ISO 23081-1:2006

INTERNATIONAL ISO
STANDARD 23081-1
First edition
2006-01-15
Information and documentation —
Records management processes —
Metadata for records —
Part 1:
Principles
Information et documentation — Processus de gestion des
enregistrements — Métadonnées pour les enregistrements —
Partie 1: Principes
Reference number
©
ISO 2006
PDF disclaimer
This PDF file may contain embedded typefaces. In accordance with Adobe's licensing policy, this file may be printed or viewed but
shall not be edited unless the typefaces which are embedded are licensed to and installed on the computer performing the editing. In
downloading this file, parties accept therein the responsibility of not infringing Adobe's licensing policy. The ISO Central Secretariat
accepts no liability in this area.
Adobe is a trademark of Adobe Systems Incorporated.
Details of the software products used to create this PDF file can be found in the General Info relative to the file; the PDF-creation
parameters were optimized for printing. Every care has been taken to ensure that the file is suitable for use by ISO member bodies. In
the unlikely event that a problem relating to it is found, please inform the Central Secretariat at the address given below.

©  ISO 2006
All rights reserved. Unless otherwise specified, no part of this publication may be reproduced or utilized in any form or by any means,
electronic or mechanical, including photocopying and microfilm, without permission in writing from either ISO at the address below or
ISO's member body in the country of the requester.
ISO copyright office
Case postale 56 • CH-1211 Geneva 20
Tel. + 41 22 749 01 11
Fax + 41 22 749 09 47
E-mail copyright@iso.org
Web www.iso.org
Published in Switzerland
ii © ISO 2006 – All rights reserved

Contents Page
Foreword. iv
Introduction . v
1 Scope. 1
2 Normative references. 1
3 Terms and definitions. 1
4 Records management metadata . 2
5 Perspectives and purpose of records management metadata . 2
5.1 Purpose and benefits of records management metadata . 2
5.2 Records management metadata that should be applied in an organization. 3
6 Roles and responsibilities . 4
7 Records management metadata in relation to other metadata areas . 5
7.1 General. 5
7.2 Metadata for e-business. 5
7.3 Metadata for preservation. 5
7.4 Metadata for resource description. 5
7.5 Metadata for resource discovery . 6
7.6 Metadata for rights management . 6
8 Management of metadata. 6
8.1 General. 6
8.2 Levels of application of metadata . 6
8.3 Points throughout the existence of records when metadata should be created and applied. 7
8.4 Processes of metadata management . 7
8.5 Metadata structures. 9
8.6 Role of systems . 10
9 Types of metadata required to support ISO 15489-1 . 10
9.1 Introduction to metadata types . 10
9.2 Metadata about records . 12
9.3 Metadata about the business rules, policies and mandates. 15
9.4 Agent metadata . 16
9.5 Business process metadata. 16
9.6 Metadata about records management processes . 18

Foreword
ISO (the International Organization for Standardization) is a worldwide federation of national standards bodies
(ISO member bodies). The work of preparing International Standards is normally carried out through ISO
technical committees. Each member body interested in a subject for which a technical committee has been
established has the right to be represented on that committee. International organizations, governmental and
non-governmental, in liaison with ISO, also take part in the work. ISO collaborates closely with the
International Electrotechnical Commission (IEC) on all matters of electrotechnical standardization.
International Standards are drafted in accordance with the rules given in the ISO/IEC Directives, Part 2.
The main task of technical committees is to prepare International Standards. Draft International Standards
adopted by the technical committees are circulated to the member bodies for voting. Publication as an
International Standard requires approval by at least 75 % of the member bodies casting a vote.
Attention is drawn to the possibility that some of the elements of this document may be the subject of patent
rights. ISO shall not be held responsible for identifying any or all such patent rights.
ISO 23081-1 was prepared by Technical Committee ISO/TC 46, Information and documentation,
Subcommittee SC 11, Archives/records management.
This first edition cancels and replaces Technical Specification ISO/TS 23081-1:2004, which has been updated
and technically revised.
ISO 23081 consists of the following parts, under the general title Information and documentation — Records
management processes — Metadata for records:
⎯ Part 1: Principles
iv © ISO 2006 – All rights reserved

Introduction
ISO 23081 sets a framework for creating, managing and using records management metadata and explains
the principles that govern them.
This International Standard is a guide to understanding, implementing and using metadata within the
framework of ISO 15489. It addresses the relevance of records management metadata in business processes
1)
and the different roles and types of metadata that support business and records management processes . It
also sets a framework for managing those metadata.
It does not define a mandatory set of records management metadata to be implemented, since these
metadata will differ in detail according to organizational or specific requirements for jurisdiction. However, it
assesses the main existing metadata sets in line with the requirements of ISO 15489.
This part of ISO 23081 sets a framework for creating, managing and using records management metadata
and explains the principles that govern them.
The proposed Parts 2 and 3 will be more explanatory and provide practical guidance on implementation
issues and how to assess records management metadata sets against the principles in this part of ISO 23081.
These future parts will be Technical Reports that should be considered as more time-bound documents that
will need regular updates.
1) In this part of ISO 23081, business and business activity are used as broad terms, not restricted to commercial activity,
but including public administration, non-profit and other activities.
INTERNATIONAL STANDARD ISO 23081-1:2006(E)

Information and documentation — Records management
processes — Metadata for records —
Part 1:
Principles
1 Scope
This part of ISO 23081 covers the principles that underpin and govern records management metadata. These
principles apply through time to:
⎯ records and their metadata;
⎯ all processes that affect them;
⎯ any system in which they reside;
⎯ any organization that is responsible for their management.
2 Normative references
The following referenced documents are indispensable for the application of this document. For dated
references, only the edition cited applies. For undated references, the latest edition of the referenced
document (including any amendments) applies.
ISO 15489-1:2001, Information and documentation — Records management — Part 1: General
3 Terms and definitions
For the purposes of this document, the terms and definitions given in ISO 15489-1 and the following apply.
3.1
agent
individual, workgroup or organization responsible for or involved in record creation, capture and/or records
management processes
3.2
encoding scheme
controlled list of all the acceptable values in natural language and/or as a syntax-encoded text string designed
for machine processing
3.3
schema
logical plan showing the relationships between metadata elements, normally through establishing rules for the
use and management of metadata specifically as regards the semantics, the syntax and the optionality
(obligation level) of values
4 Records management metadata
Metadata management is an inextricable part of records management, serving a variety of functions and
purposes. In a records management context, metadata are defined as data describing the context, content
and structure of records and their management through time (ISO 15489-1:2001, 3.12). As such, metadata
are structured or semi-structured information that enables the creation, registration, classification, access,
preservation and disposition of records through time and within and across domains. Each of these domains
represents an area of intellectual discourse and of social and/or organizational activity with a distinctive or
limited group of people who share certain values and knowledge. Records management metadata can be
used to identify, authenticate and contextualize records and the people, processes and systems that create,
manage, maintain and use them and the policies that govern them (see 9.1).
Initially, metadata define the record at its point of capture, fixing the record into its business context and
establishing management control over it. During the existence of records or their aggregates, new layers of
metadata will be added, because of new uses in other business or usage contexts. This means that metadata
continue to accrue, over time, information relating to the context of the records management and the business
processes in which the records are used and relating to structural changes to the record or its appearance.
Metadata can be sourced or re-used by multiple systems and for multiple purposes. Metadata applied to
records during their active life may also continue to apply when they cease to be required for current business
purposes but are retained for ongoing research or other values.
Metadata ensure authenticity, reliability, usability and integrity over time and enable the management and
understanding of information objects, whether these are physical, analogue or digital. However, metadata also
need to be managed.
Records management has always involved the management of metadata. However, the digital environment
requires a different expression of traditional requirements and different mechanisms for identifying, capturing,
attributing and using metadata. In the digital environment, authoritative records are those accompanied by
metadata defining their critical characteristics. These characteristics must be explicitly documented rather than
being implicit, as in some paper-based processes. In the digital environment, it is essential to ensure that the
creation and capture of records management metadata are implemented in systems that create, capture and
manage records. Conversely, the digital environment presents new opportunities for defining and creating
metadata and ensuring the complete, contemporaneous capture of records. These records can be evidence of
transactions or themselves be transactions.
5 Perspectives and purpose of records management metadata
5.1 Purpose and benefits of records management metadata
Metadata support business and records management processes by:
a) protecting records as evidence and ensuring their accessibility and usability through time;
b) facilitating the ability to understand records;
c) supporting and ensuring the evidential value of records;
d) helping to ensure the authenticity, reliability and integrity of records;
e) supporting and managing access, privacy and rights;
f) supporting efficient retrieval;
g) supporting interoperability strategies by enabling authoritative capture of records created in diverse
technical and business environments and their sustainability for as long as required;
2 © ISO 2006 – All rights reserved

h) providing logical links between records and the context of their creation, and maintaining them in a
structured, reliable and meaningful way;
i) supporting the identification of the technological environment in which digital records were created or
captured, and the management of the technological environment in which they are maintained in order
that authentic records can be reproduced as long as they are needed;
j) supporting efficient and successful migration of records from one environment or computer platform to
another or any other preservation strategy.
5.2 Records management metadata that should be applied in an organization
5.2.1 General
Organizations should make decisions on which of the metadata requirements outlined in this part of
ISO 23081 are necessary in any or all organizational systems. These decisions will be dependent on:
a) business needs;
b) the regulatory environment;
c) risks affecting business operations.
This assessment may identify which types of metadata need to be applied in different areas of the
organization, depending on business risks or needs.
Different perspectives on records management metadata are possible and may coexist. These include:
1) the business perspective, where records management metadata support business processes;
2) the records management perspective, where metadata capture the characteristics of records and
their business context, and support their management over time;
3) the use perspective within or outside the records creating business context, where metadata enable
the retrieval, understandability and interpretation of records.
Broader levels of contextual detail may be required to understand and use records through time, particularly
their use in business environments outside those in which they were created.
Records management metadata consist of:
i) metadata that document the business context in which records are created or captured, as well
as the content, structure and appearance of those records;
ii) metadata that document records management and business processes in which records are
subsequently used, including any changes to the content, structure and appearance.
5.2.2 Metadata at the point of record capture
Metadata at the point of record capture include information about the context of record creation, the business
context, the agents involved and metadata about the content, appearance, structure and technical attributes of
the records themselves. They allow records to be used in an application or information system and make them
readable, usable and understandable. The context of records includes information about the business
processes in which they are created. These metadata will allow users to understand the reliability of the
record-creating authority, the environment in which records were created, the purpose or business activity
being undertaken and their relationships with other records or aggregations. The metadata documenting the
business context should be an integral part of the records produced by the records creator and they need to
be captured at the same time as records are captured into the records system.
The structure of a record consists of:
a) its physical or technical structure;
b) its logical structure, i.e. the relationships between the data elements comprising the record.
These aspects are as important as the content itself. Metadata about technical aspects should describe the
system with which records are created or captured, and the technical characteristics of the digital components
of which they are comprised.
5.2.3 Metadata after record capture
All records management processes performed upon a record, or on a group or aggregation of records, should
be documented. In order to preserve records and guarantee their authenticity, reliability, usability and integrity
over time, it is necessary to create metadata that facilitate the triggering or documentation of these records
management processes (in this document referred to as “process metadata”). These metadata should include
information about the management processes that have been or will be applied to each record. The level of
detail for documenting records management processes will vary according to predetermined management
needs. Metadata about records management processes can be applied throughout the record’s existence.
Records management processes also create and use technical metadata for the rendering and reproduction
of digital records, which should be recorded. Additionally, any changes in the record content, context and
structure caused by management activities should be documented.
Business processes that access records should also be documented in the metadata throughout the record’s
life. Such business uses include associating records with actions, action triggers and other records.
All metadata about the record and those accruing in its management and use also form a record: the
metadata record that also has to be managed. It is essential to keep this metadata record at least for as long
as the original record exists. In the case of disposition of records, either by transfer of custody or ownership,
or by destruction, some metadata about them may still be needed to account for their existence, management
and disposition.
6 Roles and responsibilities
Roles and responsibilities with respect to records management metadata should be defined, assigned and
promulgated throughout the organization. Where a specific need to create and capture records management
metadata is identified, it should be clear who is responsible for taking the necessary action (ISO 15489-1:2001,
6.3).
These responsibilities are a subset of the roles and responsibilities for carrying out business and records
management processes and should be assigned to all employees in the organization who create, capture or
manage metadata. This includes records managers, allied information professionals, executives, business unit
managers, systems administrators and others who create or capture records and associated metadata as part
of their work. Specific leadership, responsibility and accountability for the management of metadata should be
assigned to a person with appropriate authority within the organization and should be reflected in job
descriptions, policies and similar statements.
Such responsibilities include the following.
a) Records management professionals are responsible for the reliability, authenticity, usability and integrity
of metadata associated with records, and for training users on capturing, managing and using metadata.
Records management professionals participate in the definition of metadata requirements, develop
related policies and strategies, and monitor the process of metadata creation.
b) All employees are accountable for ensuring the accuracy and completeness of the records management
metadata for which they are responsible.
4 © ISO 2006 – All rights reserved

