IEC 82045-1:2001

NORME CEI
INTERNATIONALE IEC
82045-1
INTERNATIONAL
Première édition
STANDARD
First edition
2001-09
Gestion de documents –
Partie 1:
Principes et méthodes
Document management –
Part 1:
Principles and methods
Numéro de référence
Reference number
CEI/IEC 82045-1:2001
Numérotation des publications Publication numbering
Depuis le 1er janvier 1997, les publications de la CEI As from 1 January 1997 all IEC publications are
sont numérotées à partir de 60000. Ainsi, la CEI 34-1 issued with a designation in the 60000 series. For
devient la CEI 60034-1. example, IEC 34-1 is now referred to as IEC 60034-1.
Editions consolidées Consolidated editions
Les versions consolidées de certaines publications de la The IEC is now publishing consolidated versions of its
CEI incorporant les amendements sont disponibles. Par publications. For example, edition numbers 1.0, 1.1
exemple, les numéros d’édition 1.0, 1.1 et 1.2 indiquent and 1.2 refer, respectively, to the base publication,
respectivement la publication de base, la publication de the base publication incorporating amendment 1 and
base incorporant l’amendement 1, et la publication de the base publication incorporating amendments 1
base incorporant les amendements 1 et 2. and 2.
Informations supplémentaires Further information on IEC publications
sur les publications de la CEI
Le contenu technique des publications de la CEI est The technical content of IEC publications is kept
constamment revu par la CEI afin qu'il reflète l'état under constant review by the IEC, thus ensuring that
actuel de la technique. Des renseignements relatifs à the content reflects current technology. Information
cette publication, y compris sa validité, sont dispo- relating to this publication, including its validity, is
nibles dans le Catalogue des publications de la CEI available in the IEC Catalogue of publications
(voir ci-dessous) en plus des nouvelles éditions, (see below) in addition to new editions, amendments
amendements et corrigenda. Des informations sur les and corrigenda. Information on the subjects under
sujets à l’étude et l’avancement des travaux entrepris consideration and work in progress undertaken by the
par le comité d’études qui a élaboré cette publication, technical committee which has prepared this
ainsi que la liste des publications parues, sont publication, as well as the list of publications issued,
également disponibles par l’intermédiaire de: is also available from the following:
• Site web de la CEI (www.iec.ch) • IEC Web Site (www.iec.ch)
• Catalogue des publications de la CEI • Catalogue of IEC publications
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(www.iec.ch/catlg-f.htm) vous permet de faire des (www.iec.ch/catlg-e.htm) enables you to search
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comprenant des recherches textuelles, par comité technical committees and date of publication. On-
d’études ou date de publication. Des informations line information is also available on recently
en ligne sont également disponibles sur les issued publications, withdrawn and replaced
nouvelles publications, les publications rempla- publications, as well as corrigenda.
cées ou retirées, ainsi que sur les corrigenda.
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• IEC Just Published
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.
