ISO 999:1996

INTERNATIONAL ISO
STANDARD 999
Second edition
1996-1 l-l 5
Information and documentation -
Guidelines for the content, Organkation
and presentation of indexes
Information et documentation - Principes directeurs pour Maboration, Ia
structure et Ia prhentation des index
Reference number
Page
Contents
1 Scope . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2 Normative references
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3 Definitions
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
4 Function of an index
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5 Types of index
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
5.1 Subject indexes
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
5.2 Author indexes
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
5.3 Name indexes
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
5.4 Geographit indexes
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
5.5 Title indexes
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
5.6 Number and code indexes
6 Quality control .
6.1 Quality of indexes .
6.2 Length and detail of indexes .
Consistency in indexing .
6.3
....... 6
Relations between the indexer and author/pubIisher/user
6.4
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
7 Content and general organization
General content and construction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
7.1
Concepts: representation in headings and subheadings.
7.2
Proper names and titles of documents: choice and form of
7.3
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
headings
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18
7.4 Locators
. . . “. 21
7.5 Cross-references
0 ISO 1996
All rights reserved. Unless otherwise specified, no part of this publication may be
reproduced or utilized in any form or by any means, electronie or mechanical, including
photocopying and microfilm, without Permission in writing from the publisher.
International Organization for Standardization
Case Postale 56 l CH-l 211 Geneve 20 l Switzerland
Printed in Switzerland
@ ISO
Arrangement of entries in indexes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
................................................. 25
Basic Order of filing characters
81 .
............. 26
Word-by-word versus letter-by-letter alphabetization.
8.2
......................................................
8.3 Alphanumeric arrangement
................................................................
8.4 Filing index headings
........................ 27 ^
8.5 Index headings beginning with the same term
....................................................................
8.6 Filing subheadings
.......................... 28
8.7 Filing entries which include Cross-references
...................................................
9 Presentation of printed indexes
.........................
91 . Preparation of index copy for final processing
......................................................................
9.2 Introductory note
...............................................
9.3 Presentation of published index
9.4 Search aids . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
9.5 Set-out (indented) style versus run-on (Paragraph) style for
layout . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Annex
A Bibliography . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . .
Ill
ISO 999: 1996(E) 0 ISO
Foreword
ISO (the International Organization for Standardization) is a worldwide
federation of national Standards bodies (ISO member bodies). The work of
preparing International Standards is normally carried out through ISO
technical committees. Esch member body interested in a subject for
which a technical committee has been established has the right to be
represented on that committee. International organizations, governmental
and non-governmental, in liaison with ISO, also take part in the work. ISO
collaborates closely with the International Electrotechnical Commission
(IEC) on all matters of electrotechnical standardization.
Draft International Standards adopted by the technical committees are
circulated to the member bodies for voting. Publication as an International
Standard requires approval by at least 75 % of the member bodies casting
a vote.
International Standard ISO 999 was prepared by Technical Committee
ISOnC 46, Information and documentation, Subcommittee SC 9,
Presen ta tion, iden tifica tion and descrip tion of documen ts.
This second edition cancels and replaces the first edition (ISO 999:1975). lt
updates, clarifies and exemplifies the basic indexing methods
recommended in the 1975 edition entitled Index of a publication. This
edition expands the seven sections of the first edition to eight, provides
more detailed guidance on the organization of indexes and includes
examples. New sections are included on quality control, arrangement of
entries in indexes and presentation of indexes.
Annex A of this International Standard is for information only.
IV
INTERNATIONAL STANDARD @ ISO ISO 999:1996(E)
-- Guidelines for the content, organization and
Information and documentation
presentation of indexes
1 Scope
This International Standard offers guidelines for the content, organization and presentation of
indexes.
This International Standard applies to indexes to books (including works of fiction), periodicals,
reports, patent documents, and other written or printed documents, and also to non-print
materials, such as electronie documents, films, Sound recordings, Video recordings, graphic
materials, maps, and three-dimensional obj ects.
This International Standard is concemed with basic indexing principles and practice rather than
with the detailed procedures of indexing that vary according to type of matter indexed and the
users for whom the index is intended. Therefore the examples given, including punctuation, are
illustrative and not prescriptive.
