO copyright office
CP 401 • Ch. de Blandonnet 8
CH-1214 Vernier, Geneva
Phone: +41 22 749 01 11
Fax: +41 22 749 09 47
Email: copyright@iso.org
Website: www.iso.org
Published in Switzerland
ii © ISO 2020 – All rights reserved

Contents Page
Foreword .iv
Introduction .v
1 Scope . 1
2 Normative references . 1
3 Terms and definitions . 1
3.1 Terms relating to the concept of organization . 1
3.2 Terms relating to the concept of records. 5
3.3 Terms relating to the concept of appraisal . 7
3.4 Terms relating to the concepts of records management and records processes . 7
3.5 Terms relating to the concept of records control . 9
3.6 Terms relating to the concept of system and records system . 9
Annex A (informative) Concept diagrams .11
Bibliography .15
Alphabetical index .16
Foreword
ISO (the International Organization for Standardization) is a worldwide federation of national standards
bodies (ISO member bodies). The work of preparing International Standards is normally carried out
through ISO technical committees. Each member body interested in a subject for which a technical
committee has been established has the right to be represented on that committee. International
organizations, governmental and non-governmental, in liaison with ISO, also take part in the work.
ISO collaborates closely with the International Electrotechnical Commission (IEC) on all matters of
electrotechnical standardization.
The procedures used to develop this document and those intended for its further maintenance are
described in the ISO/IEC Directives, Part 1. In particular, the different approval criteria needed for the
different types of ISO documents should be noted. This document was drafted in accordance with the
editorial rules of the ISO/IEC Directives, Part 2 (see www .iso .org/ directives).
Attention is drawn to the possibility that some of the elements of this document may be the subject of
patent rights. ISO shall not be held responsible for identifying any or all such patent rights. Details of
any patent rights identified during the development of the document will be in the Introduction and/or
on the ISO list of patent declarations received (see www .iso .org/ patents).
Any trade name used in this document is information given for the convenience of users and does not
constitute an endorsement.
For an explanation of the voluntary nature of standards, the meaning of ISO specific terms and
expressions related to conformity assessment, as well as information about ISO's adherence to the
World Trade Organization (WTO) principles in the Technical Barriers to Trade (TBT) see www .iso .org/
iso/ foreword .html.
This document was prepared by Technical Committee ISO/TC 46, Information and documentation,
Subcommittee SC 11, Archives/records management.
This second edition cancels and replaces the first edition (ISO 30300:2011), which has been technically
revised.
The main changes compared to the previous edition is as follows.
— The scope has been broadened beyond the series of standards on Management Systems for Records
as it contains the definitions corresponding to the core concepts stated in all the updated products
of ISO/TC 46/SC 11.
Any feedback or questions on this document should be directed to the user’s national standards body. A
complete listing of these bodies can be found at www .iso .org/ members .html.
iv © ISO 2020 – All rights reserved

Introduction
0.1  General
A vocabulary is a “terminological dictionary that contains designations and definitions from one or
more domains or subjects” (see ISO 1087:2019, 3.7.5). This document provides a vocabulary for the
subject field of records management. It defines core concepts to provide a common understanding of
the records management domain within the ISO/TC 46/SC 11 standards.
Clear, consistent and coherent standards need clear, consistent and coherent terminology. This
1)
document follows rules and guidelines provided by ISO/TC 37 to build terminology standards. Readers
unfamiliar with terminology work would benefit from an understanding of ISO 704.
This document is intended to provide ISO/TC 46/SC 11 standards developers with the most relevant
definitions related to the concepts used in the records management domain. It is also expected that
this document will be used by standards users and any interested party to clearly understand records
management concepts represented by consistent terms and definitions.
Terms and definitions in this document have been developed within a concept system. A concept is a
unit of knowledge created by a unique combination of characteristics. Concepts are arranged in concept
systems according to the relationships among them. Concept systems are graphically represented by
concept diagrams. A concept in a specific domain is represented by a term. Concepts are not necessarily
bound to particular languages. They are, however, influenced by the social or cultural background
which often leads to different categorizations. This document facilitates consistent understanding
beyond languages and cultural practices by illustrating core concepts about records management used
in ISO/TC 46/SC 11 standards and the relationships among those concepts in the core concept diagrams
in Annex A. The concepts identified in the field of records management and expressed in the diagrams in
Annex A are ordered in Clause 3 grouping by concepts diagrams. Figure 1 shows the overview diagram
with the correspondent subclauses both in Annex A and in Clause 3.
Figure 1 — Overall diagram showing core concepts, their relationships and mapping terms in
Clause 3 and Annex A
1) ISO/TC 37, Language and terminology.
NOTE The meaning of forms used for the concept’s relationships are explained in A.2.
For facilitating search for a particular term, an alphabetical index is included at the end of this document.
0.2  Background
The terms and definitions in this document are based on the concept system of ISO 30300:2011 with
new concepts added from ISO 15489-1. This document is also the vocabulary standard for the ISO series
Management Systems for Records. Therefore, it includes all core terms and definitions for management
[13]
systems from Appendix 2 of ISO/IEC Directives, Part 1:2019, Annex L . In addition, this document
includes any terms and definitions that are relevant to core concepts of the records management
domain used in TC 46/SC 11 standards.
This document is not intended as a comprehensive vocabulary of all terms used in the records
management domain, not even in all ISO/TC 46/SC 11 standards.
