ISO 8439:1990
(Main)Forms design - Basic layout
Forms design - Basic layout
Conception des formulaires — Disposition de base
General Information
- Status
- Published
- Publication Date
- 10-Oct-1990
- Current Stage
- 9093 - International Standard confirmed
- Start Date
- 05-Sep-2022
- Completion Date
- 13-Dec-2025
Overview
ISO 8439:1990, titled Forms Design - Basic Layout, is an international standard developed by ISO Technical Committee ISO/TC 154 in collaboration with the Universal Postal Union (UPU). It specifies fundamental principles and guidelines for the uniform layout and design of paper forms used in administration, commerce, and industry. The standard's primary aim is to facilitate easy completion, clear data entry, and efficient information retrieval from forms by standardizing overall sizes, margins, image areas, and data field arrangements.
By following ISO 8439:1990, organizations can improve the consistency and usability of forms, reduce errors during manual or automated processing, and ensure compatibility and interoperability when exchanging document data between different partners or systems.
Key Topics
Overall Sizes and Margins
ISO 8439 defines the basic page dimensions for forms in line with ISO 216 (A4 and A5L sizes). Key margin measurements include:- Left margin: 20 mm ± 1 mm
- Top margin: 10 mm ± 1 mm
These margins ensure uniform spacing around the content and facilitate handling or filing.
Image Area and Division
The image area is the designated space within the form where data is entered for later reproduction or processing. For A4 size, the image area measures 183 mm by 280 mm, while for A5L size, it is 183 mm by 131 mm. The image area is systematically divided both vertically into strips and horizontally into columns-typically 72 basic width spacings (bws) across, subdivided into 8 columns for ease of layout and data categorization.Data Fields
The form layout includes specific data fields with standardized purposes for clarity and uniformity:- Issuer Field: Contains identification of the document issuer-such as a company name or logotype-and optional contact details including postal address and telephone numbers.
- Reference Field: Holds the document identifier, code, date, or other references critical for document tracking or classification.
- Address Field: Reserved for one or two postal addresses, structuring the form to accommodate user input or mailing requirements.
Spacing Standards
- Basic Width Spacing (bws): Preferred character spacing set at 2.54 mm (1/10 inch) per ISO 4882.
- Basic Depth Spacing (bds): Line spacing standardized to 4.233 mm (1/6 inch), also per ISO 4882.
These consistent spacings enable clear readability and compatibility with data entry and processing equipment.
Applications
Administrative Forms
Used in government and administrative environments to capture structured data efficiently, ensuring forms are easy to complete and process.Commercial and Industrial Documentation
Facilitates the design of purchase orders, invoices, shipment records, and other business forms to maintain consistency across departments and organizations.Data Processing and Automation
Standardized layouts support automated reading and scanning technologies, minimizing errors and improving throughput in document handling.Cross-Border and Inter-Organizational Exchange
Forms designed according to ISO 8439 enable smooth information exchange between international partners, reducing format incompatibilities and facilitating compliance.Postal and Logistics Industries
Aligns with Universal Postal Union requirements and assists in form designs for mailing labels, delivery notes, and related documents.
Related Standards
ISO 216:1975 – Standardizes paper sizes including A-series (A4, A5), foundational for the form dimensions referenced in ISO 8439.
ISO 4882:1979 – Defines line spacing and character spacing crucial for setting the basic width and depth spacing in forms.
ISO 3535:1977 – Provides guidelines for sheet and layout design, including division and numbering of form image areas.
ISO 6422:1985 – The United Nations Layout Key for Trade Documents, which shares common principles for arranging form strips, addresses, and fields.
Using ISO 8439:1990 in conjunction with these related standards ensures comprehensive best practices in paper-based form design, enhancing document uniformity and processing efficiency worldwide.
Keywords: ISO 8439, forms design, form layout, paper forms, image area, data fields, document design standard, ISO form standards, basic form layout, business forms, administrative forms, commercial forms, form spacing, international standards on forms, data entry forms.