This International Standard covers the choice, form and arrangement of headings and
subheadings used in index entries once the subjects to be indexed have been determined. (For the
examination of documents and the selection of subjects for indexing, see ISO 5963. For the
compilation of a monolingual thesaurus that may assist in the selection of index terms, see ISO
2788.)
Although this International Standard does not give any guidance on computerized index
generation as such, it is relevant to the preparation of all types of index, regardless of whether
they are produced manually or by computer-assisted methods, and whether compiled by one
indexer or by a team of indexers. It does not cover the mechanized extraction of text words to
generate indexes, e.g. KWIC (Keyword in Context), nor does it cover special Systems of indexing
such as PRECIS, chain indexing, citation indexing or the techniques of post-coordinate indexing,
although its recommendations may be relevant to any of these Systems.
It does not make recommendations for the compilation of catalogues for libraries or museums.
2 Normative references
The following Standards contain provisions which, through reference in this text, constitute
provisions of this International Standard. At the time of publication, the editions indicated were
valid. All Standards are subject to revision, and Parties to agreements based on this International
Standard are encouraged to investigate the possibility of applying the most recent editions of the
Standards indicated below. Members of IEC and ISO maintain registers of currently valid
International Standards.
ISO 2788: 1986, Documentation -- Guidelines for the establishment and development of
monolingual thesauri.
ISO 5 127-1: 1983, Documentation and information -- Vocabulary -- Part 1: Basic concepts.

@ ISO
ISO 999: 1996(E)
-- Part 6: Documentary
5 127-6: 1983, Documentation and information -- Vocabulary
ISO
languages.
-- Part 3a): Acquisition,
ISO 5 127-3A: 198 1, Information and documentation -- Vocabulary
identijication, and analysis of documents and data.
-- Methods for examining documents, determining their subjects,
ISO 5963: 1985, Documentation
and selecting indexing terms.
ISO 7154: 1983, Documentation -- Bibliographicjilingprinciples.
3 Definitions
For the purposes of this International Standard, the definitions given in ISO 5 127-1, ISO 5 127.
3A and ISO 5 127-6 apply together with the following.
31 . authority file: List or file of headings to be used in an index, e.g. forms of proper names,
subj ect headings.
NOTE 1 - Such pre-established lists are used in particular to coordinate the indexing of collections.
. collection: Group of documents to the contents of which reference is made or expected
to be made in an index, e.g. those documents scanned by an indexing Service; a database
of abstracts.
NOTE 2 - Both collection and index may be intended to expand indefmitely.
Cross-reference: Direction from one heading or subheading to another.
33 .
Any item that presents information, including machine-readable records,
34 . document:
print and non-print media.
microforms,
Alphabetically or otherwise ordered arrangement of entries, different from the
35 . index:
enabl e users to locate
Order of the document or collection indexed, designed to
information in a document or specifk documents in a collection.
Single record in an index; it consists of a heading; a quallfier or scope note
36 . index entry:
if required; subheading(s) if required; and either locator(s) or Cross-reference(s) or both.
37 . index heading: Term Chosen to represent in the index an item or concept in a document.
NOTE 3 - The index heading is used alone, or related or modifling terms may be subsumed under it.
38 0 index subheading: Heading that is subsumed under a heading to indicate a subordinate
or modifying relationship.
NOTE 4 - A subheading may have one or more sub-subheadings.

@ ISO ISO 999:1996(E)
39 . locator: Indication, following a heading or subheading, of that part of a document, or
that item in a collection, to which the heading or subheading refers.
3.10 qualifier: Term, added to a heading, but separated from it by punctuation (preferably
parentheses), in Order to distinguish the heading from homographs in the same index.
NOTE 5 - The qualifier forms part of the heading.
scope note: Explanation added to a heading to clarify the range of the subject matter
3.11
encompassed or the usage of the heading within the index.
NOTE 6 - The scope note does not form part of the heading.
“sec also” Cross-reference: Directionfiom a heading or subheading that is followed by
3.12
one or more locators, to one or more other headings or subheadings under which related
information will be found.
Cross-reference: Direction J;om a heading or subheading not followed by
3.13 “sec”
other headings or subheadings under which information will be
locators, to one or more
found.
3.14 term: Word, Phrase or Symbol used to denote a concept.
4 Function of an index
The function of an index is to provide the user with an efficient means of tracing information.