0.3 How to apply terms and definitions of this document
The terms and definitions in this document are adopted in any revision of the existing ISO/TC 46/SC
11 standards. During the period before a complete revision cycle of all ISO/TC 46/SC 11 standards,
definitions in this document take precedence when a duplicate or conflicting definition exists in another
ISO/TC 46/SC 11 standard.
When developing a new product or revising an existing one, additional terms and definitions may be
added to that product when necessary. New notes on existing terms may also be added to the product
to serve a specific purpose or explanation. In both cases, definitions are included in the Clause 3 of the
standard in question in addition to the reference to ISO 30300.
In the future revisions of this document, new terms and definitions included in ISO/TC 46/SC 11
standards are to be considered for inclusion.
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INTERNATIONAL STANDARD ISO 30300:2020(E)
Information and documentation — Records management
— Core concepts and vocabulary
1 Scope
This document contains terms and definitions that are relevant to the core concepts of the records
management domain. It does not limit the definition of new terms in ISO/TC 46/SC 11 standards.
2 Normative references
There are no normative references in this document.
3 Terms and definitions
ISO and IEC maintain terminological databases for use in standardization at the following addresses:
— ISO Online browsing platform: available at https:// www .iso .org/ obp
— IEC Electropedia: available at http:// www .electropedia .org/
3.1 Terms relating to the concept of organization
3.1.1
accountability
condition where an organization (3.1.19) is answerable to its governing bodies, legal authorities, and
more broadly, its other stakeholders (3.1.13) regarding its decisions and activities
[SOURCE: ISO 26000:2010, 2.1, modified — Replaced “state” by “condition” and rephrased for better
understanding.]
3.1.2
activity
task performed by an organization (3.1.19)
3.1.3
agent
person or group of people responsible for, or involved in records processes (3.4.13)
Note 1 to entry: A technological tool such as a software application can be considered an agent when substituting
for individuals or workgroups if the tool routinely perform records processes.
3.1.4
audit
systematic, independent and documented process (3.1.23) for obtaining audit evidence (3.2.6) and
evaluating it objectively to determine the extent to which the audit criteria are fulfilled
Note 1 to entry: An audit can be an internal audit (first party) or an external audit (second party or third party),
and it also can be a combined audit (combining two or more disciplines).
Note 2 to entry: An internal audit is conducted by the organization itself, or by an external party on its behalf.
Note 3 to entry: “Audit evidence” and “audit criteria” are defined in ISO 19011.
Note 4 to entry: This term is part of the high level structure’s core terms and definitions for management systems
stated in ISO/IEC Directives, Part 1:2019, Annex L.
3.1.5
business continuity
capability of an organization (3.1.19) to continue delivery of products or services within acceptable
time frames at predefined capacity during a disruption
[SOURCE: ISO 22301:2019, 3.3]
3.1.6
competence
ability to apply knowledge and skills to achieve intended results
Note 1 to entry: This term is part of the high level structure’s core terms and definitions for management systems
stated in ISO/IEC Directives, Part 1:2019, Annex L.
3.1.7
compliance
meeting the mandate (3.1.14) of the organization (3.1.19)
Note 1 to entry: This includes obligations set by internal policies and decisions and/or external laws, regulations,
standards and agreements.
[SOURCE: ISO 19600:2014 3.17, modified — In the definition “all the organization’s compliance
obligations” has been change to “the mandate of the organization”.]
3.1.8
conformity
fulfilment of a requirement (3.1.25)
Note 1 to entry: This term is part of the high level structure’s core terms and definitions for management systems
stated in ISO/IEC Directives, Part 1:2019, Annex L.
3.1.9
continual improvement
recurring activity (3.1.2) to enhance performance (3.1.21)
Note 1 to entry: This term is part of the high level structure’s core terms and definitions for management systems
stated in ISO/IEC Directives, Part 1:2019, Annex L.
3.1.10
corrective action
action to eliminate the cause of a nonconformity (3.1.17) and to prevent recurrence
Note 1 to entry: This term is part of the high level structure’s core terms and definitions for management systems
stated in ISO/IEC Directives, Part 1:2019, Annex L.
3.1.11
effectiveness
extent to which planned activities (3.1.2) are realized and planned results achieved
Note 1 to en
...

SLOVENSKI STANDARD
01-marec-2021
Nadomešča:
SIST ISO 30300:2013
Informatika in dokumentacija - Upravljanje zapisov - Temeljni pojmi in slovar
Information and documentation -- Records management -- Core concepts and
vocabulary
Information et documentation -- Systèmes de gestion des documents d'activité --
Principes essentiels et vocabulaire
Ta slovenski standard je istoveten z: ISO 30300:2020
ICS:
01.040.01 Splošno. Terminologija. Generalities. Terminology.
Standardizacija. Standardization.
Dokumentacija (Slovarji) Documentation
(Vocabularies)
01.140.20 Informacijske vede Information sciences
2003-01.Slovenski inštitut za standardizacijo. Razmnoževanje celote ali delov tega standarda ni dovoljeno.

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Second edition
2020-04
Information and documentation —
Records management — Core concepts
and vocabulary
Information et documentation — Systèmes de gestion des documents
d'activité — Principes essentiels et vocabulaire
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ISO 2020
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be reproduced or utilized otherwise in any form or by any means, electronic or mechanical, including photocopying, or posting
on the internet or an intranet, without prior written permission. Permission can be requested from either ISO at the address
below or ISO’s member body in the country of the requester.