NORME CEI
INTERNATIONALE IEC
82045-1
INTERNATIONAL
Première édition
STANDARD
First edition
2001-09
Gestion de documents –
Partie 1:
Principes et méthodes
Document management –
Part 1:
Principles and methods
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– 2 – 82045-1  CEI:2001
SOMMAIRE
AVANT-PROPOS . 4
INTRODUCTION .8
1 Domaine d’application. 12
2 Références normatives . 12
3 Définitions. 14
3.1 Généralités . 14
3.2 Termes relatifs aux documents . 16
3.3 Termes relatifs aux produits. 18
3.4 Termes relatifs au flux de travail . 18
4 Principes de gestion des documents . 20
4.1 Généralités . 20
4.2 Processus supportés par les métadonnées . 20
4.3 Concepts de documents. 20
4.4 Documents liés. . 26
4.5 Création de version de documents . 26
5 Métadonnées pour documents en relation avec leur environnement. 32
5.1 Généralités . 32
5.2 Métadonnées associées avec les objets considérés. 34
6 Métadonnées associées aux activités au cours du cycle de vie du document. 34
6.1 Généralités . 34
6.2 Phase d'initialisation . 38
6.3 Phase de préparation. 42
6.4 Phase de création. 42
6.5 Phase d'utilisation. 46
6.6 Phase de révision . 48
6.7 Phase d'archivage . 50
6.8 Phase de destruction . 52
7 Exigences de conformité. 54
Annexe A (informative) Environnement d’un système de gestion d'un document . 56
Annexe B (informative) Liste des abréviations utilisées . 64
Bibliographie . 34
Figure 1 – Document avec des métadonnées associées. 22
Figure 2 – Concept de document composé. 24
Figure 3 – Concept d’agrégation de document…………………………………………13
Figure 4 – Concept de l’assortiment de documents. 26
Figure 5 – Versions séquentiellement en vigueur contre versions simultanément en
vigueur d'un document . 30
Figure A.1 – Environnement de systèmes de gestion de documents. 56

82045-1  IEC:2001 – 3 –
CONTENTS
FOREWORD . 5
INTRODUCTION .9
1 Scope . 13
2 Normative references. 13
3 Definitions. 15
3.1 General. 15
3.2 Document related issues. 17
3.3 Product related issues . 19
3.4 Workflow related issues . 19
4 Principles of document management. 21
4.1 General. 21
4.2 Processes supported by metadata . 21
4.3 Document concepts . 21
4.4 Linked documents. 27
4.5 Document versions . 27
5 Metadata for documents with relation to their environment. 33
5.1 General. 33
5.2 Metadata associated with the considered object(s) . 35
6 Metadata associated with activities within the life cycle of a document. 35
6.1 General. 35
6.2 Initiation phase . 39
6.3 Preparation phase . 43
6.4 Establishment phase. 43
6.5 Using phase. 47
6.6 Revision phase . 49
6.7 Archiving phase . 51
6.8 Deletion phase. 53
7 Conformance requirements . 55
Annex A (informative) Environment of a document management system . 57
Annex B (informative) List of used abbreviations . 65
Bibliography . 67
Figure 1 – Document with associated metadata. 23
Figure 2 – Concept of the compound document. 25
Figure 3 – Concept of the document aggregation . 25
Figure 4 – Concept of the document set . 27
Figure 5 – Sequentially effective versus concurrently effective document versions . 31
Figure 6 – Maturity concept . 33
Figure 7 – Activities along the life cycle of a document. 37
Figure A.1 – Environment of document management systems . 57

– 4 – 82045-1  CEI:2001
COMMISSION ÉLECTROTECHNIQUE INTERNATIONALE
___________
GESTION DE DOCUMENTS –
Partie 1: Principes et méthodes
AVANT-PROPOS
1) La CEI (Commission Électrotechnique Internationale) est une organisation mondiale de normalisation
composée de l'ensemble des comités électrotechniques nationaux (Comités nationaux de la CEI). La CEI a
pour objet de favoriser la coopération internationale pour toutes les questions de normalisation dans les
domaines de l'électricité et de l'électronique. A cet effet, la CEI, entre autres activités, publie des Normes
internationales. Leur élaboration est confiée à des comités d'études, aux travaux desquels tout Comité national
intéressé par le sujet traité peut participer. Les organisations internationales, gouvernementales et non
gouvernementales, en liaison avec la CEI, participent également aux travaux. La CEI collabore étroitement
avec l'Organisation Internationale de Normalisation (ISO), selon des conditions fixées par accord entre les
deux organisations.
2) Les décisions ou accords officiels de la CEI concernant les questions techniques représentent, dans la mesure
du possible, un accord international sur les sujets étudiés, étant donné que les Comités nationaux intéressés
sont représentés dans chaque comité d’études.
3) Les documents produits se présentent sous la forme de recommandations internationales. Ils sont publiés
comme normes, spécifications techniques, rapports techniques ou guides et agréés comme tels par les
Comités nationaux.
4) Dans le but d'encourager l'unification internationale, les Comités nationaux de la CEI s'engagent à appliquer de
façon transparente, dans toute la mesure possible, les Normes internationales de la CEI dans leurs normes
nationales et régionales. Toute divergence entre la norme de la CEI et la norme nationale ou régionale
correspondante doit être indiquée en termes clairs dans cette dernière.