The indexer should therefore:
a) identify and locate relevant information within the material being indexed;
b) discriminate between information on a subject and passing mention of a subject;
c) exclude passing mention of subjects that offer nothing significant to the potential User;
d) analyse concepts treated in the document so as to produce a series of headings;
e) ensure that the terms used in the index are appropriate to the users of the index, so that they
will:
1) quickly establish the presence or absence of information on a specific subject in an
unfamiliar work;
2) quickly retrieve information on a remembered item in a known or partially known work;
3) quickly identifl appropriate documents in a collection.
f) indicate relationships between concepts;
g) group together information on subjects scattered by the arrangement of the document or
collection;
h) synthesize headings and subheadings into entries; this Synthesis may already be established in
an authority file;
--
...

NORME
ISO
INTERNATIONALE
Deuxième édition
1996-I l-l 5
Information et documentation - Principes
directeurs pour l’élaboration, la structure et
la présentation des index
Informa tien and documentation
- Guidelines for the content, organization
and presentation of indexes
Numéro de référence
ISO 999: 1996(F)
Sommaire Page
1 Domaine d’application . 1
2 Références normatives . 1
3 Définitions . 2
4 Fonction d’un index . 4
..............................................................................
5 Types d’index 5
5.1 Index des sujets .
5.2 Index des auteurs . 5
Index des noms
5.3 . 6
Index des noms géographiques
5.4 . 6
5.5 Index des titres . 6
5.6 Index de numéros et de codes . 6
6 Contrôle de qualité . 6
6.1 Qualité d’un index . 6
6.2 Longueur et précision d’un index . 7
6.3 Cohérence de l’indexation . 7
6.4 Relations entre indexeur et auteur/éditeur/utilisateur . 8
7 Élaboration et structure globale . 9
7.1 Généralités et construction . 9
7.2 Représentation des concepts dans les points d’accès de
différents niveaux . 9
7.3 Noms propres et titres de documents: choix et forme des
points d’accès . 16
7.4 Indicateurs de localisation . 21
7.5 Renvois . 24
0 ISO 1996
Droits de reproduction réservés. Sauf prescription différente, aucune partie de cette publi-
cation ne peut être reproduite ni utilisée sous quelque forme que ce soit et par aucun pro-
cédé, électronique ou mécanique, y compris la photocopie et les microfilms, sans l’accord
écrit de l’éditeur.
Organisation internationale de normalisation
Case postale 56 l CH-l 211 Genève 20 l Suisse
Imprimé en Suisse
ii
@ ISO 60 999: 1996(F)
8 Classement des entrées à l’intérieur de l’index . 29
Ordre élémentaire des caractères de classement . 29
8.1
8.2 Comparaison entre classement alphabétique mot par mot et
................................. 30
classement alphabétique lettre par lettre
.................................................... 30
8.3 Classement alphanumérique
31 -
8.4 Classement des points d’accès .
8.5 Points d’accès commençant par le même terme .
........................ 32
8.6 Classement des points d’accès subordonnés.
8.7 Classement des entrées comprenant des renvois. .
9 Présentation des index imprimés . 33
Préparation de la copie d’un index avant traitement final . 33
91 .
Note d’introduction . 34
9.2
9.3 Présentation d’un index publié . 34
............................. .................................... 35
9.4 Aides à la recherche
9.5 Comparaison entre la présentation en retrait (avec indentations)
.......................... 36
et la présentation en continu (en paragraphes)
Annexe
A Bibliographie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . .
III
Avant-propos
L’ISO (Organisation internationale de normalisation) est une fédération
mondiale d’organismes nationaux de normalisation (comités membres de
I’ISO). L’élaboration des Normes internationales est en général confiée aux
comités techniques de I’ISO. Chaque comité membre intéressé par une
étude a le droit de faire partie du comité technique créé à cet effet. Les
organisations internationales, gouvernementales et non gouvernemen-
tales, en liaison avec I’ISO participent également aux travaux. L’ISO colla-
bore étroitement avec la Commission électrotechnique internationale (CEI)
en ce qui concerne la normalisation électrotechnique.
Les projets de Normes internationales adoptés par les comités techniques
sont soumis aux comités membres pour vote. Leur publication comme
Normes internationales requiert l’approbation de 75 % au moins des co-
mités membres votants.
La Norme internationale ISO 999 a été élaborée par le comité technique
lSO/TC 46, Information et documentation, sous-comité SC 9, Présentation,
iden tifica tien et descrip tien des documents.