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CP 401 • Ch. de Blandonnet 8
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Fax: +41 22 749 09 47
Email: copyright@iso.org
Website: www.iso.org
Published in Switzerland
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Contents Page
Foreword .iv
Introduction .v
1 Scope . 1
2 Normative references . 1
3 Terms and definitions . 1
3.1 Terms relating to the concept of organization . 1
3.2 Terms relating to the concept of records. 5
3.3 Terms relating to the concept of appraisal . 7
3.4 Terms relating to the concepts of records management and records processes . 7
3.5 Terms relating to the concept of records control . 9
3.6 Terms relating to the concept of system and records system . 9
Annex A (informative) Concept diagrams .11
Bibliography .15
Alphabetical index .16
Foreword
ISO (the International Organization for Standardization) is a worldwide federation of national standards
bodies (ISO member bodies). The work of preparing International Standards is normally carried out
through ISO technical committees. Each member body interested in a subject for which a technical
committee has been established has the right to be represented on that committee. International
organizations, governmental and non-governmental, in liaison with ISO, also take part in the work.
ISO collaborates closely with the International Electrotechnical Commission (IEC) on all matters of
electrotechnical standardization.
The procedures used to develop this document and those intended for its further maintenance are
described in the ISO/IEC Directives, Part 1. In particular, the different approval criteria needed for the
different types of ISO documents should be noted. This document was drafted in accordance with the
editorial rules of the ISO/IEC Directives, Part 2 (see www .iso .org/ directives).
Attention is drawn to the possibility that some of the elements of this document may be the subject of
patent rights. ISO shall not be held responsible for identifying any or all such patent rights. Details of
any patent rights identified during the development of the document will be in the Introduction and/or
on the ISO list of patent declarations received (see www .iso .org/ patents).
Any trade name used in this document is information given for the convenience of users and does not
constitute an endorsement.
For an explanation of the voluntary nature of standards, the meaning of ISO specific terms and
expressions related to conformity assessment, as well as information about ISO's adherence to the
World Trade Organization (WTO) principles in the Technical Barriers to Trade (TBT) see www .iso .org/
iso/ foreword .html.
This document was prepared by Technical Committee ISO/TC 46, Information and documentation,
Subcommittee SC 11, Archives/records management.
This second edition cancels and replaces the first edition (ISO 30300:2011), which has been technically
revised.
The main changes compared to the previous edition is as follows.
— The scope has been broadened beyond the series of standards on Management Systems for Records
as it contains the definitions corresponding to the core concepts stated in all the updated products
of ISO/TC 46/SC 11.
Any feedback or questions on this document should be directed to the user’s national standards body. A
complete listing of these bodies can be found at www .iso .org/ members .html.
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Introduction
0.1  General
A vocabulary is a “terminological dictionary that contains designations and definitions from one or
more domains or subjects” (see ISO 1087:2019, 3.7.5). This document provides a vocabulary for the
subject field of records management. It defines core concepts to provide a common understanding of
the records management domain within the ISO/TC 46/SC 11 standards.
Clear, consistent and coherent standards need clear, consistent and coherent terminology. This
1)
document follows rules and guidelines provided by ISO/TC 37 to build terminology standards. Readers
unfamiliar with terminology work would benefit from an understanding of ISO 704.
This document is intended to provide ISO/TC 46/SC 11 standards developers with the most relevant
definitions related to the concepts used in the records management domain. It is also expected that
this document will be used by standards users and any interested party to clearly understand records
management concepts represented by consistent terms and definitions.
Terms and definitions in this document have been developed within a concept system. A concept is a
unit of knowledge created by a unique combination of characteristics. Concepts are arranged in concept
systems according to the relationships among them. Concept systems are graphically represented by
concept diagrams. A concept in a specific domain is represented by a term. Concepts are not necessarily
bound to particular languages. They are, however, influenced by the social or cultural background
which often leads to different categorizations. This document facilitates consistent understanding
beyond languages and cultural practices by illustrating core concepts about records management used
in ISO/TC 46/SC 11 standards and the relationships among those concepts in the core concept diagrams
in Annex A. The concepts identified in the field of records management and expressed in the diagrams in
Annex A are ordered in Clause 3 grouping by concepts diagrams. Figure 1 shows the overview diagram
with the correspondent subclauses both in Annex A and in Clause 3.
Figure 1 — Overall diagram showing core concepts, their relationships and mapping terms in
Clause 3 and Annex A
1) ISO/TC 37, Language and terminology.
NOTE The meaning of forms used for the concept’s relationships are explained in A.2.
For facilitating search for a particular term, an alphabetical index is included at the end of this document.
0.2  Background
The terms and definitions in this document are based on the concept system of ISO 30300:2011 with
new concepts added from ISO 15489-1. This document is also the vocabulary standard for the ISO series
Management Systems for Records. Therefore, it includes all core terms and definitions for management
[13]
systems from Appendix 2 of ISO/IEC Directives, Part 1:2019, Annex L . In addition, this document
includes any terms and definitions that are relevant to core concepts of the records management
domain used in TC 46/SC 11 standards.
This document is not intended as a comprehensive vocabulary of all terms used in the records
management domain, not even in all ISO/TC 46/SC 11 standards.