c) Executives are responsible for ensuring that internal controls are in place so that customers, auditors,
courts, and other authorized users can rely on the information that the organization produces. Executives
are responsible for supporting the use of records management metadata and related policies throughout
the organization.
d) Information technology personnel are responsible for the reliability, usability and integrity of the systems
used to capture and maintain metadata. They are responsible for ensuring that all records management
metadata are linked to the related records and that these links are maintained.
Training programs should support the performance of these responsibilities. Audit procedures should monitor
their performance.
7 Records management metadata in relation to other metadata areas
7.1 General
Metadata may be created, captured and used for a single, particular purpose or for multiple business
purposes. These purposes may include e-business, preservation, resource description, resource discovery
and rights management. Records management metadata can be shared by all of these purposes. For
example, metadata at the point of record capture may inherit and extend the resource description and may be
used for resource discovery. Records management metadata can be inherited or extracted from workflow
systems, standard office software, e-mail systems and other business systems.
Neither point of record capture metadata nor process-related metadata for records management can exist in
isolation. It is therefore appropriate and necessary to consider the creation and capture of metadata for
records management within this broader context to ensure that appropriate links and relationships are
established and metadata are neither duplicated nor unnecessarily produced.
7.2 Metadata for e-business
Metadata help enable e-business, including e-commerce and e-government. Metadata about all stages of the
e-business processes can be captured. This encompasses the location of a product, service, provider and
customer, the agreement of business terms and conditions, digital signatures and the business process
transactions themselves. These metadata provide information about the business context and may therefore
overlap with contextual metadata (see 9.2.1) as well as structural and storage metadata (see 9.2.1), security
metadata (see 9.2.4), and some accessibility metadata (see 9.2.3).
7.3 Metadata for preservation
The preservation of information, especially digital information, for continued access is the concern of records
management, library and archives communities. Information technology is relatively volatile in comparison
with print-to-paper technology. Technical metadata are required to meet the challenge of constantly changing
technology. Additional structural and storage metadata (see 9.2.1) and some metadata about records
management processes (see 9.6) are needed to support preservation. This includes metadata about records
management processes including access and security, migration, conversion and transfer activities to ensure
not only the accessibility of records through time, but also their continued authenticity, reliability, usability and
integrity.
7.4 Metadata for resource description
One of the primary uses of metadata is for the description of resources. These resources might be books,
journals, videos, documents, images and artefacts. They also include records transferred into archival custody.
The metadata are needed to identify the resource and can include the title, creator(s), date(s), unique
identifier, relationship to other resources (e.g. within the same series) and its extent (e.g. size or length).
Some of these metadata elements are also used in a records management context. They are similar to, and
may overlap with, elements of the initial metadata at the point of record capture documenting a record’s
content. However, descriptive metadata for records management and archival purposes are generally broader
than standard resource description metadata and can include other elements such as, for example, contextual
metadata (see 9.2.1).
There is a strong relationship between the type of metadata outlined and the archival description. Archival
institutions use metadata to describe archival records in order to preserve their meaning over time, to place
them in their records management and administrative contexts and to facilitate their use and management.
2)
Therefore, the existing standards of archival description, such as ISAD/G and ISAAR(CPF) , have an
extensive overlap with records management metadata, because both are concerned with documenting
business context and management processes. Archival management, including archival description, is a
complementary and continuing activity for those records that are identified as having archival value.
Functionality to enable the migration of metadata between organizational records systems and archival control
systems is therefore recommended.
7.5 Metadata for resource discovery
Metadata for resource discovery, i.e. information retrieval, overlap with and extend beyond descriptive
metadata (see 7.4). Business units, knowledge managers, librarians and the public all depend on metadata to
retrieve information. Indexing, classification and location metadata are examples that support resource
discovery. Such metadata also support records management objectives to facilitate the discovery of records
resources. In a records management context, these metadata are primarily related to accessibility metadata
(see 9.2.3).
7.6 Metadata for rights management
Rights management can be considered to be a particular type or aspect of e-business, since it is concerned
with the management of the rights over and use of an agent’s information resources. It encompasses the
description, valuation, trading, monitoring and tracking of those rights and requires metadata that describe the
three key entities involved in the use of information resources. These three entities are the parties involved
(e.g. creator, publisher and consumer); the content in all its forms; and the rights themselves (e.g. permissions,
constraints and rewards for use).
8 Management of metadata
8.1 General
Two areas of metadata management can be distinguished:
a) creating, capturing and managing the records management metadata;
b) creating, implementing, maintaining and managing the rules that govern these processes and the
structures that accommodate them, such as Document Type Definitions (DTDs), schemas or data
dictionaries.
8.2 Levels of application of metadata
The metadata described in this clause can be applied at different levels, such as to
a) individual records,
b) groups or aggregates of records and/or
c) entire records systems,
2) ISAD/G and ISAAR (CPF) are standards issued by the International Council on Archives (ICA, www.ica.org). ISAD/G
is the International Standard for Archival Description (General Principles) and provides guidelines for describing records
and their aggregations. ISAAR (CPF) is the International Standard Archival Authority Record (Corporate Bodies, Persons,
Families) and provides guidelines for describing records-creating bodies.
6 © ISO 2006 – All rights reserved

depending on organizational needs and requirements. Records systems should be designed to capture
metadata at whatever levels are organizationally appropriate. It should be noted that, while certain forms of
metadata, such as a title, may need to be applied to every record in a system, other metadata may be applied
at a broader level of aggregation than the individual record.
8.3 Points throughout the existence of records when metadata should be created and
applied
Creating and applying metadata to records can and should occur at multiple points throughout their existence.
Much of the metadata described in this clause should be created during the record’s capture, registration and
classification processes, as described in ISO 15489-1:2001, 9.3, 9.4 and 9.5. This would define the record at
its point of capture, fixing it into its business context and enabling the management processes to take place.
Metadata creation and capture should continue after records generation. Metadata need to be updated as
records participating in transactions become related to others, as management needs change and when
records systems are transferred from one organization to another. Metadata need to reflect these changing
circumstances. This is referred to as process metadata (see 5.2.3).
Capture and maintenance of these metadata should occur as a normal part of business and records
management operations.
NOTE Records classification, as outlined in ISO 15489-1:2001, 9.5, can facilitate much of the metadata attribution
required in 9.2.4 and 9.6 outlined below.
8.4 Processes of metadata management
8.4.1 General
Management of metadata entails the same processes as described in ISO 15489-1:2001, Clause 9: creation,
capture, storage, description, maintenance, access, definition of policies, strategies and methods.
8.4.2 Defining policies and methods
Agents, including records managers, should define and document policies and rules for managing metadata
and should articulate requirements for metadata structures in line with their business requirements. These
policies and rules encompass issues such as assigning responsibilities, what metadata s
...

NORME ISO
INTERNATIONALE 23081-1
Première édition
2006-01-15
Information et documentation —
Processus de gestion des
enregistrements — Métadonnées pour les
enregistrements —
Partie 1:
Principes
Information and documentation — Records management processes —
Metadata for records —
Part 1: Principles
Numéro de référence
©
ISO 2006
DOCUMENT PROTÉGÉ PAR COPYRIGHT
Droits de reproduction réservés. Sauf prescription différente, aucune partie de cette publication ne peut être reproduite ni utilisée sous
quelque forme que ce soit et par aucun procédé, électronique ou mécanique, y compris la photocopie et les microfilms, sans l’accord écrit
de l’ISO à l’adresse ci-après ou du comité membre de l’ISO dans le pays du demandeur.
ISO copyright office
Case postale 56 • CH-1211 Geneva 20
Tel. + 41 22 749 01 11
Fax + 41 22 749 09 47
E-mail copyright@iso.org
Web www.iso.org
Version française parue en 2012
Publié en Suisse
ii © ISO 2006 – Tous droits réservés

Sommaire Page
Avant-propos .iv
Introduction . v
1 Domaine d’application . 1
2 Références normatives . 1
3 Termes et définitions . 1
4 Métadonnées liées à la gestion des documents d’activité . 1
5 Mise en perspective et finalités des métadonnées liées à la gestion des documents d’activité
et objectifs . 2
5.1 Finalités et bénéfices des métadonnées de la gestion des documents d’activité . 2
5.2 Métadonnées liées à la gestion des documents d’activité à appliquer dans un organisme . 3
6 Rôles et responsabilités . 4
7 Métadonnées liées à la gestion des documents d’activité en relation avec d’autres domaines
de métadonnées . 5
7.1 Généralités . 5
7.2 Métadonnées pour les échanges électroniques . 5
7.3 Métadonnées destinées à la conservation . 5
7.4 Métadonnées pour la description des ressources . 6
7.5 Métadonnées pour la recherche . 6
7.6 Métadonnées pour la gestion des droits . 6
8 Gestion des métadonnées . 7
8.1 Généralités . 7
8.2 Niveaux d’application des métadonnées . 7
8.3 Moments dans le cycle de vie des documents d’activité où il convient de créer et d’appliquer
des métadonnées . 7
8.4 Processus de gestion des métadonnées . 7
8.5 Structures de métadonnées .10
8.6 Rôle des systèmes .10
9 Types de métadonnées requis à l’appui de l’ISO 15489-1 . 11
9.1 Introduction aux types de métadonnées . 11
9.2 Métadonnées des documents d’activité .12
9.3 Métadonnées sur les règles, les procédures et les missions liées aux métiers .15
9.4 Métadonnées sur les acteurs .16
9.5 Métadonnées des processus métier .17
9.6 Métadonnées sur les processus de gestion des documents d’activité .18
Bibliographie .21
Avant-propos
L’ISO (Organisation internationale de normalisation) est une fédération mondiale d’organismes nationaux de
normalisation (comités membres de l’ISO). L’élaboration des Normes internationales est en général confiée aux
comités techniques de l’ISO. Chaque comité membre intéressé par une étude a le droit de faire partie du comité
technique créé à cet effet. Les organisations internationales, gouvernementales et non gouvernementales,
en liaison avec l’ISO participent également aux travaux. L’ISO collabore étroitement avec la Commission
électrotechnique internationale (CEI) en ce qui concerne la normalisation électrotechnique.
Les Normes internationales sont rédigées conformément aux règles données dans les Directives ISO/CEI, Partie 2.
La tâche principale des comités techniques est d’élaborer les Normes internationales. Les projets de Normes
internationales adoptés par les comités techniques sont soumis aux comités membres pour vote. Leur publication
comme Normes internationales requiert l’approbation de 75 % au moins des comités membres votants.
L’attention est appelée sur le fait que certains des éléments du présent document peuvent faire l’objet de droits
de propriété intellectuelle ou de droits analogues. L’ISO ne saurait être tenue pour responsable de ne pas avoir
identifié de tels droits de propriété et averti de leur existence.
L’ISO 23081-1 a été élaborée par le comité technique ISO/TC 46, Information et documentation, sous-comité
SC 11, Gestion des archives courantes et intermédiaires.
Cette première édition annule et remplace la Spécification technique ISO/TS 23081-1:2004 qui a fait l’objet
d’une révision technique.
L’ISO 23081 comprend les parties suivantes, présentées sous le titre général Information et documentation —
Processus de gestion des enregistrements — Métadonnées pour les enregistrements:
— Partie 1: Principes
iv © ISO 2006 – Tous droits réservés