Cette deuxième édition annule et remplace la première édition
(ISO 999:1975). Elle met à jour,
explicite et illustre les méthodes
élémentaires de création d’index recommandées dans la précédente
version de 1975 intitulée Index d’une publication. Cette édition comporte
huit sections, au lieu de sept dans la première version, donne des
indications plus précises sur l’organisation des index et inclut de nombreux
exemples. De nouvelles sections sur le contrôle de qualité, le classement
des entrées dans les index et la présentation des index ont été ajoutées.
L’annexe A de la présente Norme internationale est donnée uniquement à
titre d’information.
ISO 999: 1996(F)
NORME INTERNATIONALE @ ISO
Information et documentation - Principes directeurs pour l’élaboration, la structure
et la présentation des index
1 Domaine d’application
La présente Norme internationale présente les principes directeurs pour l’élaboration, la
structure et la présentation des index.
La présente Norme internationale s’applique aux index de livres (y compris d’oeuvres de
fiction), de périodiques, de rapports, de brevets et de tout autre document écrit ou
imprimé, ainsi qu’aux index de «non-livres» tels que les documents électroniques, les
films, les enregistrements sonores, les enregistrements vidéo, les documents
iconographiques, les cartes et les objets à trois dimensions.
La présente Norme internationale présente les principes et les pratiques généraux de la
création d’index, et non pas les techniques précises qui varient selon le sujet du document
et selon les utilisateurs auxquels l’index est destiné. C’est pourquoi les exemples donnés,
ponctuation comprise, le sont à titre indicatif et non pas normatif.
La présente Norme internationale traite du choix, de la forme et de l’organisation des
points d’accès de différents niveaux utilisés dans les entrées d’index une fois que les
concepts représentant le contenu du document à indexer ont été déterminés. (Pour
l’analyse des documents et le choix des termes d’indexation, voir ISO 5963. Pour
l’élaboration d’un thésaurus monolingue pouvant aider au choix des termes d’indexation,
voir ISO 2788.)
Bien que la présente Norme internationale ne donne aucune recommandation sur
l’indexation automatique en tant que telle, elle s’applique à la préparation de tous les types
d’index, qu’ils soient produits manuellement ou par ordinateur, et qu’ils soient élaborés par
un indexeur ou par une équipe d’indexeurs. Elle ne traite ni de l’extraction automatique de
mots du texte pour générer des index, par exemple les index KWIC (Keyword in
Context), ni des systèmes particuliers d’indexation tels que PRECIS, l’indexation en arbre,
la réalisation d’index de citations ou les techniques d’indexation post-coordonnée, bien
que les recommandations qu’elle donne puissent s’appliquer à l’ensemble de ces systèmes.
Elle ne donne pas de recommandations pour l’élaboration de catalogues de bibliothèques
ou de musées.
2 Références normatives
Les normes suivantes contiennent des dispositions qui, par suite de la référence qui en est
faite, constituent des dispositions valables pour la présente Norme internationale. Au
moment de la publication, l’édition indiquée était en vigueur. Toute norme est sujette à
révision et les parties prenantes des accords fondés sur la présente Norme internationale
sont invitées à rechercher la possibilité d’appliquer l’édition la plus récente des normes
@ KO
ISO 999: 1996(F)
indiquées ci-après. Les membres de la CE1 et de 1’ISO possèdent le registre des Normes
internationales en vigueur à un moment donné.
-- Principes directeurs pour l’établissement et le
ISO 2788: 1986, Documentation
développement de thésaurus monolingues.
Documentation et information -- Vocabulaire -- Partie 1: Notions
BO 5 127-1: 1983,
fondamentales.
et information -- Vocabulaire -- Partie 4: Langages
ISO 5 127-6: 1983, Documentation
documentaires.
et documentation -- Vocabulaire -- Chapitre 3a).
ISO 5 127-3A: 198 1, Information
Acquisition, identtjication et analyse des documents et des données.
ISO 5963: 1985, Documentation -- Iliiéthodes pour l’analyse des documents, la
détermination de leur contenu et la sélection des termes d’indexation.
ISO 7 154: 1983, Documentation -- Principes de classement bibliographique.
3 Définitions
Pour les besoins de la présente Norme internationale, les définitions données dans
I’ISO 5 127-1,l’ISO 5 127-3A, I’ISO 5 127-6 et les définitions suivantes s’appliquent.