0.3 How to apply terms and definitions of this document
The terms and definitions in this document are adopted in any revision of the existing ISO/TC 46/SC
11 standards. During the period before a complete revision cycle of all ISO/TC 46/SC 11 standards,
definitions in this document take precedence when a duplicate or conflicting definition exists in another
ISO/TC 46/SC 11 standard.
When developing a new product or revising an existing one, additional terms and definitions may be
added to that product when necessary. New notes on existing terms may also be added to the product
to serve a specific purpose or explanation. In both cases, definitions are included in the Clause 3 of the
standard in question in addition to the reference to ISO 30300.
In the future revisions of this document, new terms and definitions included in ISO/TC 46/SC 11
standards are to be considered for inclusion.
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INTERNATIONAL STANDARD ISO 30300:2020(E)
Information and documentation — Records management
— Core concepts and vocabulary
1 Scope
This document contains terms and definitions that are relevant to the core concepts of the records
management domain. It does not limit the definition of new terms in ISO/TC 46/SC 11 standards.
2 Normative references
There are no normative references in this document.
3 Terms and definitions
ISO and IEC maintain terminological databases for use in standardization at the following addresses:
— ISO Online browsing platform: available at https:// www .iso .org/ obp
— IEC Electropedia: available at http:// www .electropedia .org/
3.1 Terms relating to the concept of organization
3.1.1
accountability
condition where an organization (3.1.19) is answerable to its governing bodies, legal authorities, and
more broadly, its other stakeholders (3.1.13) regarding its decisions and activities
[SOURCE: ISO 26000:2010, 2.1, modified — Replaced “state” by “condition” and rephrased for better
understanding.]
3.1.2
activity
task performed by an organization (3.1.19)
3.1.3
agent
person or group of people responsible for, or involved in records processes (3.4.13)
Note 1 to entry: A technological tool such as a software application can be considered an agent when substituting
for individuals or workgroups if the tool routinely perform records processes.
3.1.4
audit
systematic, independent and documented process (3.1.23) for obtaining audit evidence (3.2.6) and
evaluating it objectively to determine the extent to which the audit criteria are fulfilled
Note 1 to entry: An audit can be an internal audit (first party) or an external audit (second party or third party),
and it also can be a combined audit (combining two or more disciplines).
Note 2 to entry: An internal audit is conducted by the organization itself, or by an external party on its behalf.
Note 3 to entry: “Audit evidence” and “audit criteria” are defined in ISO 19011.
Note 4 to entry: This term is part of the high level structure’s core terms and definitions for management systems
stated in ISO/IEC Directives, Part 1:2019, Annex L.
3.1.5
business continuity
capability of an organization (3.1.19) to continue delivery of products or services within acceptable
time frames at predefined capacity during a disruption
[SOURCE: ISO 22301:2019, 3.3]
3.1.6
competence
ability to apply knowledge and skills to achieve intended results
Note 1 to entry: This term is part of the high level structure’s core terms and definitions for management systems
stated in ISO/IEC Directives, Part 1:2019, Annex L.
3.1.7
compliance
meeting the mandate (3.1.14) of the organization (3.1.19)
Note 1 to entry: This includes obligations set by internal policies and decisions and/or external laws, regulations,
standa
...

NORME ISO
INTERNATIONALE 30300
Deuxième édition
2020-04
Information et documentation —
Systèmes de gestion des documents
d'activité — Principes essentiels et
vocabulaire
Information and documentation — Records management — Core
concepts and vocabulary
Numéro de référence
©
ISO 2020
DOCUMENT PROTÉGÉ PAR COPYRIGHT
© ISO 2020
Tous droits réservés. Sauf prescription différente ou nécessité dans le contexte de sa mise en œuvre, aucune partie de cette
publication ne peut être reproduite ni utilisée sous quelque forme que ce soit et par aucun procédé, électronique ou mécanique,
y compris la photocopie, ou la diffusion sur l’internet ou sur un intranet, sans autorisation écrite préalable. Une autorisation peut
être demandée à l’ISO à l’adresse ci-après ou au comité membre de l’ISO dans le pays du demandeur.
ISO copyright office
Case postale 401 • Ch. de Blandonnet 8
CH-1214 Vernier, Genève
Tél.: +41 22 749 01 11
Fax: +41 22 749 09 47
E-mail: copyright@iso.org
Web: www.iso.org
Publié en Suisse
ii © ISO 2020 – Tous droits réservés

Sommaire Page
Avant-propos .iv
Introduction .v
1 Domaine d’application . 1
2 Références normatives . 1
3 Termes et définitions . 1
3.1 Termes relatifs au concept d’organisme . 1
3.2 Termes relatifs au concept de documents d’activité . 6
3.3 Termes relatifs au concept d’évaluation . 7
3.4 Termes relatifs au concept de documents d’activité et de processus liés aux
documents d’activité . 8
3.5 Termes relatifs au concept de moyens de maîtrise des documents d’activité . 9
3.6 Termes relatifs au concept de système et de système documentaire .10
Annexe A (informative) Schémas conceptuels.11
Bibliographie .15
Index alphabétique.16
Avant-propos
L’ISO (Organisation internationale de normalisation) est une fédération mondiale d’organismes
nationaux de normalisation (comités membres de l’ISO). L’élaboration des Normes internationales est
en général confiée aux comités techniques de l’ISO. Chaque comité membre intéressé par une étude
a le droit de faire partie du comité technique créé à cet effet. Les organisations internationales,
gouvernementales et non gouvernementales, en liaison avec l’ISO participent également aux travaux.