5) La CEI n’a fixé aucune procédure concernant le marquage comme indication d’approbation et sa responsabilité
n’est pas engagée quand un matériel est déclaré conforme à l’une de ses normes.
6) L’attention est attirée sur le fait que certains des éléments de la présente Norme internationale peuvent faire
l’objet de droits de propriété intellectuelle ou de droits analogues. La CEI ne saurait être tenue pour
responsable de ne pas avoir identifié de tels droits de propriété et de ne pas avoir signalé leur existence
La Norme internationale CEI 82045-1 a été préparée par le sous-comité 3B: Documentation,
du comité d'études 3 de la CEI: Structures d'information, documentation et symboles
graphiques, en coopération avec le sous-comité de l'ISO SC 1: Conventions de base, et SC 8:
Documentation de construction, du comité technique 10 de l’ISO: Documentation technique
de produits.
Le texte de cette norme est issu des documents suivants:
FDIS Rapport de vote
3B/327/FDIS 3B/343/RVD
Le rapport de vote indiqué dans le tableau ci-dessus donne toute information sur le vote ayant
abouti à l'approbation de cette norme.
Les annexes A et B sont données uniquement à titre d’information.
Afin de regrouper toutes les exigences relatives aux métadonnées dans des documents inclus
dans une même série numérique, le comité technique 10 de l’ISO, et le sous-comité 3B du
comité d’études 3 de la CEI se sont entendus pour que l’ensemble des parties de cette Norme
internationale soient publiées au sein de la série 82045.

82045-1  IEC:2001 – 5 –
INTERNATIONAL ELECTROTECHNICAL COMMISSION
___________
DOCUMENT MANAGEMENT –
Part 1: Principles and methods
FOREWORD
1) The IEC (International Electrotechnical Commission) is a worldwide organization for standardization comprising
all national electrotechnical committees (IEC National Committees). The object of the IEC is to promote
international co-operation on all questions concerning standardization in the electrical and electronic fields. To
this end and in addition to other activities, the IEC publishes International Standards. Their preparation is
entrusted to technical committees; any IEC National Committee interested in the subject dealt with may
participate in this preparatory work. International, governmental and non-governmental organizations liaising
with the IEC also participate in this preparation. The IEC collaborates closely with the International
Organization for Standardization (ISO) in accordance with conditions determined by agreement between the
two organizations.
2) The formal decisions or agreements of the IEC on technical matters express, as nearly as possible, an
international consensus of opinion on the relevant subjects since each technical committee has representation
from all interested National Committees.
3) The documents produced have the form of recommendations for international use and are published in the form
of standards, technical specifications, technical reports or guides and they are accepted by the National
Committees in that sense.
4) In order to promote international unification, IEC National Committees undertake to apply IEC International
Standards transparently to the maximum extent possible in their national and regional standards. Any
divergence between the IEC Standard and the corresponding national or regional standard shall be clearly
indicated in the latter.
5) The IEC provides no marking procedure to indicate its approval and cannot be rendered responsible for any
equipment declared to be in conformity with one of its standards.
6) Attention is drawn to the possibility that some of the elements of this International Standard may be the subject
of patent rights. The IEC shall not be held responsible for identifying any or all such patent rights.
International Standard IEC 82045-1 has been prepared by subcommittee 3B: Documentation,
of IEC technical committee 3: Information structures, documentation and graphical symbols, in
co-operation with ISO subcommittees SC 1: Basic conventions, SC 8: Construction
documentation, of ISO technical committee 10: Technical product documentation.
The text of this standard is based on the following documents:
FDIS Report on voting
3B/327/FDIS 3B/343/RVD
Full information on the voting for the approval of this part of this standard can be found in the
reports on voting indicated in the above table.
Annexes A and B are for information only.
In order to collect all requirements concerning the metadata on documents within one
numerical series, ISO technical committee 10 and subcommittee 3B of IEC technical
committee 3 agreed to publish all parts of this International Standard within the 82045 series.