Introduction
La présente Norme internationale est un guide destiné à comprendre, mettre en œuvre et utiliser les
métadonnées dans le cadre de l’ISO 15489. Elle aborde la pertinence des métadonnées liées à la gestion des
1)
documents d’activité dans les processus métiers et les différents rôles et types de métadonnées à l’appui .
Elle établit aussi un cadre de gestion de ces métadonnées.
Elle ne définit pas un jeu obligatoire de métadonnées pour mettre en œuvre un système de gestion des
documents d’activité, puisque le choix des métadonnées varie en fonction des impératifs spécifiques d’ordre
organisationnel ou juridique. Toutefois, elle évalue les principaux jeux existants de métadonnées pour répondre
aux préconisations de l’ISO 15489.
La présente partie de l’ISO 23081 établit un cadre permettant de créer, gérer et utiliser les métadonnées
associées à la gestion des documents d’activité et explique les principes qui les régissent.
Les Parties 2 et 3 seront plus explicatives et constitueront des lignes directrices pratiques sur les aspects de
mise en œuvre et la façon d’évaluer les jeux de métadonnées par rapport aux principes de la présente partie
de l’ISO 23081. Ces deux futures parties seront des Rapports techniques correspondant à des documents
temporaires qui devront faire l’objet de mises à jour régulières.
1) Dans la présente partie de l’ISO 23081, «professionnel» et «activités professionnelles» sont utilisés au sens large
et non limités aux seules activités commerciales, mais ils comprennent l’administration publique, les activités non lucratives
et autres.
NORME INTERNATIONALE ISO 23081-1:2006(F)
Information et documentation — Processus de gestion des
enregistrements — Métadonnées pour les enregistrements —
Partie 1:
Principes
1 Domaine d’application
La présente partie de l’ISO 23081 couvre les principes de base qui régissent les métadonnées liées à la
gestion des documents d’activité. Ces principes s’appliquent dans le temps
— aux enregistrements et à leurs métadonnées,
— à tout processus qui les affecte,
— à tout système dans lequel ils se trouvent, et
— à tout organisme responsable de leur gestion.
2 Références normatives
Les documents de référence suivants sont indispensables à l’application du présent document. Pour les
références datées, seule s’applique l’édition citée. Pour les références non datées, la dernière édition du
document de référence s’applique (y compris les éventuels amendements).
ISO 15489-1:2001, Information et documentation — «Records management» — Partie 1: Principes directeurs
3 Termes et définitions
Pour les besoins du présent document, les termes et définitions donnés dans l’ISO 15489-1 ainsi que les
suivants s’appliquent.
3.1
acteur
personne, groupe de travail ou organisme responsable ou impliqué dans la création d’un enregistrement, sa
capture et/ou dans les processus liés à la gestion des documents d’activité
3.2
schéma d’encodage
liste contrôlée de toutes les valeurs acceptables en langage naturel et/ou en tant que chaîne de caractères
encodée conçue pour le traitement par machine
3.3
référentiel
plan logique qui montre les relations entre les éléments de métadonnées, habituellement par l’établissement
de règles d’utilisation et de gestion des métadonnées qui portent en particulier sur la sémantique, la syntaxe
et la condition des valeurs (niveau d’obligation)
4 Métadonnées liées à la gestion des documents d’activité
La gestion des métadonnées constitue une partie indissociable de la gestion des documents d’activité servant
diverses fonctions et divers objectifs. Dans le cadre de la gestion des documents d’activité, les métadonnées
sont définies en tant que données qui décrivent le contexte, le contenu et la structure des documents d’activité,
ainsi que leur maintenance dans le temps (ISO 15489-1:2001, 3.12). Ainsi, les métadonnées sont-elles des
informations structurées ou semi-structurées qui permettent la création, l’enregistrement, la classification,
l’accès, la conservation et de définir le sort final des documents d’activité dans le temps, et ce dans tous
domaines. Chacun de ces domaines représente une aire du savoir intellectuel et de l’activité sociale et/ou
organisationnelle d’un groupe distinct ou limité de personnes partageant certaines valeurs et savoirs. Les
métadonnées liées à la gestion des documents d’activité peuvent servir à identifier, authentifier, contextualiser
des documents d’activité et des personnes, des processus et des systèmes qui créent, gèrent, maintiennent et
utilisent ces documents, ainsi que les règles qui les régissent (voir 9.1).
Initialement, les métadonnées définissent les documents d’activité au moment de leur capture, l’inscrivant
dans son contexte économique et établissant le mode de contrôle de sa gestion. Au cours de l’existence des
documents d’activité ou de ses agrégats, de nouvelles couches de métadonnées viendront s’ajouter en raison
de nouvelles utilisations dans d’autres contextes métiers ou d’autres usages. Cette démarche signifie que les
métadonnées continuent à accumuler, au fil du temps, des informations relatives au contexte de gestion des
documents d’activité et des processus dans lesquels ils sont utilisés et qui se rapportent aux modifications qui
en affectent la structure ou l’apparence. Les métadonnées peuvent avoir pour origine de multiples systèmes
qui les utiliseront à nouveau à de nombreuses fins. Les métadonnées qui s’appliquent aux documents d’activité
au cours de leur vie active peuvent aussi garder une utilité lorsqu’ils ne sont plus nécessaires à la gestion
courante des affaires mais sont conservés pour des recherches ultérieures ou d’autres fonctions.
Les métadonnées assurent l’authenticité, la fiabilité, l’exploitabilité et l’intégrité dans le temps des objets
d’information, qu’ils soient physiques, analogiques ou numériques et en permettent la gestion et la
compréhension. Mais il est également nécessaire de gérer ces métadonnées.
La gestion des documents d’activité a toujours impliqué la gestion de métadonnées. Toutefois l’environnement
numérique requiert une expression différente des spécifications habituelles et des mécanismes différents pour
identifier, capturer, attribuer et utiliser ces métadonnées. Dans l’environnement numérique, les documents
d’activité qui feront autorité sont ceux qui seront accompagnés de métadonnées qui en définissent les
caractéristiques essentielles. Il importe que ces caractéristiques soient documentées explicitement plutôt
que demeurer implicites comme c’est le cas de certains processus fondés sur le document papier. Dans
l’environnement numérique, il est essentiel d’assurer que la création et la capture des métadonnées liées à
la gestion des documents d’activité soient mises en œuvre dans les systèmes qui créent, capturent et gèrent
ces documents d’activité. En revanche, l’environnement numérique offre de nouvelles occasions pour définir et
créer des métadonnées et assurer la capture complète et simultanée des documents d’activités. Ces derniers
peuvent constituer des preuves de transactions ou être eux-mêmes des transactions.
5 Mise en perspective et finalités des métadonnées liées à la gestion
des documents d’activité et objectifs
5.1 Finalités et bénéfices des métadonnées de la gestion des documents d’activité
Les métadonnées sont indispensables à la gestion des affaires et aux processus liés à la gestion des documents
d’activité car elles
a) confèrent aux documents d’activité leur valeur de preuve et assurent leur accessibilité et exploitabilité
dans le temps,
b) facilitent la capacité à comprendre les documents d’activité,
c) apportent et assurent la valeur probante des documents d’activité,
d) concourent à assurer l’authenticité, la fiabilité et l’intégrité des documents d’activité,
e) prennent en compte et gèrent l’accès, la confidentialité et les droits,
f) assurent un repérage efficace,
g) garantissent les stratégies d’interopérabilité en permettant la capture contrôlée des documents d’activité,
créés dans des contextes techniques et métiers divers, et leur durabilité aussi longtemps que nécessaire,
2 © ISO 2006 – Tous droits réservés