NOTE 1 - Les termes définis sont classés alphabétiquement dans les textes anglais
et français. Selon le texte, le terme équivalent anglais ou français a été placé entre
parenthèses pour faciliter la consultation simultanée.
31 . collection: Ensemble de documents au contenu desquels l’index fait référence (par
exemple, les documents traités par un service d’indexation, une banque de données
composée de résumés).
NOTE 2 - La collection et l’index peuvent tous deux être amenés à s’étendre
indéfiniment.
(Terme anglais: collection)
32 . document: Toute entité contenant de l’information, quel que soit le support
(électronique, microforme, imprimé et non imprimé).
(Terme anglais: document)
@ ISO ISO 999: 1996(F)
33 . entrée d’index: Unité distincte à l’intérieur d’un index. Elle est composée d’un
point d’accès, d’un qualificatif ou d’une note d’application si nécessaire, d’un ou
plusieurs points d’accès subordonnés si nécessaire, et soit d’indicateur(s) de
localisation, soit de renvoi(s), soit d’une combinaison des deux.
(Terme anglais: index entry)
34 0 fichier d’autorité: Liste ou fichier de points d’accès à utiliser dans un index (par
exemple, la forme des noms propres ou des mots-matières).
NOTE 3 - De telles listes préétablies sont notamment utilisées pour coordonner
l’indexation de collections.
(Terme anglais: authority file)
35 . index: Ensemble d’entrées permettant à l’utilisateur de localiser l’information dans
un document ou dans des documents particuliers à l’intérieur d’une collection; les
entrées sont classées alphabétiquement ou selon un autre ordre, mais permettent un
accès différent de celui du document ou de la collection indexé(e).
(Terme anglais: index)
36 . indicateur de localisation: Indication de l’emplacement dans le document ou de
l’élément à l’intérieur de la collection auquel le point d’accès ou le point d’accès
subordonné renvoie; elle est donnée à la suite du point d’accès ou du point d’accès
subordonné.
(Terme anglais: locator)
37 . note d’application: Explication ajoutée à un point d’accès ou à un point d’accès
subordonné afin de préciser le domaine couvert ou l’utilisation du point d’accès à
l’intérieur de l’index.
NOTE 4 - La note d’application ne fait pas partie du point d’accès.
(Terme anglais: scope note)
. point d’accès: Terme choisi pour représenter dans un index un élément ou une
notion contenu(e) dans un document.
NOTE 5 - Le point d’accès est utilisé seul ou peut être complété par des points
d’accès subordonnés.
(Terme anglais: index heading)
39 . point d’accès subordonné: Point d’accès associé à un autre point d’accès pour
indiquer qu’il lui est subordonné ou qu’il le modifie.
NOTE 6 - Un point d’accès subordonné peut avoir un ou plusieurs points d’accès
de niveau inférieur.
(Terme anglais: index subheading)
ISO 999: 1996(F) @ ISO
3.10 qualificatif: Terme précisant un point d’accès afin de le distinguer de ses
homographes à l’intérieur d’un même index; il est séparé du point d’accès par un
signe de ponctuation (de préférence des parenthèses).
NOTE 7 - Le qualificatif fait partie du point d’accès.
(Terme anglais: qualifier)
3.11 renvoi: Orientation d’un point d’accès vers un autre point d’accès.
(Terme anglais: cross-reference)
3.12 renvoi de type «voir»: Orientation d’un point d’accès ou d’un point d’accès
subordonné qui n’est pas suivi d’indicateurs de localisation, vers un ou plusieurs
autres points d’accès ou points d’accès subordonnés grâce auxquels on pourra
trouver l’information.
(Terme anglais: “sec” cross-reference)
Orientation d’un point d’accès ou d’un point
3.13 renvoi de type woir aussi»:
subordonné suivi par un ou plusieurs indicateurs de localisation, vers un ou
plusieurs point d’accès ou points d’accès subordonnés permettant de trouver de
l’information connexe.
(Terme anglais: “see also” cross-reference)
3.14 terme: Mot, expression ou symbole utilisé pour désigner un concept.