– 6 – 82045-1  CEI:2001
La Norme internationale 82045 comporte les parties suivantes sous le titre général Gestion
de documents:
Partie 1: 2001 Principes et méthodes (publiée par la CEI)
Partie 2 Collection de référence de métadonnées et modèles de référence
(publiée par la CEI)
Des parties complémentaires particularisées aux prescriptions des champs d’application
individuels sont à l'étude et pourraient être préparées soit par l'ISO soit par la CEI.
Cette publication a été préparée conformément aux Directives ISO/CEI, Partie 3.
Le comité a décidé que le contenu de cette publication ne sera pas modifié avant 2006.
A cette date, la publication sera
reconduite;
supprimée;
remplacée par une édition révisée, ou
amendée.
———————
A publier.
82045-1  IEC:2001 – 7 –
International Standard 82045 consists of the following parts under the general title Document
Management:
Part 1: 2001 Principles and methods (published by IEC)
Part 2 Reference collection of metadata and reference models (published by IEC)
Further parts specific to individual application field requirements are under consideration and
should be prepared either by ISO or by IEC.
This publication has been drafted in accordance with the ISO/IEC Directives, Part 3.
The committee has decided that the contents of this publication will remain unchanged until
2006. At this date, the publication will be
• reconfirmed;
• withdrawn;
• replaced by a revised edition, or
• amended.
———————
In preparation
– 8 – 82045-1  CEI:2001
INTRODUCTION
Au cours des dernières décades, l’industrie a connu une transition profonde dans les
domaines de la création et de l’échange d’informations où l’on est passé de techniques
manuelles aux techniques assistées par ordinateurs. Cependant, les techniques manuelles et
les normes de gestion de la documentation n’ont pas connu d’évolution équivalente. La
situation fait que les méthodes manuelles, et la documentation de qualité qui va avec, pour la
coopération et la coordination dans la conception – un système de traitement de l’assurance
qualité répandu dans l’industrie – sont en train d’être remplacées par des procédures
spécifiques aux projets et aux firmes. Avec comme conséquence que, bien que chaque acteur
individuel fasse tout son possible pour assurer la qualité de ses propres produits et services,
le processus peut ne pas aboutir à une qualité globale du produit et du processus.
L’information, les interfaces et la mise en réseau deviennent des facteurs clés pour l’industrie.
D’un autre côté, les technologies electroniques de gestion des documents sont bien adaptées
à la manipulation d’un grand nombre de documents dans les domaines de l’ingénierie, de la
fabrication, de la mise en œuvre et dans les processus de maintenance, avec les méta-
données associées. Les réductions de coûts et les améliorations de qualité constituent des
stimulants directs.
Les bénéfices potentiels incluent
– une recherche efficace et l'extraction de documents spécifiques;
– une répercussion des changements rapide et directe;
– des procédures automatiques pour les flux de travail;
– la fourniture de collections de documents relatives à l'information associée;
– une charge administrative réduite grâce à l’intégration de la production et de la gestion de
documents;
– une recherche du savoir-faire issu de projets précédents et des ressources communes de
l’industrie;
– un soutien à l’échange et au partage des données;
– un soutien à l’ingénierie concertée.
Puisque la gestion des documents est par nature un instrument d’échange d’informations, le
besoin de normalisation est évident.
Le comité technique 10 de l’ISO et le sous-comité 3B de la CEI ont identifié les métadonnées
pour les documents techniques comme constituant un champ d’action dans lequel toutes les
disciplines industrielles tireront un bénéfice immédiat de la normalisation et où il n’existe pas
de normes consultables.
Le Bureau de la Gestion Technique de l’ISO et le Comité d’Action de la CEI ont décidé qu’une
de ces organisations doit assumer la responsabilité de chaque partie de cette série. Les
comités d’études impliqués ont accepté de ne pas modifier de partie de la Norme
internationale 82045 sans accord mutuel.