h) fournissent des liens logiques entre les documents d’activité et le contexte de leur création, puis les
maintiennent de façon structurée, fiable et claire,
i) prennent en compte l’identification de l’environnement technologique dans lequel les documents d’activité
numériques ont été créés ou capturés et la gestion de l’environnement technologique dans lequel ils sont
maintenus afin que les documents d’activité authentiques puissent être reproduits aussi longtemps que
de besoin, et
j) assurent une migration efficace et satisfaisante des documents d’activité d’un environnement ou d’une
plate-forme informatique vers une autre ou toute autre stratégie de conservation.
5.2 Métadonnées liées à la gestion des documents d’activité à appliquer dans un organisme
5.2.1 Généralités
Il convient que les organismes sélectionnent les préconisations concernant les métadonnées décrites dans la
présente partie de l’ISO 23081 nécessaires à leur(s) système(s) organisationnel(s). Ces décisions dépendent
a) des besoins de l’organisme,
b) de son environnement réglementaire, et
c) des risques affectant son fonctionnement.
Ces évaluations permettent d’identifier les types de métadonnées qu’il est nécessaire d’appliquer dans les
différents départements de l’organisme en fonction des risques ou des besoins de l’organisme.
Différents points de vue sur les métadonnées liées à la gestion des documents d’activité peuvent exister et
coexister. Ils comprennent
1) le point de vue de l’organisme, pour lequel les métadonnées de la gestion des documents d’activité
sous-tendent les processus métiers,
2) le point de vue du responsable de la gestion des documents d’activité, pour lequel les métadonnées
capturent les caractéristiques des documents d’activité, leur contexte, et en garantissent la gestion
dans le temps, et
3) le point de vue de l’utilisation, interne et externe au contexte de création des documents d’activité, les
métadonnées permettant le repérage, la compréhension et l’interprétation de ces derniers.
Des niveaux plus étendus de précisions sur le contexte peuvent être requis pour comprendre et utiliser les
documents d’activité dans le temps, en particulier dans des environnements différents de ceux de leur création.
Les métadonnées liées à la gestion des documents d’activité consistent en
i) métadonnées qui documentent le contexte dans lequel les documents d’activité sont créés ou
capturés ainsi que le contenu, la structure et l’apparence de ces derniers, et
ii) métadonnées qui documentent la gestion des documents d’activité et les processus métiers
dans lesquels les documents d’activité sont utilisés par la suite, y compris toute modification de
contenus, de structure et d’apparence.
5.2.2 Métadonnées au moment de l’intégration du document d’activité
Au moment de la capture du document d’activité, les métadonnées comprennent les informations sur le
contexte de la création de ce document, le contexte métier, les acteurs impliqués et les métadonnées liées au
contenu, à l’apparence, à la structure et aux attributs techniques des documents d’activité eux-mêmes. Elles
permettent d’utiliser les documents d’activité dans une application ou dans un système d’information et de
les rendre lisibles, utilisables et compréhensibles. Le contexte des documents d’activité comprend aussi les
informations sur les processus dans lesquels ils sont créés. Ces métadonnées permettront aux utilisateurs
d’appréhender la fiabilité de l’autorité de création des documents d’activité, l’environnement dans lequel ils
ont été créés, l’objectif visé ou l’activité de l’entreprise et leurs relations avec d’autres documents d’activité ou
agrégats. Il convient que les métadonnées qui documentent le contexte des activités fassent partie intégrante
des documents d’activité produits par leur créateur, et elles nécessitent d’être capturées en même temps que
ces documents dans le système de gestion des documents d’activité.
La structure d’un document d’activité est constituée de
a) sa structure physique ou technique, et
b) sa structure logique, c’est-à-dire les relations entre les éléments de données qui le composent.
Ces aspects sont aussi importants que le contenu même. Il convient que les métadonnées qui concernent les
aspects techniques décrivent le système dans lequel les documents d’activité sont créés ou capturés ainsi que
les caractéristiques techniques de leurs composantes numériques.
5.2.3 Métadonnées après la capture d’un document d’activité
Il convient de documenter tous les processus de gestion des documents d’activité dont a fait l’objet un document
ou un groupe ou un agrégat de documents d’activité. Afin de conserver les documents d’activité et d’en garantir
l’authenticité, la fiabilité, l’exploitabilité et l’intégrité dans le temps, il est nécessaire de créer des métadonnées
qui favorisent le déclenchement des processus de gestion des documents d’activité (dénommées dans le
présent document «métadonnées de processus»). Ces métadonnées doivent comprendre les informations sur
les processus de gestion qui ont été ou seront appliqués à chaque document d’activité. Le niveau de détail
destiné à documenter les processus de gestion des documents d’activité variera en fonction des impératifs
prédéterminés de gestion. Les métadonnées sur les processus de gestion des documents d’activité peuvent
être appliquées tout au long de la vie du document d’activité. Les processus de gestion des documents d’activité
créent et utilisent également des métadonnées techniques pour la présentation et la reproduction des documents
d’activité numériques qu’il convient d’enregistrer. En outre, il convient de documenter toute modification du
contenu, du contexte et de la structure d’un document d’activité induite par les activités de gestion.
Il convient de documenter les processus métiers qui donnent accès aux documents d’activité dans les
métadonnées tout au long de la vie de ces derniers. Ces pratiques comprennent l’association des documents
d’activité à des actions, à des déclenchements d’actions et à d’autres documents d’activité.
Toutes les métadonnées liées au document d’activité ainsi que celles qui s’ajoutent au cours de sa gestion et
de son utilisation, forment aussi un document d’activité, document des métadonnées qu’il importe aussi de
gérer. Il est essentiel de conserver les documents d’activité de métadonnées au moins aussi longtemps que
le document d’activité d’origine existe. Dans le cas de l’élimination des documents d’activité, soit par transfert
de dépôt ou de propriété, soit par destruction, il est possible que certaines métadonnées les concernant
demeurent nécessaires pour en justifier l’existence, la gestion et l’élimination.
6 Rôles et responsabilités
Il convient de définir, d’attribuer et de répartir les rôles et les responsabilités attachées aux métadonnées
liées à la gestion des documents d’activité au sein de l’organisme. Lorsque le besoin spécifique de créer ou
de capturer des métadonnées est identifié, il convient que la personne responsable de prendre les mesures
nécessaires soit clairement désignée (ISO 15489-1:2001, 6.3).
Ces responsabilités constituent un sous-ensemble des rôles et responsabilités censées mener à bien les
processus métiers de gestion des documents d’activité. Aussi convient-il de les confier au personnel de
l’organisme qui crée, capture ou gère les métadonnées. Ce sont les gestionnaires des documents d’activité,
les autres professionnels de l’information, les cadres supérieurs, les responsables de département, les
administrateurs de systèmes et tout autre collaborateur qui crée ou capture les documents d’activité et les
métadonnées associées qui entrent dans leurs fonctions. Il convient que la conduite, la responsabilité et le
suivi de la gestion des métadonnées soient confiés à une personne habilitée au sein de l’organisme et il
convient que ces missions figurent dans la fiche du poste, le règlement intérieur et les dispositions similaires.
4 © ISO 2006 – Tous droits réservés

Ces responsabilités sont les suivantes.
a) Les professionnels de la gestion des documents d’activité sont responsables de la fiabilité, l’authenticité,
l’exploitabilité et l’intégrité associées aux documents d’activité, ainsi que de la formation des utilisateurs
à la capture, la gestion et l’utilisation des métadonnées. Les professionnels de la gestion des documents
d’activité participent à la définition des métadonnées requises, mettent au point les dispositions et
stratégies correspondantes et conduisent le processus de création de ces métadonnées.
b) L’ensemble du personnel est chargé d’assurer l’exactitude et l’exhaustivité des métadonnées liées à la
gestion des documents d’activité dont il a la responsabilité.
c) Les cadres supérieurs sont responsables de la mise en place des contrôles internes de sorte que les
utilisateurs, les auditeurs, les juristes et tout autre utilisateur autorisé puissent se fier aux informations
produites. Ces cadres ont également la responsabilité de garantir l’utilisation des métadonnées et des
règles associées au sein de leur organisme.
d) Les professionnels des technologies de l’information sont responsables de la fiabilité, de l’exploitabilité et
de l’intégrité des systèmes servant à capturer et à maintenir les métadonnées. Ils ont la responsabilité de
s’assurer que les métadonnées liées à la gestion des documents d’activité sont bien reliées aux documents
d’activité correspondants et que ces liens sont maintenus.
Il convient d’inscrire aux programmes de formation ces fonctions de responsabilité. Il convient que des
procédures d’audit en contrôlent la mise en application.
7 Métadonnées liées à la gestion des documents d’activité en relation avec d’autres
domaines de métadonnées
7.1 Généralités
Les métadonnées peuvent être créées, capturées et utilisées dans un but unique, particulier, ou à de multiples
objectifs. Ces objectifs peuvent comprendre les échanges électroniques, la conservation, la description de la
ressource, la découverte de la ressource et la gestion des droits. Dans tous ces cas, les métadonnées liées à
la gestion des documents d’activité peuvent être partagées. Par exemple, il se peut que les métadonnées au
moment de la capture du document d’activité héritent de la description de la ressource et l’enrichissent, puis
servent à sa découverte. Les métadonnées liées à la gestion des documents d’activité peuvent être héritées
ou extraites de systèmes d’automatisation des processus, de logiciels standard de bureau, de systèmes de
messagerie électronique et d’autres systèmes de gestion.
Ni les métadonnées au moment de la capture ni les métadonnées associées aux processus de gestion des
documents d’activité ne peuvent exister isolément. Il est donc opportun et nécessaire d’examiner la création
et la capture des métadonnées destinées à la gestion des documents d’activité dans ce contexte élargi pour
s’assurer que les liens et les relations appropriés sont établis et que les métadonnées ne sont ni dupliquées ni
produites inutilement.
7.2 Métadonnées pour les échanges électroniques
Les métadonnées facilitent les échanges électroniques, dont le commerce et l’administration électroniques. Il
est possible de capturer des métadonnées à toutes les étapes des échanges électroniques. Elles englobent la
localisation d’un produit, d’un service, d’un fournisseur et d’un client, l’accord sur les modalités et les conditions
des échanges, les signatures électroniques et les transactions mêmes des processus métier des transactions.
Ces métadonnées fournissent les informations sur le contexte métier. Elles peuvent donc recouvrir les
métadonnées contextuelles (voir 9.2.1), aussi bien que les métadonnées structurelles et de stockage (voir
9.2.1), les métadonnées liées à la sécurité (voir 9.2.4) et les métadonnées d’accès (voir 9.2.3).
7.3 Métadonnées destinées à la conservation
La conservation des informations, en particulier des informations numériques, pour un accès pérenne, est
du ressort de la gestion des documents d’activité, des communautés des bibliothèques et des archives.
Les technologies de l’information sont relativement instables en comparaison des technologies papier. Des
métadonnées techniques sont nécessaires pour répondre au défi des techniques en constante évolution. Des
métadonnées supplémentaires structurelles et de stockage (voir 9.2.1) et certaines métadonnées des processus
de gestion des documents d’activité (voir 9.6) sont nécessaires à l’appui de la conservation. Ces métadonnées
comprennent les métadonnées du processus de gestion des documents d’activité dont l’accès et la sécurité,
la migration, la conservation et les actions de transfert pour assurer non seulement l’accès aux documents
d’activité dans le temps, mais aussi leur authenticité, fiabilité, exploitabilité et intégrité, de manière continue.
7.4 Métadonnées pour la description des ressources
L’un des usages fondamentaux des métadonnées est destiné à la description de ressources. Ces ressources
peuvent être des livres, des journaux, des vidéos, des documents, des images ou des objets. Elles comprennent
aussi des documents d’activité versés dans des dépôts d’archives. Ces métadonnées sont nécessaires à
l’identification de la ressource et peuvent comprendre le titre, l’auteur(s), la date(s), l’identifiant unique, les
relations avec d’autres ressources (par exemple dans les mêmes séries thématiques) et sa dimension (par
exemple taille ou longueur). Certains de ces éléments de métadonnées sont aussi utilisés dans un contexte
de gestion des documents d’activité. Ils sont similaires, tout en pouvant les chevaucher, aux éléments des
métadonnées initiales au moment de la capture du document d’activité et documentent le contenu de celui-ci.
Toutefois, les métadonnées descriptives liées à la gestion des documents d’activité destinées à l’archivage sont
généralement plus étendues que les métadonnées standard de description de la ressource et elles peuvent
comporter d’autres éléments comme des métadonnées contextuelles (voir 9.2.1).
Il y a une forte relation entre le type de métadonnées décrites et la description archivistique. Pour décrire
leurs fonds, les services d’archives utilisent des métadonnées afin d’en conserver la signification dans le
temps, de les placer dans leurs contextes administratifs et de gestion des documents d’activité, et d’en faciliter
l’utilisation et la gestion. Par conséquent, les standards existants de description archivistique, tels qu’ISAD(G)
2)
et ISAAR(CPF) , recouvrent en grande partie les métadonnées de gestion des documents d’activité car ces
deux standards concernent la documentation sur le contexte métier et les processus de gestion. La gestion
des archives, dont la description, constitue une activité complémentaire et continue des documents d’activité
perçus comme ayant valeur d’archive historique. Par conséquent, il est recommandé de mettre en place une
fonctionnalité permettant la migration des métadonnées entre les systèmes d’organisation des documents
d’activité et les systèmes de gestion des archives.
7.5 Métadonnées pour la recherche
Les métadonnées associées à la recherche des ressources, c’est-à-dire le repérage des informations,
recouvrent les métadonnées descriptives et les complètent (voir 7.4). Entités opérationnelles, gestionnaires
des connaissances, les bibliothécaires et le public dépendent tous des métadonnées liées au repérage des
informations. L’indexation, la classification et les métadonnées de localisation sont des exemples qui aident
à la recherche de ressources. Ces métadonnées vont également dans le sens des objectifs de gestion des
documents d’activité en facilitant la recherche des documents d’activité. Dans un contexte de gestion des
documents d’activité, ces métadonnées sont essentiellement liées aux métadonnées qui permettent l’accès
aux ressources (voir 9.2.3).
7.6 Métadonnées pour la gestion des droits
La gestion des droits peut être considérée comme un type ou un aspect particulier des échanges électroniques,
dès lors que ces derniers sont liés à la gestion des droits en général et à l’utilisation des ressources d’information
d’un acteur. Elle englobe la description, l’évaluation, les négociations, le suivi et la traçabilité de ces droits et
nécessite des métadonnées qui décrivent les trois entités clés concernées par l’utilisation des ressources
d’information. Ces trois entités sont les personnes impliquées (par exemple créateur, éditeur et utilisateur), le
contenu sous toutes ses formes et les droits mêmes (par exemple les autorisations, les contraintes et droits
d’utilisation).
2) ISAD(G) et ISAAR (CPF) sont des standards publiés par le conseil International des Archives (ICA,
www.ica.org). ISAD/G est le standard international de description archivistique (principes généraux. Il fournit les lignes
directrices de description des documents et leurs agrégations. ISAAR (CPF) est le standard international Archival Authority
Record (Corporate Bodies, Persons, Families) et fournit les lignes directrices de description des producteurs d’archives.
6 © ISO 2006 – Tous droits réservés