(Ter-m anglais: term)
4 Fonction d’un index
La fonction d’un index est d’offrir à l’utilisateur un moyen efficace pour rechercher
l’information. Il est donc recommandé à un indexeur
d’identifier et localiser l’information pertinente à l’intérieur des documents indexés;
a>
de distinguer l’information sur un sujet donné d’une simple mention de ce sujet;
b)
de sujets n’apportant aucune information
d’exclure les simples mentions
significative à l’utilisateur potentiel;
d’analyser les notions traité
...

NORME
ISO
INTERNATIONALE
Deuxième édition
1996-I l-l 5
Information et documentation - Principes
directeurs pour l’élaboration, la structure et
la présentation des index
Informa tien and documentation
- Guidelines for the content, organization
and presentation of indexes
Numéro de référence
ISO 999: 1996(F)
Sommaire Page
1 Domaine d’application . 1
2 Références normatives . 1
3 Définitions . 2
4 Fonction d’un index . 4
..............................................................................
5 Types d’index 5
5.1 Index des sujets .
5.2 Index des auteurs . 5
Index des noms
5.3 . 6
Index des noms géographiques
5.4 . 6
5.5 Index des titres . 6
5.6 Index de numéros et de codes . 6
6 Contrôle de qualité . 6
6.1 Qualité d’un index . 6
6.2 Longueur et précision d’un index . 7
6.3 Cohérence de l’indexation . 7
6.4 Relations entre indexeur et auteur/éditeur/utilisateur . 8
7 Élaboration et structure globale . 9
7.1 Généralités et construction . 9
7.2 Représentation des concepts dans les points d’accès de
différents niveaux . 9
7.3 Noms propres et titres de documents: choix et forme des
points d’accès . 16
7.4 Indicateurs de localisation . 21
7.5 Renvois . 24
0 ISO 1996
Droits de reproduction réservés. Sauf prescription différente, aucune partie de cette publi-
cation ne peut être reproduite ni utilisée sous quelque forme que ce soit et par aucun pro-
cédé, électronique ou mécanique, y compris la photocopie et les microfilms, sans l’accord
écrit de l’éditeur.
Organisation internationale de normalisation
Case postale 56 l CH-l 211 Genève 20 l Suisse
Imprimé en Suisse
ii
@ ISO 60 999: 1996(F)
8 Classement des entrées à l’intérieur de l’index . 29
Ordre élémentaire des caractères de classement . 29
8.1
8.2 Comparaison entre classement alphabétique mot par mot et
................................. 30
classement alphabétique lettre par lettre
.................................................... 30
8.3 Classement alphanumérique
31 -
8.4 Classement des points d’accès .
8.5 Points d’accès commençant par le même terme .
........................ 32
8.6 Classement des points d’accès subordonnés.
8.7 Classement des entrées comprenant des renvois. .
9 Présentation des index imprimés . 33
Préparation de la copie d’un index avant traitement final . 33
91 .
Note d’introduction . 34
9.2
9.3 Présentation d’un index publié . 34
............................. .................................... 35
9.4 Aides à la recherche
9.5 Comparaison entre la présentation en retrait (avec indentations)
.......................... 36
et la présentation en continu (en paragraphes)
Annexe
A Bibliographie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
. . .
III
Avant-propos
L’ISO (Organisation internationale de normalisation) est une fédération
mondiale d’organismes nationaux de normalisation (comités membres de
I’ISO). L’élaboration des Normes internationales est en général confiée aux
comités techniques de I’ISO. Chaque comité membre intéressé par une
étude a le droit de faire partie du comité technique créé à cet effet. Les
organisations internationales, gouvernementales et non gouvernemen-
tales, en liaison avec I’ISO participent également aux travaux. L’ISO colla-
bore étroitement avec la Commission électrotechnique internationale (CEI)
en ce qui concerne la normalisation électrotechnique.
Les projets de Normes internationales adoptés par les comités techniques
sont soumis aux comités membres pour vote. Leur publication comme
Normes internationales requiert l’approbation de 75 % au moins des co-
mités membres votants.
La Norme internationale ISO 999 a été élaborée par le comité technique
lSO/TC 46, Information et documentation, sous-comité SC 9, Présentation,
iden tifica tien et descrip tien des documents.
Cette deuxième édition annule et remplace la première édition
(ISO 999:1975). Elle met à jour,
explicite et illustre les méthodes
élémentaires de création d’index recommandées dans la précédente
version de 1975 intitulée Index d’une publication. Cette édition comporte
huit sections, au lieu de sept dans la première version, donne des
indications plus précises sur l’organisation des index et inclut de nombreux
exemples. De nouvelles sections sur le contrôle de qualité, le classement
des entrées dans les index et la présentation des index ont été ajoutées.