Cette norme définit le concept de document qui recouvre non seulement les documents
traditionnels sur support papier mais aussi, plus généralement, l’information stockée sur
ordinateur qui est identifiée, structurée, traitée, contrôlée et échangée/communiquée en tant
qu’unité (conteneur fermé d’information). Elle traite d'ensembles fixes d'informations avec les
métadonnées associées et des présentations multiples de ces ensembles d'informations.

82045-1  IEC:2001 – 9 –
INTRODUCTION
During the last decades, industry has undergone a thorough transition from manual practice
to computer support for the creation and exchange of information. However, the manual
practices and standards for handling documentation have not undergone a corresponding
process. The situation is that the well-documented manual methods for design co-operation
and co-ordination – a system for process quality assurance common to the industry – is being
replaced by procedures specific to projects and companies. The result is that, although every
single actor strives to assure the quality of his own products and services, the process may
fail in achieving overall product and process quality. The information, interfaces and
networking become industry key factors.
On the other hand, electronic document management technologies are well-suited to handle
large amounts of documents occurring in engineering, manufacturing, operation and
maintenance processes, together with the connected metadata. Cost reductions and quality
improvements are immediate incentives.
The potential benefits include
– efficient search and retrieval of specific documents;
– quick and direct propagation of changes;
– automatic workflow procedures;
– providing document collections about related information;
– reduced administration through integration of document production and management;
– retrieval of knowledge from previous projects and common industry sources;
– supporting the exchange and sharing of data;
– supporting collaborative engineering.
As document management by nature is an instrument for the exchange of information, the
need for standardisation is evident.
ISO TC 10 and IEC SC 3B have identified metadata for technical documents as being a field
where all industry disciplines immediately will benefit from standardisation, and where no
standards are available.
The Technical Management Board of ISO and the Committee of Action of IEC have decided
that, for each part of this series, one organization shall be responsible. The technical
committees involved have agreed not to change any part of International Standard 82045
without mutual agreement.
This standard defines the document concept covering not only traditional paper-based
documents, but also, more generally, computer-based information that is identified,
structured, processed, controlled and interchanged/communicated as a unit (a closed
container of information). It deals with fixed sets of information with associated metadata and
with multiple presentations of these sets of information.

– 10 – 82045-1  CEI:2001
Elle introduit le concept de maturité dans les systèmes de gestion de documents lequel
concept autorise une approche par objectif vis-à-vis de l’ingénierie concertée. Cette norme
couvre également les systèmes de gestion de documents soutenant l’ingénierie séquentielle.
Les données de gestion sont des données sur le contenu d’un document, nécessaires à leur
gestion au sein d’un système électronique de gestion de documents (en abrégé EDMS) ou
d’un système de gestion des données de produits (en abrégé PDMS) ou de tout autre
système approprié.
82045-1  IEC:2001 – 11 –
It introduces the concept of maturity in document management systems, allowing a purpose-
driven approach for concurrent and collaborative engineering. This standard covers also the
document management systems using sequential engineering.
Management data are data about the content of a document, necessary to manage it in an
Electronic Document Management System (EDMS) or Product Data Management System
(PDMS) or any other relevant system.

– 12 – 82045-1  CEI:2001
GESTION DE DOCUMENTS –
Partie 1: Principes et méthodes
1 Domaine d’application
La présente partie de la Norme internationale 82045 spécifie des principes et des méthodes
pour définir des métadonnées de gestion des documents techniques et commerciaux associés
sur l’ensemble de leur cycle de vie. Ce cycle qui couvre généralement une plage s’étendant
de l’idée conceptuelle d’un document jusqu’à sa destruction. Les principes et les méthodes
mis en œuvre sont ceux de base pour tous les systèmes de gestion des documents.
Cette partie est prévue pour être une norme générale de base dans tous les domaines
d’application et sert de cadre applicable à la partie 2.
La Norme internationale 82045 est essentiellement prévue pour constituer une ressource
dans l’emploi des systèmes informatisés tels que les systèmes electroniques de gestion des
documents (EDMS) ou les systèmes de gestion des données de produits (PDMS) pour la
gestion, le repérage, le stockage et la sélection et l’archivage des documents et également
comme une base pour l’échange des documents.