8 Gestion des métadonnées
8.1 Généralités
On peut distinguer deux aspects dans la gestion des métadonnées:
a) création, capture et gestion des métadonnées liées à la gestion des documents d’activité;
b) création, mise en œuvre, maintenance et gestion des règles qui régissent ces processus et les structures
appropriées, telles que les «Document Type Definitions» (DTDs), les schémas ou les dictionnaires de données.
8.2 Niveaux d’application des métadonnées
Les métadonnées décrites dans le présent paragraphe peuvent s’appliquer à différents niveaux comme aux
a) documents d’activité isolés,
b) groupes ou agrégats de documents d’activité, et/ou
c) systèmes complets de gestion des documents d’activité,
en fonction des besoins et des impératifs organisationnels. Il convient de concevoir les systèmes des documents
d’activité capturant les métadonnées à quelque niveau approprié d’organisation que ce soit. Il convient de
noter que certaines formes de métadonnées, comme le titre, peuvent devoir s’appliquer à chaque document
d’activité dans un système, alors que d’autres peuvent s’appliquer à un niveau d’agrégation plus large que le
document d’activité isolé.
8.3 Moments dans le cycle de vie des documents d’activité où il convient de créer et
d’appliquer des métadonnées
Créer et appliquer des métadonnées à des documents d’activité peut intervenir à plusieurs reprises au cours
de leur cycle de vie.
Il convient que la plupart des métadonnées décrites dans cet article soit créée au moment de la capture, de
l’enregistrement et des processus de classement du document d’activité, comme décrit dans l’ISO 15489-1:2001,
9.3, 9.4 et 9.5. Cette démarche devrait permettre de définir le document d’activité au moment de sa capture, de
le placer dans son contexte et de mettre en place des processus de gestion.
Il convient de poursuivre la création et la capture de métadonnées après avoir généré les documents d’activité. Il
est nécessaire de mettre à jour les métadonnées puisque les documents d’activité contribuent aux transactions
qui les relient les uns aux autres, par exemple lorsque les besoins de gestion changent et lorsque les systèmes
de gestion des documents d’activité sont transférés d’un organisme à un autre. Il est nécessaire que les
métadonnées reflètent ces changements conjoncturels. Il est fait référence à ces métadonnées en tant que
métadonnées de processus (voir 5.2.3).
Il convient que la capture et la gestion de ces métadonnées interviennent dans le cadre habituel d’activité et
des opérations de gestion des métadonnées.
NOTE La classification des documents d’activité, tels que décrits dans l’ISO 15489-1:2001, 9.5, peut faciliter
l’attribution de la plupart des métadonnées requises en 9.2.4 et 9.6 qui figurent ci-dessous.
8.4 Processus de gestion des métadonnées
8.4.1 Généralités
La gestion des métadonnées impose les mêmes processus que ceux décrits dans l’ISO 15489-1:2001, Article 9
et qui portent sur la création, capture, stockage, description, maintenance, accès, définition des procédures,
stratégies et méthodes.
8.4.2 Définition des procédures et des méthodes
Il convient que les acteurs, dont les gestionnaires des documents d’activité, définissent et documentent les
procédures et les règles de gestion des métadonnées et structurent ces métadonnées en fonction des impératifs
de leur activité. Ces procédures et règles englobent les sujets tels que l’attribution des responsabilités, la
sélection des métadonnées à créer et à capturer, le moment d’opérer et les sources d’où les extraire, le choix
des structures de métadonnées valides ainsi que les normes et les systèmes convenant à leur utilisation.
8.4.3 Création et maintenance des métadonnées
Il convient que les gestionnaires des documents d’activité identifient les métadonnées devant être créées et
capturées lors de la création et durant la vie des documents d’activité. Il convient que le processus de création
des métadonnées lors de la création du document d’activité soit contrôlé et documenté.
Il convient que les métadonnées associées à la création ou à la modification de métadonnées liées à un
document d’activité soient définies et maintenues. Elles prendront en compte la documentation appropriée et
cohérente des modifications apportées aux métadonnées du document d’activité.
8.4.4 Création et maintenance des structures de gestion des métadonnées
Il convient que les structures destinées à capturer, stocker et gérer les métadonnées (voir 8.6) soient mises au
point et définies de façon à refléter les documents d’activité et les préconisations qui s’attachent à la gestion
des documents d’activité.
Il importe que les relations entre les éléments de métadonnées, et entre ces métadonnées et les objets
d’information qu’elles décrivent, soient pérennes. Il convient que ces relations soient maintenues de façon
correcte au fil du temps, une attention particulière étant portée aux changements induits par les migrations, les
conversions et autres mesures de conservation.
8.4.5 Déterminer le moment où il convient de capturer les métadonnées et la façon de procéder
Il convient que les acteurs, dont les gestionnaires des documents d’activité, identifient les métadonnées à
capturer, le moment de leur capture et leur source. Il convient que les métadonnées requises soient fondées
sur les processus de gestion des documents d’activité définis dans l’ISO 15489-1:2001, Article 9. Une partie de
cette activité consiste également à déterminer la façon (manuelle ou automatique) dont il convient de capturer
les métadonnées.
8.4.6 Documentation et mise en application des définitions de la norme
Il convient que les acteurs, dont les gestionnaires des documents d’activité, documentent les règles et les
procédures régissant l’utilisation cohérente des normes de contenus, les structures, conditions et autres
modalités pertinentes associées. Ils devront assurer que les structures, conditions, descriptions des entités et
attributs de ces métadonnées sont utilisés de façon cohérente.
8.4.7 Stockage des métadonnées
Il convient que les acteurs, dont les gestionnaires des documents d’activité, décident du mode de stockage
des métadonnées. Il convient que ces décisions prennent en compte le lien persistant entre les métadonnées
et les objets auxquels elles sont associées ou auxquels elles appartiennent. Les métadonnées peuvent être
stockées avec les documents d’activité ou séparément dans une (des) base(s) de données, ou les deux. Il
est possible que les critères de gestion tels que les coûts et le mode opératoire affectent les décisions sur la
manière de stocker les métadonnées.
8.4.8 Description
Le processus de gestion des métadonnées dure tant que les documents d’activité et leurs agrégats existent.
Pour conserver des documents d’activité significatifs, fiables et utilisables, il est nécessaire d’ajouter de
nouvelles métadonnées si besoin. Il importe d’effectuer cet exercice de manière continue et transversale, par
exemple lors du transfert des fonctions d’un organisme et des parties pertinentes de son système de gestion
8 © ISO 2006 – Tous droits réservés

des documents d’activité à un autre, ce qui peut obliger l’organisme récepteur à adapter les structures existantes
des métadonnées. Il convient que les organismes définissent les procédures destinées à documenter ces
modifications.
Plusieurs niveaux de métadonnées peuvent être pris en considération, sans limitation de périmètre, en
fonction du degré de partage et de l’utilisation des documents d’activité. Ces derniers sont gérés dans des
systèmes qui eux-mêmes sont gérés par des organismes, et ces organismes font partie d’un contexte élargi
(un secteur d‘activité, un gouvernement, une nation, le public, ou une société). À chacun de ces niveaux, il
convient que les métadonnées fournissent suffisamment d’informations sur les documents d’activité pour les
rendre compréhensibles et accessibles à la communauté concernée.
Au cours du temps, l’environnement d’origine changera ou disparaîtra, et le discours intellectuel et le savoir
évolueront. Ces types de changements requièrent la traduction du contexte d’origine de création des documents
d’activité dans cet environnement plus récent. Cet exercice sera exécuté grâce aux métadonnées. Au fil du
temps cette activité sera reprise par les organismes qui succéderont et qui n’étaient pas présents au moment
de la création.
8.4.9 Accès aux métadonnées
Il convient de limiter l’accès aux métadonnées aux personnes autorisées, et de le gérer selon des procédures et
des règles consensuelles. Il convient de mettre en place un référentiel de sécurité et de classification de l’accès.
Il convient que les acteurs définissent également des principes et des règles pour assurer l’interopérabilité des
métadonnées de gestion des documents d’activité de manière à faciliter l’échange et l’extraction, le repérage
des documents d’activité dans les systèmes d’information, les organismes et les juridictions.
Il convient d’établir un mécanisme permettant de suivre et de documenter l’accès ou l’utilisation, ainsi que toute
modification ou ajout apporté aux métadonnées.
8.4.10 Maintenance des métadonnées
8.4.10.1 Processus et méthodes
Il existe plusieurs méthodes et techniques d’organisation et de maintenance des métadonnées et de leurs
structures. Les exemples comprennent les dictionnaires de données contenant la description des entités, les
types de données et leurs relations, ainsi que les langages normalisés de balisage généralisés destinés à
décrire explicitement les structures des objets numériques.
Les processus compris dans la maintenance sont les suivants:
a) le contrôle pour s’assurer de l’intégrité des données par la maintenance des métadonnées;
b) les mesures de sécurité pour contrôler l’accès aux métadonnées telles que les règles d’autorisation
entre les acteurs ou les systèmes et les entités ou objets auxquels ils ont accès. Ces personnes sont le
personnel qui a autorité pour modifier les structures des métadonnées;
c) les mécanismes de récupération en cas de défaillance du système;
d) les procédures de sauvegarde;
e) la migration au sein des environnements de technologies de l’information ou l’apport
...

МЕЖДУНАРОДНЫЙ ISO
СТАНДАРТ
23081-1
Первое издание
2006-01-15
Информация и документация.
Процессы управления документами.
Метаданные для документов.
Часть 1.
Принципы
Information and documentation – Records management processes –
Metadata for records –
Part 1: Principles
Ответственность за подготовку русской версии несёт GOST R
(Российская Федерация) в соответствии со статьёй 18.1 Устава ISO
Ссылочный номер
Отказ от ответственности при работе в PDF
Настоящий файл PDF может содержать интегрированные шрифты. В соответствии с условиями лицензирования, принятыми
фирмой Adobe, этот файл можно распечатать или смотреть на экране, но его нельзя изменить, пока не будет получена
лицензия на интегрированные шрифты и они не будут установлены на компьютере, на котором ведется редактирование. В
случае загрузки настоящего файла заинтересованные стороны принимают на себя ответственность за соблюдение
лицензионных условий фирмы Adobe. Центральный секретариат ISO не несет никакой ответственности в этом отношении.
Adobe - торговый знак фирмы Adobe Systems Incorporated.
Подробности, относящиеся к программным продуктам, использованные для создания настоящего файла PDF, можно найти в
рубрике General Info файла; параметры создания PDF были оптимизированы для печати. Были приняты во внимание все
меры предосторожности с тем, чтобы обеспечить пригодность настоящего файла для использования комитетами-членами
ISO. В редких случаях возникновения проблемы, связанной со сказанным выше, просьба проинформировать Центральный
секретариат по адресу, приведенному ниже.