L’ISO collabore étroitement avec la Commission électrotechnique internationale (IEC) en ce qui
concerne la normalisation électrotechnique.
Les procédures utilisées pour élaborer le présent document et celles destinées à sa mise à jour sont
décrites dans les Directives ISO/IEC, Partie 1. Il convient, en particulier de prendre note des différents
critères d’approbation requis pour les différents types de documents ISO. Le présent document a été
rédigé conformément aux règles de rédaction données dans les Directives ISO/IEC, Partie 2 (voir www
.iso .org/ directives).
L’attention est attirée sur le fait que certains des éléments du présent document peuvent faire l’objet de
droits de propriété intellectuelle ou de droits analogues. L’ISO ne saurait être tenue pour responsable
de ne pas avoir identifié de tels droits de propriété et averti de leur existence. Les détails concernant
les références aux droits de propriété intellectuelle ou autres droits analogues identifiés lors de
l’élaboration du document sont indiqués dans l’Introduction et/ou dans la liste des déclarations de
brevets reçues par l’ISO (voir www .iso .org/ brevets).
Les appellations commerciales éventuellement mentionnées dans le présent document sont données
pour information, par souci de commodité, à l’intention des utilisateurs et ne sauraient constituer un
engagement.
Pour une explication de la nature volontaire des normes, la signification des termes et expressions
spécifiques de l’ISO liés à l’évaluation de la conformité, ou pour toute information au sujet de l’adhésion
de l’ISO aux principes de l’Organisation mondiale du commerce (OMC) concernant les obstacles
techniques au commerce (OTC), voir www .iso .org/ avant -propos.
Le présent document a été élaboré par le comité technique ISO/TC 46, Information et documentation,
sous-comité SC 11, Archives/Gestion des documents d’activité.
Cette deuxième édition annule et remplace la première édition (ISO 30300:2011), qui a fait l’objet d’une
révision technique.
Les principales modifications par rapport à l’édition précédente sont les suivantes:
— son domaine d’application a été élargi au-delà des publications en série des normes relatives aux
systèmes de gestion des documents d’activité car il contient les définitions correspondant aux
concepts principaux indiqués dans tous les produits mis à jour de l’ISO/TC 46/SC 11.
Il convient que l’utilisateur adresse tout retour d’information ou toute question concernant le présent
document à l’organisme national de normalisation de son pays. Une liste exhaustive desdits organismes
se trouve à l’adresse www .iso .org/ fr/ members .html.
iv © ISO 2020 – Tous droits réservés

Introduction
0.1 Généralités
Un vocabulaire est un « dictionnaire terminologique contenant des désignations et des définitions
tirées d’un ou plusieurs domaines particuliers » (voir ISO 1087:2019, 3.7.5). Le présent document
fournit un vocabulaire relatif au domaine de la gestion des documents d’activité. Elle définit les
concepts principaux qui permettent de fournir une compréhension commune des systèmes de gestion
des documents d’activité dans les normes ISO/TC 46/SC 11.
Des normes claires et cohérentes nécessitent une terminologie claire et cohérente. Le présent document
1)
est conforme aux règles et lignes directrices fournies par l’ISO/TC 37 pour construire les normes
relatives à la terminologie. Il est recommandé aux lecteurs ne maîtrisant pas le travail terminologique
d’acquérir une bonne compréhension de l’ISO 704.
Le présent document vise à fournir aux auteurs des normes ISO/TC 46/SC 11 les définitions les plus
pertinentes relatives aux concepts utilisés dans le domaine des systèmes de gestion des documents
d’activité. Le présent document a également pour objectif d’aider les utilisateurs de normes et toute
partie intéressée à bien comprendre les concepts de gestion des documents d’activité représentés par
des termes et définitions cohérents.
Les termes et définitions du présent document ont été élaborés au sein d’un système de concepts. Un
concept est une unité de connaissance créée par une combinaison unique de caractéristiques. Les
concepts sont organisés en systèmes de concepts en fonction des relations qui existent entre eux. Les
systèmes de concepts sont représentés graphiquement par des schémas conceptuels. Un concept dans
un domaine spécifique est représenté par un terme. Les concepts ne sont pas nécessairement liés à des
langues particulières. Ils sont toutefois influencés par le contexte social ou culturel qui conduit souvent
à des catégorisations différentes. Le présent document facilite une compréhension complète au-delà des
langues et des pratiques culturelles en illustrant les concepts principaux des systèmes de gestion des
documents d’activité utilisés dans les normes ISO/TC 46/SC 11 et les relations entre ces concepts, au
moyen des principaux schémas conceptuels de l’Annexe A. Les concepts identifiés dans le domaine des
systèmes de gestion des documents d’activité et décrits dans les schémas de l’Annexe A sont regroupés
dans l’Article 3, par schémas conceptuels. La Figure 1 montre le diagramme d’ensemble avec les sous-
paragraphes correspondants, à la fois en Annexe A et dans l’Article 3.
1) ISO/TC 37, Langage et terminologie.
Figure 1 — Schéma d’ensemble des principaux concepts, leurs relations et une cartographies
des termes de l’Article 3 et de l’Annexe A
NOTE La signification des formes utilisées pour les relations entre concepts est expliquée en A.2.
Pour faciliter la recherche d’un terme particulier, un index alphabétique est proposé à la fin du présent
document.