Frequently Asked Questions
ISO 8439:1990 is a standard published by the International Organization for Standardization (ISO). Its full title is "Forms design - Basic layout". This standard covers: Forms design - Basic layout
Forms design - Basic layout
ISO 8439:1990 is classified under the following ICS (International Classification for Standards) categories: 01.140.30 - Documents in administration, commerce and industry. The ICS classification helps identify the subject area and facilitates finding related standards.
ISO 8439:1990 is available in PDF format for immediate download after purchase. The document can be added to your cart and obtained through the secure checkout process. Digital delivery ensures instant access to the complete standard document.
Standards Content (Sample)
IS0
INTERNATIONAL
STANDARD
First edition
1990-l o-1 5
Forms design - Basic layout
Conception des formulaires - Disposition de base
__-----
Reference number
IS0 8439: 1990(E)
IS0 8439:1990(E)
Foreword
IS0 (the International Organization for Standardization) is a worldwide
federation of national standards bodies (IS0 member bodies). The work
of preparing International Standards is normally carried out through IS0
technical committees. Each member body interested in a subject for
which a technical committee has been established has the right to be
represented on that committee. International organizations, govern-
mental and non-governmental, in liaison with ISO, also take part in the
work. IS0 collaborates closely with the International Electrotechnical
Commission (IEC) on all matters of electrotechnical standardization.
Draft International Standards adopted by the technical committees are
circulated to the member bodies for voting. Publication as an lnter-
national Standard requires approval by at least 75 % of the member
bodies casting a vote.
\
International Standard IS0 8439 was prepared by Technical Committee
ISO/TC 154, Documents and data elements in administration, commerce
and industry, in collaboration with the Universal Postal Union (UPU).
0 IS0 1990
All rights reserved. No part of this publication may be reproduced or utilized in any form
or by any means, electronic or mechanical, including photocopying and microfilm, without
permission in writing from the publisher.
International Organization for Standardization
Case Postale 56 l CH-1211 Geneve 20 + Switzerland
Printed in Switzerland
ii
IS0 8439:1990(E)
Introduction
This International Standard aims at the creation of uniformity in the de-
sign of forms in order to facilitate completion and information retrieval.
The prin ciples established in this lnte rnational Standard will form the
basis for . future application standar .ds.
. . .
III
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INTERNATIONAL STANDARD IS0 8439:1990(E)
Forms design - Basic layout
3.2 basic width spacing; bws: The preferred char-
1 Scope
acter spacing of 2,54 mm (I/IO in) in accordance
with IS0 4882.
This International Standard specifies overall sizes,
image areas, their division and data fields for forms
3.3 data field: Specified area used for a particular
intended for use within administration, commerce
category of data.
and industry.
3.4 form: Data carrier designed to carry a visible
record of data entries.
2 Normative references
3.5 image area: A predetermined area within which
The following standards contain provisions which,
information can be entered for subsequent repro-
through reference in this text, constitute provisions
duction, storage or transmission.
of this International Standard. At the time of publi-
cation, the editions indicated were valid. All stan-
3.6 issuer (of a document): Institution, enterprise
dards are subject to revision, and parties to
or person having issued a document and, by signing
agreements based on this International Standard
or otherwise, takes responsibility for the contents of
are encouraged to investigate the possibility of ap-
the document.
plying the most recent editions of the standards in-
dicated below. Members of IEC and IS0 maintain
3.7 margin: Space between an edge of the form
registers of currently valid International Standards.
and its adjacent image area.
IS0 216: 1975, Writing paper and certain classes of
printed matter - Trimmed sizes - A and B series.
IS0 353: 1975, Processed writing paper and certain
4 Overall sizes, margins and image areas
classes of printed ma
...