ДОКУМЕНТ ЗАЩИЩЕН АВТОРСКИМ ПРАВОМ

Все права сохраняются. Если не указано иное, никакую часть настоящей публикации нельзя копировать или использовать в
какой-либо форме или каким-либо электронным или механическим способом, включая фотокопии и микрофильмы, без
предварительного письменного согласия ISO, которое должно быть получено после запроса о разрешении, направленного по
адресу, приведенному ниже, или в комитет-член ISO в стране запрашивающей стороны.
ISO copyright office
Case postale 56 • CH-1211 Geneva 20
Tel. + 41 22 749 01 11
Fax + 41 22 749 09 47
E-mail copyright@iso.org
Web www.iso.org
Опубликовано в Швейцарии
ii © ISO 2006 – Все права сохраняются

Содержание Страница
Предисловие .iv
Введение .v
1 Область применения .1
2 Нормативные ссылки .1
3 Термины и определения .1
4 Метаданные об управлении документами .2
5 Перспективы использования и назначение метаданных об управлении документами .3
5.1 Назначение и роль метаданных об управлении документами .3
5.2 Метаданные об управлении документами, применяемые в организации.3
6 Права и обязанности .5
7 Метаданные об управлении документами среди других областей использования
метаданных.6
7.1 Общие положения .6
7.2 Метаданные для деловых операций, проводимых в электронной форме.6
7.3 Метаданные для хранения .6
7.4 Метаданные для описания ресурса.6
7.5 Метаданные для открытия ресурсов .7
7.6 Метаданные для управления правами .7
8 Управление метаданными.7
8.1 Общие положения .7
8.2 Уровни применения метаданных .7
8.3 Моменты создания и применения метаданных .8
8.4 Процессы управления метаданными.8
8.6 Роль систем.11
9 Типы метаданных, требующиеся для поддержки ISO 15489-1.12
9.1 Представление типов метаданных.12
9.2 Метаданные о документах.13
9.3 Метаданные о правилах, политике и полномочиях ведения деловых операций.17
9.4 Метаданные об агентах .18
9.5 Метаданные о процессах деловых операций.19
9.6 Метаданные о процессах управления документами.20

Предисловие
Международная организация по стандартизации (ISO) является всемирной федерацией национальных
организаций по стандартизации (комитетов-членов ISO). Разработка международных стандартов
обычно осуществляется техническими комитетами ISO. Каждый комитет-член, заинтересованный в
деятельности, для которой был создан технический комитет, имеет право быть представленным в этом
комитете. Международные правительственные и неправительственные организации, имеющие связи с
ISO, также принимают участие в работах. Что касается стандартизации в области электротехники, то
ISO работает в тесном сотрудничестве с Международной электротехнической комиссией (IEC).
Проекты международных стандартов разрабатываются в соответствии с правилами Директив ISO/IEC,
Часть 2.
Основная задача технических комитетов заключается в подготовке международных стандартов.
Проекты международных стандартов, принятые техническими комитетами, рассылаются комитетам-
членам на голосование. Их опубликование в качестве международных стандартов требует одобрения
не менее 75 % комитетов-членов, принимающих участие в голосовании.
Следует иметь в виду, что некоторые элементы настоящего международного стандарта могут быть
объектом патентных прав. ISO не может нести ответственность за идентификацию какого-либо одного
или всех патентных прав.
Настоящий стандарт ISO 23081-1 подготовлен Техническим комитетом ISO/TC 46, Информация и
документация, Подкомитетом SC 11, Управление архивами и документами.
Настоящее первое издание отменяет и замещает Техническую Спецификацию ISO/TS 23081-1:2004,
которая была усовершенствована и технически пересмотрена.
ISO 23081 состоит из нескольких частей под общим названием, Информация и документация.
Процессы управления документами. Метаданные для документов:
— Часть 1. Принципы
iv © ISO 2006 – Все права сохраняются

Введение
Настоящий международный стандарт ISO 23081 устанавливает основы для создания, управления и
использования метаданных об управлении документами, а также объясняет принципы, лежащие в
основе управления ими.
Этот международный стандарт является руководством к пониманию и применению метаданных в
рамках ISO 15489. Стандарт подчеркивает значимость метаданных об управлении документами в
деловых процессах и на различные роли и типы метаданных, которые поддерживают деловые
процессы и процессы управления документами, а также устанавливает структуру управления этими
метаданными.
Настоящий международный стандарт не определяет обязательный для применения набор метаданных
об управлении документами, поскольку эти метаданные будут отличаться в зависимости от
требований законодательства. Однако, этот стандарт содержит набор основных метаданных,
соответствующий требованиям международного стандарта ISO 15489.
Эта часть стандарта ISO 23081 устанавливает основы для создания, управления и применения
метаданных об управлении документами, а также объясняет принципы, которые управляют ими.
Части 2 и 3 содержат более подробную информацию и обеспечивают практическое руководство по
внедрению, а также методы оценки набора метаданных об управлении документами в соответствие с
принципами этой части стандарта ISO 23081. Эти части стандарта будут подготовлены в виде
Технических отчетов, которые рассматриваются как документы, требующие регулярного обновления.

В стандарте ISO 23081 ведение деловых операций трактуется в широком смысле, не ограничиваясь
коммерческой деятельностью, а включает государственное управление, некоммерческие организации и другие
предприятия.
МЕЖДУНАРОДНЫЙ СТАНДАРТ ISO 23081-1:2006(R)

Информация и документация. Процессы управления
документами. Метаданные для документов.
Часть 1.
Принципы
1 Область применения
Эта часть международного стандарта ISO 23081 закладывает принципы поддержки и управления
метаданными об управлении документами. Эти принципы применяются к:
— документам и их метаданным;
— всем процессам, которые их затрагивают;
— любой системе, в которой они хранятся;
— любой организации, ответственной за управление ими.
2 Нормативные ссылки
Этот документ не может быть применен без нижеуказанных документов. Для датированных ссылок
применяется только цитируемое издание. Для недатированных ссылок используется самое последнее
издание упомянутого документа (включая любые поправки).
ISO 15489-1:2000, Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Общие
требования
3 Термины и определения
В настоящем стандарте используются термины и определения, данные в ISO 15489-1, а также
нижеуказанные термины.
3.1
агент
agent
отдельное лицо, рабочая группа или организация, ответственная за/или вовлеченная в процессы
создания, ввода и/или управления документами
3.2
схема кодирования
encoding scheme
контролируемый список всех допустимых значений на национальном языке и/или символов в виде
строки для компьютерного синтаксического кодирования
3.3
схема (метаданных)
schema
логический план, показывающий отношения между элементами метаданных, обычно посредством
установления правил использования и управления метаданными, особенно это касается семантики,
синтаксиса и опций (степени обязательности) данных
4 Метаданные об управлении документами
Управление метаданными - неотъемлемая часть управления документами, обеспечивающая
выполнение множества различных функций и целей. В отношении управления документами
метаданные определяются как данные, описывающие контекст, содержание и структуру документов, а
также процессы управления ими на протяжении всего жизненного цикла документа (ISO 15489-1:2001,
3.12). Сами по себе, метаданные являются структурированной или полуструктурированной
информацией, позволяющей создавать, регистрировать, классифицировать, обеспечивать доступ,
хранение и размещение документов в течение времени, в рамках и за пределами области
деятельности. Каждая из этих областей представляет сферу интеллектуального языкового общения,
социальной и/или организационной деятельности определенной или ограниченной группы людей,
разделяющих определенные ценности и обладающих определенными знания. Метаданные об
управлении документами могут использоваться для идентификации, подтверждения подлинности и
контекстуализации документов и людей, процессов и систем, которые создают, управляют,
поддерживают и используют их, а также принципов политики, на которых строиться управление ими
(см. 9.1).
Первоначально метаданные определяют документ в момент его ввода, записывая этот документ в
деловой контекст и устанавливая контроль за управлением им. В течение жизненного цикла
документов или их совокупностей новые слои метаданных будут добавляться в процессе и/или в связи
с использованием документов во вновь проводимых деловых операциях. Это означает, что
метаданные продолжают накапливать информацию, касающуюся контекста управления документами и
деловых процессов, в которых используются документы, и относятся к структурным изменениям
документа или к его образу (внешнему виду документа). Метаданные могут быть источником
информации о многократном использовании документа многими системами и для множества целей.
Метаданные, прилагаемые к документам в течение всего их жизненного цикла, можно продолжать
использовать, после того, как сами документы перестанут быть востребованы в деловых целях и будут
переданы на хранение.
Метаданные гарантируют подлинность, надежность, применимость и целостность документов,
обеспечивают управление ими и понимание информационных объектов, как физических, так и
аналоговых и цифровых. Однако, метаданными также необходимо управлять.
Управление документами всегда включает управление метаданными. Однако, цифровая среда
требует иного выражения традиционных требований и иных механизмов для идентификации, ввода,
определения свойств и использования метаданных. В цифровой окружающей среде документы
нормативного характера – это документы, сопровождаемые метаданными, определяющими их
нормативный статус. Этот нормативный статус должен быть четко документирован, а не
подразумеваться, как в некоторых процессах с бумажными документами. В цифровой окружающей
среде очень важно обеспечить гарантию того, чтобы в системах, которые создают, осуществляют ввод
и управление документами, осуществлялось создание и ввод метаданных об управлении документами.
И, наоборот, цифровая окружающая среда предоставляет новые возможности для определения и
создания метаданных, а также для обеспечения полного, своевременного ввода документов. Эти
документы могут быть свидетельствами транзакций или непосредственно быть транзакциями.
2 © ISO 2006 – Все права сохраняются