0.2 Historique
Les termes et définitions compris dans le présent document sont basés sur le système de concept de
l’ISO 30300:2011 auquel ont été ajoutés les nouveaux concepts de l’ISO 15489-1. Le présent document
contient également le vocabulaire normatif appliqué à la série des systèmes de gestion des documents
d’activité. Il comprend par conséquent tous les principaux termes et définitions appliqués aux systèmes
[13]
de gestion de l’Annexe 2 des directives de l’ISO/IEC, Partie 1:2019, Annexe L . Par ailleurs, le présente
Norme internationale inclut les termes et définitions pertinents pour les principaux concepts des
systèmes de gestion des documents d’activité utilisés dans les normes TC 46/SC 11.
Le présent document n’a pas vocation à constituer une source complète de vocabulaire pour tous les
termes utilisés dans les systèmes de gestion des documents d’activité ni pour les normes ISO/TC 46/SC 11.
0.3 Comment appliquer les termes et définitions du présent document
Les termes et définitions du présent document sont adoptés pour toutes les révisions des produits
existants dans les normes ISO/TC 46/SC 11. Durant la période précédant un cycle de révision complet
de toutes les normes ISO/TC 46/SC 11, les définitions établies dans le présent document seront
préférées en cas d’existence d’une définition dupliquée ou en contradiction avec celle d’une autre norme
ISO/TC 46/SC 11.
Lors de l’élaboration d’un nouveau produit qui révise un produit existant, des termes et des définitions
supplémentaires peuvent être ajoutés si nécessaire. De nouvelles notes relatives aux termes existants
peuvent également être ajoutées à titre de précision ou d’explication spécifique. Dans les deux cas, les
définitions sont incluses dans l’Article 3 de la norme en question en plus de la référence à l’ISO 30300.
Dans les révisions futures du présent document, les nouveaux termes et définitions inclus dans les
normes ISO/TC 46/SC 11 doivent être pris en compte en vue de leur inclusion.
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NORME INTERNATIONALE ISO 30300:2020(F)
Information et documentation — Systèmes de gestion des
documents d'activité — Principes essentiels et vocabulaire
1 Domaine d’application
Le présent document contient les termes et définitions pertinents pour les principaux concepts
des systèmes de gestion des documents d’activité. Il ne limite pas la définition des nouveaux termes
contenus dans les normes ISO/TC 46/SC 11.
2 Références normatives
Le présent document ne contient aucune référence normative.
3 Termes et définitions
L’ISO et l’IEC tiennent à jour des bases de données terminologiques destinées à être utilisées en
normalisation, consultables aux adresses suivantes:
— ISO Online browsing platform: disponible à l’adresse https:// www .iso .org/ obp;
— IEC Electropedia: disponible à l’adresse http:// www .electropedia .org/ .
3.1 Termes relatifs au concept d’organisme
3.1.1
responsabilité
condition d’un organisme (3.1.19) consistant à rendre compte de ses décisions et de ses activités à ses
dirigeants, à ses autorités juridiques et, plus largement, à ses autres parties prenantes (3.1.13)
[SOURCE: ISO 26000:2010, 2.1, modifiée — Remplacée « état » par « condition » et reformulée pour une
meilleure compréhension.]
3.1.2
activité
tâche réalisée par un organisme (3.1.19)
3.1.3
acteur
personne ou groupe de personnes responsable ou impliqué dans les processus liés aux documents
d’activité (3.4.13)
Note 1 à l'article: Certains outils technologiques comme les applications logicielles peuvent être considérés comme
des acteurs lorsqu’ils remplacent des personnes ou des groupes de travail si l’outil exécute systématiquement des
processus liés aux documents d’activité.
3.1.4
audit
processus (3.1.23) méthodique, indépendant et documenté, permettant d’obtenir des preuves (3.2.6)
d’audit et de les évaluer de manière objective pour déterminer dans quelle mesure les critères d’audit
sont satisfaits
Note 1 à l'article: Un audit peut être interne (de première partie) ou externe (de seconde ou tierce partie), et peut
être aussi combiné (s’il associe deux domaines ou plus).
Note 2 à l'article: Un audit interne est réalisé par l’organisme lui-même ou par une partie externe pour le compte
de celui-ci.
Note 3 à l'article: Les termes « preuves d’audit » et « critères d’audit » sont défin
...

NORME ISO
INTERNATIONALE 30300
Deuxième édition
2020-04
Information et documentation —
Systèmes de gestion des documents
d'activité — Principes essentiels et
vocabulaire
Information and documentation — Records management — Core
concepts and vocabulary
Numéro de référence
©
ISO 2020
DOCUMENT PROTÉGÉ PAR COPYRIGHT
© ISO 2020
Tous droits réservés. Sauf prescription différente ou nécessité dans le contexte de sa mise en œuvre, aucune partie de cette
publication ne peut être reproduite ni utilisée sous quelque forme que ce soit et par aucun procédé, électronique ou mécanique,
y compris la photocopie, ou la diffusion sur l’internet ou sur un intranet, sans autorisation écrite préalable. Une autorisation peut
être demandée à l’ISO à l’adresse ci-après ou au comité membre de l’ISO dans le pays du demandeur.