NOTE La partie 2 de la Norme internationale 82045 fournit la collection de types d’éléments de données associés
à un modèle d’information de référence, qui peut être utilisé en conjonction avec la présentation de métadonnées
sur des documents.
2 Références normatives
Les documents normatifs suivants contiennent des dispositions qui, par suite de la référence
qui y est faite, constituent des dispositions valables pour la présente Norme internationale.
Pour les références datées, les amendements ultérieurs ou les révisions de ces publications
ne s’appliquent pas. Toutefois, les parties prenantes aux accords fondés sur la présente
Norme internationale sont invitées à rechercher la possibilité d'appliquer les éditions les plus
récentes des documents normatifs indiqués ci-après. Pour les références non datées, la
dernière édition du document normatif en référence s’applique. Les membres de la CEI et de
l'ISO possèdent le registre des Normes internationales en vigueur.
CEI 61346-1:1996, Systèmes industriels, installations et appareils, et produits industriels –
Principes de structuration et désignations de référence – Partie 1: Règles de base
CEI 61355:1997, Classification et désignation des documents pour installations industrielles,
systèmes et matériels
CEI 62023:2000, Structuration des informations et de la documentation techniques
CEI/ISO 2382-1:1993, Technologies de l'information – Vocabulaire – Partie 1: Termes
fondamentaux
ISO/CEI 8613-1:1994, Technologies de l'information – Architecture des documents ouverts
(ODA) et format d'échange: Introduction et principes généraux
ISO 9000:2000, Système de management de la qualité – Principes essentiels et vocabulaire

82045-1  IEC:2001 – 13 –
DOCUMENT MANAGEMENT –
Part 1: Principles and methods
1 Scope
This part of International Standard 82045 specifies principles and methods to define metadata
for the management of documents associated with objects throughout their life cycle; This
cycle generally covers a range from the conceptual idea of a document to its deletion. The
established principles and methods are basic for all document management systems.
This part is intended as a general basic standard in all application fields and provides the
framework applicable for part 2.
International Standard 82045 is primarily intended as a resource for the use in computerised
systems such as Electronic Document Management Systems (EDMS) or Product Data
Management Systems (PDMS) for the management, retrieval, storage and selection and
archiving of documents, and as a basis for the exchange of documents.
NOTE – Part 2 of International Standard 82045 provides the collection of data element types associated with an
information reference model, which may be used in conjunction with the presentation of metadata on documents.
2 Normative references
The following normative documents contain provisions which, through reference in this text,
constitute provisions of this International Standard. For dated references, subsequent
amendments to, or revisions of, any of these publications do not apply. However, parties to
agreements based on this International Standard are encouraged to investigate the possibility
of applying the most recent editions of the normative documents indicated below. For undated
references, the latest edition of the normative document referred to applies. Members of ISO
and IEC maintain registers of currently valid International Standards.
IEC 61346-1:1996, Industrial systems, installations and equipment and industrial products –
Structuring principles and reference designations – Part 1: Basic rules
IEC 61355:1997, Classification and designation of documents for plants, systems and
equipment
IEC 62023:2000, Structuring of technical information and documentation
ISO/IEC 2382-1:1993, Information technology – Vocabulary – Part 1: Fundamental terms
ISO/IEC 8613-1:1994, Information technology – Office Document Architecture (ODA) and
interchange format: Introduction and general principles
ISO 9000:2000, Quality management systems – Fundamentals and vocabulary

– 14 – 82045-1  CEI:2001
ISO 10007:1995, Management de la qualité – Lignes directrices pour la gestion de
configuration
ISO 15226:1999, Documentation technique de produits – Modèles de cycle de vie et affecta-
tion de documents
ISO 16016:2000, Documentation technique de produits – Symboles et clauses de protection
utilisés pour les documents et produits dont l'usage est réservé
3 Définitions
Pour les besoins de cette partie de la Norme internationale 82045, les termes et définitions
suivants s’appliquent.
3.1 Généralités
3.1.1
objet
entité traitée dans le processus de projet, d’ingénierie, de réalisation, de maintenance et de
destruction
NOTE 1 L’entité peut faire référence à un objet physique ou non, ou à un ensemble d’informations qui lui sont
associées.