NORME
INTERNATIONALE
Première édition
1990-l o-1 5
Conception des formulaires - Disposition de
base
Forms design - Basic layout
Numéro de référence
ISO 8439: 1990(F)
Avant-propos
L’ISO (Organisation internationale de normalisation) est une fédération
mondiale d’organismes nationaux de normalisation (comités membres
de I’ISO). L’élaboration des Normes internationales est en général
confiée aux comités techniques de I’ISO. Chaque comité membre inté-
ressé par une étude a le droit de faire partie du comité technique créé
à cet effet. Les organisations internationales, gouvernementales et non
gouvernementales, en liaison avec I’ISO participent également aux tra-
vaux. L’ISO collabore étroitement avec la Commission électrotechnique
internationale (CEI) en ce qui concerne la normalisation électrotech-
nique.
Les projets de Normes internationales adoptés par les comités techni-
ques sont soumis aux comités membres pour vote. Leur publication
comme Normes internationales requiert l’approbation de 75 % au moins
des comités membres votants.
La Norme internationale ISO 8439 a été élaborée par le comité techni-
que ISO/TC 154, Documents ef éléments d’information dans l’adtninis-
tt-ation, le commet-ce et l’industrie, en collaboration avec l’Union postale
universelle (UPU).
0 ISO 4990
Droits de reproduction réservés. Aucune partie de cette publication ne peut être repro-
duite ni utilisée sous quelque forme que ce soit et par aucun procédé, électronique ou
mécanique, y compris la photocopie et les microfilms, sans l’accord écrit de l’éditeur.
Organisation internationale de norm alisation
Case Postale 56 l CH-4244 Genève 20 + Suisse
Imprimé en Suisse
ii
Introduction
La présente Norme internationale vise à uniformiser la conception des
formulaires de facon à pouvoir aisément les remplir et à faciliter I’ar-
chivage des inforkations.
Les principes établis dans la présente Norme internationale serviront
de base aux futures normes d’application.
Page blanche
NORME INTERNATIONALE
Conception des formulaires - Disposition de base
3.1 interligne de base (ib): Conformément à I’ISO
1 Domaine d’application
4882, la dimension recommandée est de 4,233 mm
(1/6 in).
La présente Norme internationale spécifie les for-
mats finis, les zones image, leurs divisions et les
3.2 espacement horizontal de base (ehb): Confor-
zones de données de base des formulaires utilisés
mément à I’ISO 4882, l’espacement recommandé
dans l’administration, le commerce et l’industrie.
est de 2,54 mm (I/l0 in).
3.3 zone de données de base: Zone déterminée,
réservée à une catégorie de données précises.
2 Références normatives
Les normes suivantes contiennent des dispositions 3.4 formulaire: Support d’entrée visible de don-
nées.
qui, par suite de la référence qui en est faite,
constituent des dispositions valables pour la pré-
sente Norme internationale. Au moment de la pu-
3.5 zone d’image: Dans une page, espace défini
blication, les éditions indiquées étaient en vigueur.
dans lequel on peut inscrire des renseignements qui
Toute norme est sujette à révision et les parties
pourront par la suite être reproduits, stockés ou
prenantes des accords fondés sur la présente
transmis.
Norme internationale sont invitées à rechercher la
possibilité d’appliquer les éditions les plus récentes
3.6 émetteur (d’un document): Personne physique
des normes indiquées ci-après. Les membres de la
ou morale ayant émis un document et: ayant engagé,
El et de I’ISO possèdent le registre des Normes
par sa signature ou autt-ement, sa responsabilité
internationales en vigueur à un moment donné.
quant au contenu du document.
ISO 216: 1975, Papiers d’écriture et certaines caté-
3.7 marge: Espace entre un bord de la formule et
gories d’imprimés - Formais finis - Séries A et EL
sa zone image limitrophe.
ISO 353: 1975, Papiers d’écriture et certaines caté-
gories d’imprimés - Mode d’expression des dimen-
4 Formats finis, marge
...