L’annexe A de la présente Norme internationale est donnée uniquement à
titre d’information.
ISO 999: 1996(F)
NORME INTERNATIONALE @ ISO
Information et documentation - Principes directeurs pour l’élaboration, la structure
et la présentation des index
1 Domaine d’application
La présente Norme internationale présente les principes directeurs pour l’élaboration, la
structure et la présentation des index.
La présente Norme internationale s’applique aux index de livres (y compris d’oeuvres de
fiction), de périodiques, de rapports, de brevets et de tout autre document écrit ou
imprimé, ainsi qu’aux index de «non-livres» tels que les documents électroniques, les
films, les enregistrements sonores, les enregistrements vidéo, les documents
iconographiques, les cartes et les objets à trois dimensions.
La présente Norme internationale présente les principes et les pratiques généraux de la
création d’index, et non pas les techniques précises qui varient selon le sujet du document
et selon les utilisateurs auxquels l’index est destiné. C’est pourquoi les exemples donnés,
ponctuation comprise, le sont à titre indicatif et non pas normatif.
La présente Norme internationale traite du choix, de la forme et de l’organisation des
points d’accès de différents niveaux utilisés dans les entrées d’index une fois que les
concepts représentant le contenu du document à indexer ont été déterminés. (Pour
l’analyse des documents et le choix des termes d’indexation, voir ISO 5963. Pour
l’élaboration d’un thésaurus monolingue pouvant aider au choix des termes d’indexation,
voir ISO 2788.)
Bien que la présente Norme internationale ne donne aucune recommandation sur
l’indexation automatique en tant que telle, elle s’applique à la préparation de tous les types
d’index, qu’ils soient produits manuellement ou par ordinateur, et qu’ils soient élaborés par
un indexeur ou par une équipe d’indexeurs. Elle ne traite ni de l’extraction automatique de
mots du texte pour générer des index, par exemple les index KWIC (Keyword in
Context), ni des systèmes particuliers d’indexation tels que PRECIS, l’indexation en arbre,
la réalisation d’index de citations ou les techniques d’indexation post-coordonnée, bien
que les recommandations qu’elle donne puissent s’appliquer à l’ensemble de ces systèmes.
Elle ne donne pas de recommandations pour l’élaboration de catalogues de bibliothèques
ou de musées.
2 Références normatives
Les normes suivantes contiennent des dispositions qui, par suite de la référence qui en est
faite, constituent des dispositions valables pour la présente Norme internationale. Au
moment de la publication, l’édition indiquée était en vigueur. Toute norme est sujette à
révision et les parties prenantes des accords fondés sur la présente Norme internationale
sont invitées à rechercher la possibilité d’appliquer l’édition la plus récente des normes
@ KO
ISO 999: 1996(F)
indiquées ci-après. Les membres de la CE1 et de 1’ISO possèdent le registre des Normes
internationales en vigueur à un moment donné.
-- Principes directeurs pour l’établissement et le
ISO 2788: 1986, Documentation
développement de thésaurus monolingues.
Documentation et information -- Vocabulaire -- Partie 1: Notions
BO 5 127-1: 1983,
fondamentales.
et information -- Vocabulaire -- Partie 4: Langages
ISO 5 127-6: 1983, Documentation
documentaires.
et documentation -- Vocabulaire -- Chapitre 3a).
ISO 5 127-3A: 198 1, Information
Acquisition, identtjication et analyse des documents et des données.
ISO 5963: 1985, Documentation -- Iliiéthodes pour l’analyse des documents, la
détermination de leur contenu et la sélection des termes d’indexation.
ISO 7 154: 1983, Documentation -- Principes de classement bibliographique.
3 Définitions
Pour les besoins de la présente Norme internationale, les définitions données dans
I’ISO 5 127-1,l’ISO 5 127-3A, I’ISO 5 127-6 et les définitions suivantes s’appliquent.
NOTE 1 - Les termes définis sont classés alphabétiquement dans les textes anglais
et français. Selon le texte, le terme équivalent anglais ou français a été placé entre
parenthèses pour faciliter la consultation simultanée.