ISO copyright office
Case postale 401 • Ch. de Blandonnet 8
CH-1214 Vernier, Genève
Tél.: +41 22 749 01 11
Fax: +41 22 749 09 47
E-mail: copyright@iso.org
Web: www.iso.org
Publié en Suisse
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Sommaire Page
Avant-propos .iv
Introduction .v
1 Domaine d’application . 1
2 Références normatives . 1
3 Termes et définitions . 1
3.1 Termes relatifs au concept d’organisme . 1
3.2 Termes relatifs au concept de documents d’activité . 6
3.3 Termes relatifs au concept d’évaluation . 7
3.4 Termes relatifs au concept de documents d’activité et de processus liés aux
documents d’activité . 8
3.5 Termes relatifs au concept de moyens de maîtrise des documents d’activité . 9
3.6 Termes relatifs au concept de système et de système documentaire .10
Annexe A (informative) Schémas conceptuels.11
Bibliographie .15
Index alphabétique.16
Avant-propos
L’ISO (Organisation internationale de normalisation) est une fédération mondiale d’organismes
nationaux de normalisation (comités membres de l’ISO). L’élaboration des Normes internationales est
en général confiée aux comités techniques de l’ISO. Chaque comité membre intéressé par une étude
a le droit de faire partie du comité technique créé à cet effet. Les organisations internationales,
gouvernementales et non gouvernementales, en liaison avec l’ISO participent également aux travaux.
L’ISO collabore étroitement avec la Commission électrotechnique internationale (IEC) en ce qui
concerne la normalisation électrotechnique.
Les procédures utilisées pour élaborer le présent document et celles destinées à sa mise à jour sont
décrites dans les Directives ISO/IEC, Partie 1. Il convient, en particulier de prendre note des différents
critères d’approbation requis pour les différents types de documents ISO. Le présent document a été
rédigé conformément aux règles de rédaction données dans les Directives ISO/IEC, Partie 2 (voir www
.iso .org/ directives).
L’attention est attirée sur le fait que certains des éléments du présent document peuvent faire l’objet de
droits de propriété intellectuelle ou de droits analogues. L’ISO ne saurait être tenue pour responsable
de ne pas avoir identifié de tels droits de propriété et averti de leur existence. Les détails concernant
les références aux droits de propriété intellectuelle ou autres droits analogues identifiés lors de
l’élaboration du document sont indiqués dans l’Introduction et/ou dans la liste des déclarations de
brevets reçues par l’ISO (voir www .iso .org/ brevets).
Les appellations commerciales éventuellement mentionnées dans le présent document sont données
pour information, par souci de commodité, à l’intention des utilisateurs et ne sauraient constituer un
engagement.
Pour une explication de la nature volontaire des normes, la signification des termes et expressions
spécifiques de l’ISO liés à l’évaluation de la conformité, ou pour toute information au sujet de l’adhésion
de l’ISO aux principes de l’Organisation mondiale du commerce (OMC) concernant les obstacles
techniques au commerce (OTC), voir www .iso .org/ avant -propos.
Le présent document a été élaboré par le comité technique ISO/TC 46, Information et documentation,
sous-comité SC 11, Archives/Gestion des documents d’activité.
Cette deuxième édition annule et remplace la première édition (ISO 30300:2011), qui a fait l’objet d’une
révision technique.
Les principales modifications par rapport à l’édition précédente sont les suivantes:
— son domaine d’application a été élargi au-delà des publications en série des normes relatives aux
systèmes de gestion des documents d’activité car il contient les définitions correspondant aux
concepts principaux indiqués dans tous les produits mis à jour de l’ISO/TC 46/SC 11.
Il convient que l’utilisateur adresse tout retour d’information ou toute question concernant le présent
document à l’organisme national de normalisation de son pays. Une liste exhaustive desdits organismes
se trouve à l’adresse www .iso .org/ fr/ members .html.
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Introduction
0.1 Généralités
Un vocabulaire est un « dictionnaire terminologique contenant des désignations et des définitions
tirées d’un ou plusieurs domaines particuliers » (voir ISO 1087:2019, 3.7.5). Le présent document
fournit un vocabulaire relatif au domaine de la gestion des documents d’activité. Elle définit les
concepts principaux qui permettent de fournir une compréhension commune des systèmes de gestion
des documents d’activité dans les normes ISO/TC 46/SC 11.
Des normes claires et cohérentes nécessitent une terminologie claire et cohérente. Le présent document
1)
est conforme aux règles et lignes directrices fournies par l’ISO/TC 37 pour construire les normes
relatives à la terminologie. Il est recommandé aux lecteurs ne maîtrisant pas le travail terminologique
d’acquérir une bonne compréhension de l’ISO 704.
Le présent document vise à fournir aux auteurs des normes ISO/TC 46/SC 11 les définitions les plus
pertinentes relatives aux concepts utilisés dans le domaine des systèmes de gestion des documents
d’activité. Le présent document a également pour objectif d’aider les utilisateurs de normes et toute
partie intéressée à bien comprendre les concepts de gestion des documents d’activité représentés par
des termes et définitions cohérents.