NORME
INTERNATIONALE
Première édition
1990-l o-1 5
Conception des formulaires - Disposition de
base
Forms design - Basic layout
Numéro de référence
ISO 8439: 1990(F)
Avant-propos
L’ISO (Organisation internationale de normalisation) est une fédération
mondiale d’organismes nationaux de normalisation (comités membres
de I’ISO). L’élaboration des Normes internationales est en général
confiée aux comités techniques de I’ISO. Chaque comité membre inté-
ressé par une étude a le droit de faire partie du comité technique créé
à cet effet. Les organisations internationales, gouvernementales et non
gouvernementales, en liaison avec I’ISO participent également aux tra-
vaux. L’ISO collabore étroitement avec la Commission électrotechnique
internationale (CEI) en ce qui concerne la normalisation électrotech-
nique.
Les projets de Normes internationales adoptés par les comités techni-
ques sont soumis aux comités membres pour vote. Leur publication
comme Normes internationales requiert l’approbation de 75 % au moins
des comités membres votants.
La Norme internationale ISO 8439 a été élaborée par le comité techni-
que ISO/TC 154, Documents ef éléments d’information dans l’adtninis-
tt-ation, le commet-ce et l’industrie, en collaboration avec l’Union postale
universelle (UPU).
0 ISO 4990
Droits de reproduction réservés. Aucune partie de cette publication ne peut être repro-
duite ni utilisée sous quelque forme que ce soit et par aucun procédé, électronique ou
mécanique, y compris la photocopie et les microfilms, sans l’accord écrit de l’éditeur.
Organisation internationale de norm alisation
Case Postale 56 l CH-4244 Genève 20 + Suisse
Imprimé en Suisse
ii
Introduction
La présente Norme internationale vise à uniformiser la conception des
formulaires de facon à pouvoir aisément les remplir et à faciliter I’ar-
chivage des inforkations.
Les principes établis dans la présente Norme internationale serviront
de base aux futures normes d’application.
Page blanche
NORME INTERNATIONALE
Conception des formulaires - Disposition de base
3.1 interligne de base (ib): Conformément à I’ISO
1 Domaine d’application
4882, la dimension recommandée est de 4,233 mm
(1/6 in).
La présente Norme internationale spécifie les for-
mats finis, les zones image, leurs divisions et les
3.2 espacement horizontal de base (ehb): Confor-
zones de données de base des formulaires utilisés
mément à I’ISO 4882, l’espacement recommandé
dans l’administration, le commerce et l’industrie.
est de 2,54 mm (I/l0 in).
3.3 zone de données de base: Zone déterminée,
réservée à une catégorie de données précises.
2 Références normatives
Les normes suivantes contiennent des dispositions 3.4 formulaire: Support d’entrée visible de don-
nées.
qui, par suite de la référence qui en est faite,
constituent des dispositions valables pour la pré-
sente Norme internationale. Au moment de la pu-
3.5 zone d’image: Dans une page, espace défini
blication, les éditions indiquées étaient en vigueur.
dans lequel on peut inscrire des renseignements qui
Toute norme est sujette à révision et les parties
pourront par la suite être reproduits, stockés ou
prenantes des accords fondés sur la présente
transmis.
Norme internationale sont invitées à rechercher la
possibilité d’appliquer les éditions les plus récentes
3.6 émetteur (d’un document): Personne physique
des normes indiquées ci-après. Les membres de la
ou morale ayant émis un document et: ayant engagé,
El et de I’ISO possèdent le registre des Normes
par sa signature ou autt-ement, sa responsabilité
internationales en vigueur à un moment donné.
quant au contenu du document.
ISO 216: 1975, Papiers d’écriture et certaines caté-
3.7 marge: Espace entre un bord de la formule et
gories d’imprimés - Formais finis - Séries A et EL
sa zone image limitrophe.
ISO 353: 1975, Papiers d’écriture et certaines caté-
gories d’imprimés - Mode d’expression des dimen-
4 Formats finis, marge
...
Questions, Comments and Discussion
Ask us and Technical Secretary will try to provide an answer. You can facilitate discussion about the standard in here.
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