31 . collection: Ensemble de documents au contenu desquels l’index fait référence (par
exemple, les documents traités par un service d’indexation, une banque de données
composée de résumés).
NOTE 2 - La collection et l’index peuvent tous deux être amenés à s’étendre
indéfiniment.
(Terme anglais: collection)
32 . document: Toute entité contenant de l’information, quel que soit le support
(électronique, microforme, imprimé et non imprimé).
(Terme anglais: document)
@ ISO ISO 999: 1996(F)
33 . entrée d’index: Unité distincte à l’intérieur d’un index. Elle est composée d’un
point d’accès, d’un qualificatif ou d’une note d’application si nécessaire, d’un ou
plusieurs points d’accès subordonnés si nécessaire, et soit d’indicateur(s) de
localisation, soit de renvoi(s), soit d’une combinaison des deux.
(Terme anglais: index entry)
34 0 fichier d’autorité: Liste ou fichier de points d’accès à utiliser dans un index (par
exemple, la forme des noms propres ou des mots-matières).
NOTE 3 - De telles listes préétablies sont notamment utilisées pour coordonner
l’indexation de collections.
(Terme anglais: authority file)
35 . index: Ensemble d’entrées permettant à l’utilisateur de localiser l’information dans
un document ou dans des documents particuliers à l’intérieur d’une collection; les
entrées sont classées alphabétiquement ou selon un autre ordre, mais permettent un
accès différent de celui du document ou de la collection indexé(e).
(Terme anglais: index)
36 . indicateur de localisation: Indication de l’emplacement dans le document ou de
l’élément à l’intérieur de la collection auquel le point d’accès ou le point d’accès
subordonné renvoie; elle est donnée à la suite du point d’accès ou du point d’accès
subordonné.
(Terme anglais: locator)
37 . note d’application: Explication ajoutée à un point d’accès ou à un point d’accès
subordonné afin de préciser le domaine couvert ou l’utilisation du point d’accès à
l’intérieur de l’index.
NOTE 4 - La note d’application ne fait pas partie du point d’accès.
(Terme anglais: scope note)
. point d’accès: Terme choisi pour représenter dans un index un élément ou une
notion contenu(e) dans un document.
NOTE 5 - Le point d’accès est utilisé seul ou peut être complété par des points
d’accès subordonnés.
(Terme anglais: index heading)
39 . point d’accès subordonné: Point d’accès associé à un autre point d’accès pour
indiquer qu’il lui est subordonné ou qu’il le modifie.
NOTE 6 - Un point d’accès subordonné peut avoir un ou plusieurs points d’accès
de niveau inférieur.
(Terme anglais: index subheading)
ISO 999: 1996(F) @ ISO
3.10 qualificatif: Terme précisant un point d’accès afin de le distinguer de ses
homographes à l’intérieur d’un même index; il est séparé du point d’accès par un
signe de ponctuation (de préférence des parenthèses).
NOTE 7 - Le qualificatif fait partie du point d’accès.
(Terme anglais: qualifier)
3.11 renvoi: Orientation d’un point d’accès vers un autre point d’accès.
(Terme anglais: cross-reference)
3.12 renvoi de type «voir»: Orientation d’un point d’accès ou d’un point d’accès
subordonné qui n’est pas suivi d’indicateurs de localisation, vers un ou plusieurs
autres points d’accès ou points d’accès subordonnés grâce auxquels on pourra
trouver l’information.
(Terme anglais: “sec” cross-reference)
Orientation d’un point d’accès ou d’un point
3.13 renvoi de type woir aussi»:
subordonné suivi par un ou plusieurs indicateurs de localisation, vers un ou
plusieurs point d’accès ou points d’accès subordonnés permettant de trouver de
l’information connexe.
(Terme anglais: “see also” cross-reference)
3.14 terme: Mot, expression ou symbole utilisé pour désigner un concept.
(Ter-m anglais: term)
4 Fonction d’un index
La fonction d’un index est d’offrir à l’utilisateur un moyen efficace pour rechercher
l’information. Il est donc recommandé à un indexeur
d’identifier et localiser l’information pertinente à l’intérieur des documents indexés;
a>
de distinguer l’information sur un sujet donné d’une simple mention de ce sujet;
b)
de sujets n’apportant aucune information
d’exclure les simples mentions
significative à l’utilisateur potentiel;
d’analyser les notions traité
...