5 Перспективы использования и назначение метаданных об управлении
документами
5.1 Назначение и роль метаданных об управлении документами
Метаданные поддерживают деловые процессы и управление документами следующим образом:
a) защитой документов как свидетельств деловой деятельности и обеспечением их доступности и
используемости на протяжении всего их жизненного цикла;
b) обеспечением способности понимать (осмысливать) документы;
c) поддержкой и обеспечением доказательной силы документов;
d) помощью в обеспечении гарантии подлинности, надежности и целостности документов;
e) поддержкой управления доступом, секретностью и правами;
f) поддержкой эффективного поиска;
g) поддержкой интероперабельности путем контролируемого ввода документов, созданных в
различной технической и деловой окружающей среде, и их поддержкой в течение
необходимого периода времени;
h) обеспечением логических связей между документами и контекстом их создания, а также
хранением их структурированным, надежным и эффективным способом;
i) поддержкой идентификации технологической окружающей среды, в которой цифровые
документы были созданы или введены, а также управлением технологической окружающей
средой, в которой они поддерживаются, для воспроизведения подлинных документов так долго,
как это необходимо;
j) поддержкой эффективной и успешной миграции документов из одной окружающей среды или
компьютерной платформы в другую, а также любой другой стратегии хранения.
5.2 Метаданные об управлении документами, применяемые в организации
5.2.1 Общие положения
Организации должны установить, какие требования к метаданным, описанным в ISO 23081, являются
необходимыми для определенной или для всех систем организации. Эти решения будут зависеть от:
a) деловых потребностей;
b) нормативной среды;
c) негативных воздействий на деловые операции.
Эта оценка может идентифицировать, какие типы метаданных необходимо применять в различных
направлениях деятельности организации, в зависимости от степени риска или потребностей деловых
операций.
Существуют различные перспективы использования метаданных об управлении документами, которые
могут сосуществовать. Они включают:
1) деловую перспективу, в которой метаданные об управлении документами поддерживают
деловые процессы;
2) перспективу управления документами, в которой с помощью метаданных вводятся
характеристики документов и их деловой контекст, а также поддерживается их управление;
3) перспективу использования в пределах или за пределами делового контекста создающихся
документов, в которой метаданные позволяют осуществлять поиск, понимание и
интерпретацию документов.
Более детальные сведения контекстуальных составляющих могут потребоваться для понимания и
использования документов по прошествии времени, особенно при использовании их вне той деловой
окружающей среде, в которой они были созданы.
Метаданные об управлении документами состоят из:
i) метаданных, отражающих деловой контекст, в котором создаются или вводятся
документы, а также содержание, структуру, форму и образ (внешний вид) этих
документов;
ii) метаданных, документирующих процессы управления документами и деловые
процессы, в которых документы используются впоследствии, включая любые
изменения содержания, структуры и внешнего вида.
5.2.2 Метаданные в момент ввода документов
Метаданные в момент ввода документов включают информацию о контексте создания документа,
деловом контексте, участвующих агентах и метаданные о содержании, внешнем виде, структуре и
технических характеристиках самих документов. Они позволяют использовать документы в прикладной
или информационной системе и обеспечивают их читаемость, годность к употреблению и пониманию.
Контекст документов включает информацию о деловых процессах, в которых они создаются. Эти
метаданные позволяют пользователям оценить надежность фондообразователя, окружающую среду,
в которой документы были созданы, цель или предпринимаемые деловые операции, а также их
взаимоотношения с другими документами. Метаданные, документирующие деловой контекст, должны
быть неотъемлемой частью документов, созданных фондообразователем, и подлежат вводу
одновременно с вводом документов в систему управления документами.
Структура документа состоит из:
a) его физической или технической структуры;
b) его логической структуры, то eсть, отношений между элементами данных, составляющих
документ.
Эти аспекты столь же важны, как и само содержание. Метаданные о технических аспектах должны
описывать систему, с помощью которой создаются или вводятся документы, а также технические
характеристики цифровых компонентов, которые они включают.
5.2.3 Метаданные после ввода документов
Все процессы управления документами, осуществленные с отдельным документом, их группой или
комплексом должны быть документированы. Для сохранения документов и гарантии их подлинности,
надежности, применимости и целостности необходимо создавать метаданные, которые обеспечат
запуск или документирование процессов управления документами (в данном стандарте названные
"метаданные процесса"). Эти метаданные должны включать информацию о процессах управления,
которые были или будут применяться к каждому документу. Уровень детализации документирования
процессов управления документами будет меняться в зависимости от потребностей управления.
Метаданные о процессах управления документами должны применяться в течение всего жизненного
цикла документа. Процессы управления документами также создают и используют технические
метаданные для визуализации и воспроизведения цифровых документов, которые должны быть
документированы. Кроме того, любые изменения содержания, контекста и структуры документа,
вызванные управленческой деятельностью, должны быть документированы.
4 © ISO 2006 – Все права сохраняются

Деловые процессы, приведшие к обращению к документам, должны также документироваться в
метаданных в течение всего жизненного цикла документа. Такие процессы использования документов
включают установление связи документов: с действиями; инициированием действий и с другими
документами.
Все метаданные о документе, о включении его в процессы управления и использования, также
формируют документ, а именно документ метаданных, которым также нужно управлять. Документ
метаданных важно сохранять до тех пор, пока существует оригинал. В случае перемещения
документов хранителем или владельцем, а также при их уничтожении некоторые метаданные могут
понадобиться для подтверждения факта существования документов, управления ими и их
местонахождения.
6 Права и обязанности
В отношении метаданных об управлении документами, должны быть определены права и обязанности
ответственных лиц, которые должны быть доведены до сведения всех сотрудников организации. Там,
где идентифицирована определенная потребность в создании и вводе метаданных об управлении
документами, должно быть ясно, кто отвечает за принятие решений по проведению необходимых
действий (ISO 15489-1:2001, 6.3).
Сюда включаются права и обязанности, возникающие в ходе выполнения деловых операций и
процессов управления документами. Они должны быть распределены между всеми сотрудниками
организации, которые создают, вводят или управляют метаданными. Сюда входят: управляющие
документами (специалисты в области управления документами), специалисты в области смежных
информационных профессий, рядовые исполнители, руководители, администраторы систем
управления документами и другие специалисты, создающие или занимающиеся вводом документов и
соответствующих метаданных, в процессе своей деятельности. Особые права, ответственность и
отчетность, в отношении управления метаданными, должны быть поручены уполномоченному лицу в
пределах организации, что должно быть закреплено в соответствующих нормативных документах
организации.
Эти обязанности включают следующие положения:
a) Специалисты в области управления документами отвечают за надежность, подлинность,
применимость и целостность метаданных, связанных с документами, и за обучение
пользователей вводу, управлению и использованию метаданных. Они участвуют в
определении требований к метаданным, принципов соответствующей политики и стратегии, а
также контролируют процесс создания метаданных.
b) Все сотрудники организации выполняют свои обязательства по обеспечению точности и
полноты метаданных об управлении документами, за которые они отвечают.
c) Исполнители отвечают за обеспечение внутреннего контроля для того, чтобы клиенты,
аудиторы, суды и другие уполномоченные пользователи могли полагаться на информацию,
которую предоставляет организация. Исполнители ответственны за поддержку использования
метаданных об управлении документами и проведение соответствующей политики во всей
организации.
d) Персонал в области информационных технологий отвечает за надежность, применимость и
целостность систем, используемых для ввода и хранения метаданных. Они ответственны за
обеспечение того, чтобы все метаданные об управлении документами были связаны с
соответствующими документами, и за сохранность этих связей.
Исполнение этих обязанностей должны поддерживать специальные программы обучения. Выполнение
программ обучения должны контролировать аудиторские мероприятия.
7 Метаданные об управлении документами среди других областей
использования метаданных
7.1 Общие положения
Метаданные могут быть созданы, введены и использованы для конкретной цели или для многих целей
деловых операций. Эти цели могут включать деловые операции, проводимые в электронной форме:
хранение, описание, открытие ресурсов и управление правами. Метаданные об управлении
документами могут использоваться для выполнения всех этих целей. Например, метаданные в момент
ввода документа могут наследовать и расширять описание ресурсов, а также могут быть использованы
для открытия ресурсов. Метаданные об управлении документами могут быть унаследованы или
извлечены из систем путем: последовательного выполнения действий, стандартного офисного
программного обеспечения, систем электронной почты и других систем деловых операций.
Метаданные в момент ввода документа и процессы, относящиеся к метаданным об управлении
документами, не могут существовать в изоляции. Следовательно, необходимо рассматривать
создание и ввод метаданных об управлении документами в рамках более широкого контекста для
обеспечения гарантии установления соответствующих связей и отношений с целью избежания
дублирования или излишнего производства метаданных.
7.2 Метаданные для деловых операций, проводимых в электронной форме
Метаданные помогают осуществлять деловые операции в электронной форме, включая электронную
коммерцию и электронное управление. Могут быть введены метаданные обо всех стадиях процессов
деловых операций, проводимых в электронной форме. Сюда включаются: местонахождение изделий,
службы, поставщика и клиента, соглашения о сроках и условиях деловых операций, электронно-
цифровые подписи и сам процесс заключения сделок. Эти метаданные обеспечивают информацию о
деловом контексте и, таким образом, могут частично совпадать с контекстуальными метаданными (см.
9.2.1), а также со структурными метаданными (см. 9.2.1), метаданными безопасности (см. 9.2.4) и
метаданными доступности (см. 9.2.3).
7.3 Метаданные для хранения
Обеспечение сохранности и доступа к информации, особенно созданной в цифровой форме, – это
проблема документоведческих, библиотечных и архивных сообществ. Информационная технология
относительно изменчива по сравнению с технологией печатания на бумаге. Поэтому для соответствия
требованиям постоянно изменяющейся технологии требуются дополнительные технические
метаданные. Для обеспечения сохранности необходимы дополнительные структурные метаданные и
метаданные о хранении (см. 9.2.1), а также некоторые метаданные о процессах управления
документами (см. 9.6). Сюда включаются метаданные о процессах управления документами,
связанные с доступом и безопасностью, перемещением, конверсией и миграцией документов для
обеспечения не только доступности документов, а также и их подлинности, надежности, применимости
и целостности в течение длительного времени.
7.4 Метаданные для описания ресурса
Одной из первоочередных областей использования метаданных является описание ресурсов
(объектов деловой деятельности). Этими ресурсами могут быть книги, журналы, видеофильмы,
документы, изображения и артефакты. Сюда также включаются документы, переданные на архивное
хранение. Метаданные необходимы для идентификации ресурсов и могут включать название,
создателя/создателей, дату/даты, уникальный идентификатор, сведения об отношении к другим
ресурсам (например, положение в серии) и их параметры (например, размер или длина). Некоторые из
этих элементов метаданных также используются в контексте управления документами. Они сходны и
могут совмещаться с элементами первичных метаданных, созданных в момент ввода документа,
фиксирующих содержание документа. Однако, описательные метаданные об управлении документами
и применяемые для архивных целей являются более расширенными, чем стандартные метаданные об
описании ресурсов, и могут включать другие элементы, как, например, контекстуальные метаданные
(см. 9.2.1).
6 © ISO 2006 – Все права сохраняются

Существует тесная связь между указанным выше типом метаданных и архивным описанием. Архивные
учреждения используют метаданные для описания архивных документов с целью их хранения,
размещения их в административном контексте и контексте управления документами, а также для
обеспечения их использования и управления. Таким образом, существующие стандарты по архивному
описанию, а, именно, ISAD/G и ISAAR (CPF) напрямую пересекаются с метаданными об управлении
документами, поскольку оба направления связаны с документированием процессов делового
контекста и управления. Архивное управление, включая архивное описание, является дополнительной
и продолжительной деятельностью для тех документов, которые идентифицированы как имеющие
архивную ценность. Таким образом, рекомендуется создавать и использовать функциональные
возможности систем для миграции метаданных между системами управления документов и системами
управления архивами организации.
7.5 Метаданные для открытия ресурсов
Метаданные для открытия ресурсов, то есть для информационного поиска, включают и превосходят
объем описательных метаданных (см. 7.4). Представители деловых кругов: руководители (менеджеры)
организации, информационные работники и другие пользователи нуждаются в использовании
метаданных, при поиске информации. Примерами поддержки открытия ресурсов являются
метаданные: индексирования, классификации и местоположения. Такие метаданные также
поддерживают управления документами для обеспечения открытия документных ресурсов. В
контексте управления документами эти метаданные, прежде всего, содержат данные о способах
доступа к документам (см. 9.2.3).
7.6 Метаданные для управления правами
Управление правами может рассматриваться как особый тип или аспект деловых операций,
проводимых в электронной форме, так как оно связано с управлением правами и использованием
информационных ресурсов агента. Сюда включается описание, оценка, купля-продажа, контроль и
отслеживание этих прав. Управление правами требует метаданных, которые описывают три ключевых
объекта, участвующих в использовании информационных ресурсов. Этими тремя объектами являются
участвующие стороны (например, создатель, издатель и потребитель); содержание во всех его
формах; и непосредственно сами права (например, разрешения, ограничения и плата за
использование).
8 Управление метаданными
8.1 Общие положения
Управление метаданными может быть разделено на две области:
a) создание, ввод и управление метаданными об управлении документами;
b) создание, осуществление, поддержка и управление правилами, регулирующими эти процессы и
соответствующие им структуры; такие как: определение типов документа (DTDs), схемы или
словари данных.
8.2 Уровни применения метаданных
Метаданные, описанные в этом пункте, могут применяться на различных уровнях, а, именно, к:

ISAD/G и ISAAR (CFF) являются стандартами, выпущенными Международным Советом по Архивам (ICA,
www.ica.org). ISAD/G - Международный Стандарт по Архивному Описанию (Общие Принципы), обеспечивающий
руководящие указания для описания документов и их совокупностей. ISAAR (CPF) - Международный Стандарт по
Архивным Документам Органов Власти (Корпорации, Отдельные личности, Семьи), предусматривающий
руководящие указания для описания организаций-фондообразователей. (Международный стандартный эталонный
архивный документ. Стандартная запись свидетельства об архивном органе)
a) отдельным документам,
b) группам или совокупностям документов и/или
c) целым системам документов,
в зависимости от организационных нужд и требований. Системы документов должны быть
разработаны так, чтобы ввод метаданных на любых уровнях удовлетворял потребности организации.
Следует отметить, что в то время как некоторые формы метаданных, например, название, должно
применяться к каждому документу в системе, другие метаданные могут применяться на более
широком уровне совокупностей документов, а не к отдельному документу.
8.3 Моменты создания и применения метаданных
Создание и применение метаданных к документам может и должно происходить во время их
существования.
Многие метаданные, упомянутые в этом пункте настоящего стандарта, необходимо создавать одновременно с
вводом документов, их регистрацией и классификацией, как описано в ISO 15489-1:2001, 9.3, 9.4 и 9.5. Они
определяют документ в момент ввода, фиксируя его в деловом контексте и обеспечивая процессы
управления.
Создание и ввод метаданных должен продолжаться после создания документов. Метаданные
необходимо обновлять, по мере того, как: документы, участвующие в транзакциях, становятся
связанными с другими документами; меняются потребности управления; системы управления
документами передаются от одной организации другой. Метаданные должны отражать эти
изменившиеся обстоятельства. Это называется обработкой метаданных (см. 5 2.3).
Ввод и поддержка этих метаданных должны осуществляться как обычная часть деловых операций и
процесса управления документами.
ПРИМЕЧАНИЕ классификация документов, согласно ISO 15489-1:2001, п. 9.5, может обеспечить многие
признаки метаданных, требующиеся в пунктах 9.2.4 и 9.6, изложенных выше.
8.4 Процессы управления метаданными
8.4.1 Общие положения
Управление метаданными влечет за собой те же самые процессы, изложенные в ISO 15489-1:2001,
Раздел 9, создание, ввод, хранение, описание, поддержка, доступ, определение политики, стратегий и
методов.
8.4.2 Определение политики и методов
Агенты, включая управляющих документами, должны определить и документировать принципы
политики и правила управления метаданными, а также ясно формулировать требования для структур
метаданных в соответствии с их деловыми потребностями. Эти принципы политики и правила
включают следующие положения: распределение обязанностей, какие метаданные необходимо
создавать и вводить, когда и из каких источников, какие структуры метаданных будут эффективными, и
какие стандарты и какие системы поддержки следует использовать.
8.4.3 Создание и поддержка метаданных
Управляющие документами должны идентифицировать, какие метаданные необходимо создавать и
вводить при создании и поддержке документов. Процесс создания метаданных во время создания
документов должен контролироваться и документироваться.
8 © ISO 2006 – Все права сохраняются

Метаданные о создании или изменении метаданных о документе также необходимо определять и
хранить. Они будут поддерживать надлежащую и содержательную документацию об изменениях,
произведенных в документе метаданных.
8.4.4 Создание и поддержка структур для управления метаданными
Структуры для ввода, хранения и управления метаданными (см. 8.6) следует разрабатывать и
определять с учетом соответствия нормам и требованиям, предъявляемым к управлению документами.
Необходимо, чтобы отношения между элементами метаданных, и между ними и объектами
информации, которые они описывают, были постоянными. Эти отношения должны правильно и
постоянно поддерживаться, особое внимание при этом должно обращаться на изменения,
происходящие в результате миграции, конвертирования и других мер по обеспечению сохранности.
8.4.5 Определение, когда и какие метаданные следует вводить
Агенты, включая управляющих документами, должны определять, какие метаданные необходимо
вводить, время их ввода и из каких источников. Требования к этим метаданным должны основываться
на процессах управления документами, определенными в ISO 15489-1:2001, Раздел 9. Частью этой
деятельности является определение способа ввода метаданных (вручную или автоматически).
8.4.6 Документирование и внедрение стандарта
Агенты, включая управляющих документами, должны документировать правила и политику по
последовательному использованию содержания стандартов, структур, терминов и т.д. Они должны
гарантировать, что эти структуры метаданных, термины, описания объектов и атрибуты используются
надлежащим образом.
8.4.7 Хранение метаданных
Агенты, включая управляющих документами, должны принимать решения о способах хранения
метаданных. При принятии таких решений следует принимать во внимание постоянную связь между
метаданными и объектами, к которым они относятся или принадлежат. Метаданные могут храниться
вместе с документами или отдельно в базе (ах) данных. Критерии управления, а, именно, затраты,
результативность и эффективность, могут влиять на решение, определяющее каким образом будут
храниться метаданные.
8.4.8 Описание
Процесс управления метаданными продолжается до тех пор, пока существуют документы и их
комплексы. Для сохранения важных, надежных и годных к использованию документов необходимо
добавлять новые метаданные по мере надобности. Эту операцию надо производить на протяжении
всего периода и во всех направлениях осуществления деловой деятельности, например, когда
функции одной организации и соответствующие части ее системы управления документами
передаются другой. В результате этого процесса может проводиться адаптация имеющихся структур
метаданных к требованиям организации-получателя. Организации должны определить процедуры и
политику документирования таких изменений.
В расширенной области применения можно выделить несколько слоев метаданных, в зависимости от
того, насколько широко используются и распространяются документы. Документы управляются в
системах, эти системы управляются организациями, а эти организации являются частью более
широкого контекста (деловой сектор, правительство, нация, публика или общество). На каждом из этих
уровней, метаданные должны обеспечивать полную информацию о документах для того, чтобы они
стали понятными и доступными для заинтересованных лиц.
Со временем первоначальная окружающая среда изменится или исчезнет, а интеллектуальное
языковое общение, а также знания будут развиваться. Эти изменения потребуют перевода
первоначального контекста создания документов в новую среду. Это будет осуществляться с помощью
метаданных. Через какое-то время эту деятельность будут осуществлять лица в организациях-
преемниках, не присутствовавшие в момент создания документов.
8.4.9 Доступ к метаданным
Доступ к метаданным должен быть ограничен уполномоченными агентами и управляться
утвержденными правилами и политикой. На местах должны быть обеспечены меры безопасности и
схема классификации доступа. Агентам также следует определить правила по совместимости
различных систем метаданных об управления документами с целью обеспечения обмена и поиска
документов разными информационными системами, организациями или органами власти.
Необходимо существование механизма для отслеживания и документирования доступа или
использования документов и любых изменений или дополнений, произведенных в метаданных.
8.4.10 Поддержка метаданных
8.4.10.1 Процессы и методы
Существует несколько методов и технических приемов для организации и поддержки метаданных и
структур метаданных. Сюда включаются словари данных, содержащие описания объектов, типов
данных и отношений между ними, а также стандартные языки разметки для ясного описания структур
цифровых объектов.
Поддержка ведения метаданных включает следующие процессы:
a) контроль целостности данных в процессах ведения метаданных;
b) меры безопасности, контролирующие доступ к метаданным, а, именно, к правилам авторизации
агентов и систем относительно объектов или компонентов, к которым они имеют доступ. Сюда
включается авторизация персонала, уполномоченного изменять структуры метаданных;
c) механизмы восстановления в случае отказа системы;
d) процедуры возврата к предшествующему состоянию;
e) миграцию по информационным технологическим окружающим средам, а также изменение или
обновление систем, управляющих метаданными об управлении документами.
8.4.10.2 Подлинность и стабильность метаданных
Метаданные об управлении документами подчиняются правилам и критериям установления
подлинности так же, как документы, с которыми они связаны, с целью обеспечения их надежности.
Таким образом, агентам следует документировать всю политику и правила, касающиеся метаданных и
связанных с ними событий. Изменения в структурах метаданных, концептуальных или физических,
должны также быть документированы.
Важным элементом для обеспечения подлинности метаданных и надлежащего управления ими
является требование того, чтобы введенные метаданные были документированы. Необходимо, чтобы
метаданные об управлении документами поддерживались неизменными и, в случае возникновения
необходимости внесения изменений, на местах должны существовать правила, регламентирующие
управление этим процессом. Сюда относятся правила документирования причин изменений, самих
изменений и участвующих уполномоченных агентов. Эти требования должны применяться постоянно в
любой организации, ответственной за документы и участвующий в этом процессе.
Следует обеспечить поддержку метаданных, содержащих сведения о создании или изменениях,
произведенных в метаданных самого документа. Сюда входит информация об агентах, связанных с
созданием или изменениями, а также типом деятельности, которая была предпринята, например:
создание, изменение, проверка, удаление. Кроме того, должна быть идентифицирована версия схемы
метаданных, определяющая и наполняющая элементы метаданных.
10 © ISO 2006 – Все права сохраняются

8.5 Структуры метаданных
Для обозначения отношений между элементами метаданных и их значимостью, необходимо их
структурировать, например, с помощью схем. Агенты, включая управляющих документами, должны
разрабатывать схемы для описания документов, которые они создают, вводят и которыми управляют,
включая контекстную информацию относительно деловых процессов и агентов. Эти схемы должны
поддерживаться во времени с целью отражения изменений в организационном и деловом контексте.
Отношения между новыми схемами и теми, которые они заменяют, следует идентифицировать и
документировать.
Схемы метаданных описывают объекты, их элементы и их взаимосвязи. Схемы также поддерживают
описание структур документа (например, с такими языками, как XML). Они важны для управления
базами данных, которые содержат такую описательную информацию.
Здесь можно привести следующие примеры: схемы Определения Типов Документов (DTDs) или схемы
XML для определения структур: документов, баз данных или других объектов; а также концептуальных
схем для реализационных или объектноориентированных баз данных.
Структуры метаданных и элементы метаданных, из которых они состоят, могут быть в дальнейшем
определены с помощью схем кодирования. Схемы кодирования определяют значения и синтаксис
элемента метаданных.
Примеры схем кодирования включают определенные инструменты для управления документами,
установленные в ISO 15489-1:2001, 9.2 и 9.5: схемы классификации для деловых операций, схемы
классификации доступа и схем размещения и безопасности.
Возможности схем позволяют:
a) обеспечить целостное и содержательное управления метаданными;
b) предоставить возможности взаимодействия путем согласованного преобразования различных
наборов метаданных;
c) выразить взаимосвязи элементов и их семантики;
d) управлять отношениями между элементами метаданных и свойственной им семантики;
e) обеспечить и поддерживать содержательность информационных систем (например, систем
управления д
...