NOTE 2 En fonction de son utilité, un objet peut être considéré de différentes façons appelées « aspects ».
[CEI 61346-1, modifiée]
3.1.2
aspects
procédé spécifique de sélection de l'information ou description d'un système ou d'un objet
d'un système
NOTE De tels procédés peuvent consister en
– ce que le système ou l'objet est en train de faire (point de vue de la fonction);
– comment le système ou l'objet est constitué (point de vue du produit);
– où le système ou l'objet est situé (point de vue de l'emplacement).
[CEI 61346-1]
3.1.3
support de données
matériau sur lequel les données peuvent être enregistrées et d'où on peut les extraire
[CEI 61355, 3.1]
3.1.4
données
présentation de l'information qui est réinterprétable sous un aspect formalisé adapté à la
communication, à l'interprétation ou au traitement
NOTE Les données peuvent être traitées par des moyens humains ou automatiques.
[ISO/CEI 2382-1:1993]
3.1.5
base de données
collection de données organisée selon une structure conceptuelle qui décrit les
caractéristiques de ces données et les relations entre leurs entités correspondantes, pour
supporter un ou plusieurs domaines d'application

82045-1  IEC:2001 – 15 –
ISO 10007:1995, Quality management – Guidelines for configuration management
ISO 15226:1999, Technical product documentation – Life cycle model and allocation of
documents
ISO 16016:2000, Technical product documentation – Protection notices for restricting the use
of documents and products
3 Definitions
For the purpose of this part of International Standard 82045, the following terms and
definitions apply.
3.1 General
3.1.1
object
entity treated in the process of design, engineering, realisation, operation, maintenance and
demolition
NOTE 1 The entity may refer to something, which is either physical or non-physical or to a set of information
associated with it.
NOTE 2 Depending on its purpose, an object may be viewed in different ways called “aspects”.
[IEC 61346-1, modified]
3.1.2
aspect
specific way of selecting information on, or describing, a system or an object of a system
NOTE Such ways may be
– what the system or object is doing (function viewpoint);
– how the system or object is constructed (product viewpoint);
– where the system or object is located (location viewpoint).
[IEC 61346-1]
3.1.3
data medium
material on which data can be recorded and from which they can be retrieved
[IEC 61355, 3.1]
3.1.4
data
reinterpretable presentation of information in a formalised manner suitable for communication,
interpretation or processing
NOTE Data can be processed by human or by automatic means.
[ISO/IEC 2382-1:1993]
3.1.5
database
collection of data organized according to a conceptual structure describing the characteristics
of these data and the relationships among their corresponding entities, supporting one or
more application areas
– 16 – 82045-1  CEI:2001
3.1.6
modèle d’information; schéma conceptuel
spécification de structures d’information indépendantes de la réalisation
3.1.7
système électronique de gestion de documents (abr. SEGD)
application installée sur ordinateur qui traite de la gestion des documents tout au long du
cycle de vie de ces documents
3.2 Termes relatifs aux documents
3.2.1
métadonnées pour la gestion des documents
données pour la description des documents et leur gestion
3.2.2
contenu
sujet d'information d'un document
3.2.3
document
quantité structurée et fixe d’informations qui peut être gérée et interchangée en tant qu’unité
entre les utilisateurs et les systèmes
[ISO/CEI 8613-1, modifiée]
NOTE Cette unité peut ne pas être nécessairement perceptible à l'homme. L'information est habituellement
stockée sur un support de données.
3.2.4
documentation
ensemble de documents sur un sujet donné
NOTE Ce terme peut couvrir des documents techniques, commerciaux et/ou autres.
[CEI 62023]
3.2.5
partie de document
partie d’un document ayant une fonction propre
[CEI 62023]
3.2.6
agrégation d’un document
document contenant des documents identifiés séparément (parties) qui sont logiquement
dépendants mais qui peuvent être gérés physiquement de façon indépendante
NOTE Une agrégation de document a ses propres métadonnées.