Les termes et définitions du présent document ont été élaborés au sein d’un système de concepts. Un
concept est une unité de connaissance créée par une combinaison unique de caractéristiques. Les
concepts sont organisés en systèmes de concepts en fonction des relations qui existent entre eux. Les
systèmes de concepts sont représentés graphiquement par des schémas conceptuels. Un concept dans
un domaine spécifique est représenté par un terme. Les concepts ne sont pas nécessairement liés à des
langues particulières. Ils sont toutefois influencés par le contexte social ou culturel qui conduit souvent
à des catégorisations différentes. Le présent document facilite une compréhension complète au-delà des
langues et des pratiques culturelles en illustrant les concepts principaux des systèmes de gestion des
documents d’activité utilisés dans les normes ISO/TC 46/SC 11 et les relations entre ces concepts, au
moyen des principaux schémas conceptuels de l’Annexe A. Les concepts identifiés dans le domaine des
systèmes de gestion des documents d’activité et décrits dans les schémas de l’Annexe A sont regroupés
dans l’Article 3, par schémas conceptuels. La Figure 1 montre le diagramme d’ensemble avec les sous-
paragraphes correspondants, à la fois en Annexe A et dans l’Article 3.
1) ISO/TC 37, Langage et terminologie.
Figure 1 — Schéma d’ensemble des principaux concepts, leurs relations et une cartographies
des termes de l’Article 3 et de l’Annexe A
NOTE La signification des formes utilisées pour les relations entre concepts est expliquée en A.2.
Pour faciliter la recherche d’un terme particulier, un index alphabétique est proposé à la fin du présent
document.
0.2 Historique
Les termes et définitions compris dans le présent document sont basés sur le système de concept de
l’ISO 30300:2011 auquel ont été ajoutés les nouveaux concepts de l’ISO 15489-1. Le présent document
contient également le vocabulaire normatif appliqué à la série des systèmes de gestion des documents
d’activité. Il comprend par conséquent tous les principaux termes et définitions appliqués aux systèmes
[13]
de gestion de l’Annexe 2 des directives de l’ISO/IEC, Partie 1:2019, Annexe L . Par ailleurs, le présente
Norme internationale inclut les termes et définitions pertinents pour les principaux concepts des
systèmes de gestion des documents d’activité utilisés dans les normes TC 46/SC 11.
Le présent document n’a pas vocation à constituer une source complète de vocabulaire pour tous les
termes utilisés dans les systèmes de gestion des documents d’activité ni pour les normes ISO/TC 46/SC 11.
0.3 Comment appliquer les termes et définitions du présent document
Les termes et définitions du présent document sont adoptés pour toutes les révisions des produits
existants dans les normes ISO/TC 46/SC 11. Durant la période précédant un cycle de révision complet
de toutes les normes ISO/TC 46/SC 11, les définitions établies dans le présent document seront
préférées en cas d’existence d’une définition dupliquée ou en contradiction avec celle d’une autre norme
ISO/TC 46/SC 11.
Lors de l’élaboration d’un nouveau produit qui révise un produit existant, des termes et des définitions
supplémentaires peuvent être ajoutés si nécessaire. De nouvelles notes relatives aux termes existants
peuvent également être ajoutées à titre de précision ou d’explication spécifique. Dans les deux cas, les
définitions sont incluses dans l’Article 3 de la norme en question en plus de la référence à l’ISO 30300.
Dans les révisions futures du présent document, les nouveaux termes et définitions inclus dans les
normes ISO/TC 46/SC 11 doivent être pris en compte en vue de leur inclusion.
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NORME INTERNATIONALE ISO 30300:2020(F)
Information et documentation — Systèmes de gestion des
documents d'activité — Principes essentiels et vocabulaire
1 Domaine d’application
Le présent document contient les termes et définitions pertinents pour les principaux concepts
des systèmes de gestion des documents d’activité. Il ne limite pas la définition des nouveaux termes
contenus dans les normes ISO/TC 46/SC 11.
2 Références normatives
Le présent document ne contient aucune référence normative.
3 Termes et définitions
L’ISO et l’IEC tiennent à jour des bases de données terminologiques destinées à être utilisées en
normalisation, consultables aux adresses suivantes:
— ISO Online browsing platform: disponible à l’adresse https:// www .iso .org/ obp;
— IEC Electropedia: disponible à l’adresse http:// www .electropedia .org/ .
3.1 Termes relatifs au concept d’organisme
3.1.1
responsabilité
condition d’un organisme (3.1.19) consistant à rendre compte de ses décisions et de ses activités à ses
dirigeants, à ses autorités juridiques et, plus largement, à ses autres parties prenantes (3.1.13)
[SOURCE: ISO 26000:2010, 2.1, modifiée — Remplacée « état » par « condition » et reformulée pour une
meilleure compréhension.]
3.1.2
activité
tâche réalisée par un organisme (3.1.19)
3.1.3
acteur
personne ou groupe de personnes responsable ou impliqué dans les processus liés aux documents
d’activité (3.4.13)
Note 1 à l'article: Certains outils technologiques comme les applications logicielles peuvent être considérés comme
des acteurs lorsqu’ils remplacent des personnes ou des groupes de travail si l’outil exécute systématiquement des
processus liés aux documents d’activité.
3.1.4
audit
processus (3.1.23) méthodique, indépendant et documenté, permettant d’obtenir des preuves (3.2.6)
d’audit et de les évaluer de manière objective pour déterminer dans quelle mesure les critères d’audit
sont satisfaits
Note 1 à l'article: Un audit peut être interne (de première partie) ou externe (de seconde ou tierce partie), et peut
être aussi combiné (s’il associe deux domaines ou plus).
Note 2 à l'article: Un audit interne est réalisé par l’organisme lui-même ou par une partie externe pour le compte
de celui-ci.
Note 3 à l'article: Les termes « preuves d’audit » et « critères d’audit » sont défin
...