3.2.7
document composé
document constitué de plusieurs fichiers insérés dans un fichier structuré particulier
3.2.8
ensemble de documents
collection de documents gérée comme une unité pour un but spécifique
NOTE Les métadonnées de l'ensemble de documents décrivent de quels documents l'ensemble est constitué.
L'ensemble a ses propres métadonnées, mais non son propre contenu.

82045-1  IEC:2001 – 17 –
3.1.6
information model; conceptual schema
implementation-independent specification of information structures
3.1.7
electronic document management system (abbr. EDMS)
computer-based application dealing with the management of documents throughout the
document life cycle
3.2 Document related issues
3.2.1
metadata for documents
data for the description of documents and their management
3.2.2
content
subject information of a document
3.2.3
document
fixed and structured amount of information that can be managed and interchanged as a unit
between users and systems
[ISO/IEC 8613-1, modified]
NOTE This unit may not necessarily be human perceptible. Information is usually stored on a data medium.
3.2.4
documentation
collection of documents related to a given subject
NOTE This may include technical, commercial and/or other documents.
[IEC 62023]
3.2.5
document part
part of a document having a function of its own
[IEC 62023]
3.2.6
aggregated document
document containing separately identified documents (parts) that are logically dependent but
can be physically independently managed
NOTE An aggregated document has its own metadata.
3.2.7
compound document
document consisting of several embedded files in a specified file structure
3.2.8
document set
collection of documents that are managed together as a unit for a specific purpose
NOTE The metadata of the document set describes which documents it consists of. The set has its own metadata,
but not its own content.
– 18 – 82045-1  CEI:2001
3.2.9
cycle de vie d’un document
période qui s’étend de l’idée conceptuelle jusqu’à la destruction logique et physique d’un
document
3.2.10
version d’un document
état identifié d’un document au cours de son cycle de vie, enregistré de telle manière que l’on
puisse l'extraire en tant qu’enregistrement ou pour des objectifs de distribution
3.2.11
révision d’un document
version d’un document approuvée formellement
3.3 Termes relatifs aux produits
3.3.1
produit
résultat espéré ou obtenu d’un travail ou d’un processus naturel ou artificiel
NOTE 1 Un produit a d’habitude un numéro de partie, un numéro d’ordre, une désignation de type et/ou un nom.
NOTE 2 Un système technique, un matériel, ou des services peuvent être considérés comme des produits.
[CEI 61346-1]
3.3.2
cycle de vie d’un produit
période s’étendant de l’idée conceptuelle jusqu’à l’ultime retrait d’un produit
[ISO 15226, modifiée]
3.4 Termes relatifs au flux de travail
3.4.1
niveau de maturité
degré d’état de l’information mesuré dans un but précis en considération de l’objectif final qui
est indiqué dans les documents
3.4.2
entrée en vigueur
identification de l'utilisation valide de la version d'un document suivi d'une date ou d'un
événement
3.4.3
approbation
confirmation par une autorité que quelque chose est conforme à des exigences, précédem-
ment définies
3.4.4
autorisation de publier
activité formelle d’une autorité qui promulgue la mise en vigueur du document pour un objectif
déclaré dans le cycle de développement
3.4.5
configuration
arrangement des éléments d’un système
[ISO 9000:2000]
82045-1  IEC:2001 – 19 –
3.2.9
document life cycle
period from the conceptual idea to the logical and physical deletion of a document
3.2.10
document version
identified state of a document in its life cycle, recorded so that it can be retrieved as a record
or for distribution purposes
3.2.11
document revision
formally approved document version
3.3 Product related issues
3.3.1
product
intended or accomplished result of labour, or of a natural or artificial process
NOTE 1 A product usually has a part number, order number, type designation, and/or a name.
NOTE 2 A technical system, plant, or services can be considered as a product.
[IEC 61346-1]
3.3.2
product life cycle
period from the conceptual idea to the ultimate disposal of a product
[ISO 15226, modified]
3.4 Workflow related issues
3.4.1
maturity level
purpose-oriented degree of completeness of information with regard to the intended final
object which is reflected in documents
3.4.2
effectivity
identification of the vali
...