ISO 5963:1985

International Standard
INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARDIZATlON.ME)I(LZYHAPO~HAfl OPrAHM3AUMR I-IO CTAH~APTM3AL&IM.ORGANlSATlON INTERNATIONALE DE NORMALISATION
Documentation - Methods for examining documents,
determining their subjects, and selecting indexing terms
Documentation - M&bodes pour l ’analyse des documents, la d&termination de leur contenu et la sklection des termes
#indexa tion
First edition - 1985-12-01
UDC 001.815 Ref. No. IS0 59634985 (E)
Gi
-
Descriptors : documentation, subject indexing.
v)
Price based on 5 pages
Foreword
IS0 (the International Organization for Standardization) is a worldwide federation of
national standards bodies (IS0 member bodies). The work of preparing International
Standards is normally carried out through IS0 technical committees. Each member
body interested in a subject for which a technical committee has been established has
the right to be represented on that committee. International organizations, govern-
mental and non-governmental, in liaison with ISO, also take part in the work.
Draft International Standards adopted by the technical committees are circulated to
the member bodies for approval before their acceptance as International Standards by
the IS0 Council. They are approved in accordance with IS0 procedures requiring at
least 75 % approval by the member bodies voting.
International Standard IS0 5963 was prepared by Technical Committee ISO/TC 46,
Documentation.
Users should note that all International Standards undergo revision from time to time
and that any reference made herein to any other International Standard implies its
latest edition, unless otherwise stated.
0 International Organization for Standardization, 1985
Printed in Switzerland
ii
Page
Contents
1 Scope and field of application .
2 References .
3 Definitions .
...................................... 2
4 Operation and purpose of indexing.
............................................... 2
5 Examining the document
.............................................. 2
6 Identification of concepts
.............................................
7 Selection of indexing terms
........................................................
8 Qualitycontrol
Annex - Flowchart of the indexing operation using a thesaurus . . . . . . . . . . . . . . . .
. . .
III
This page intentionally left blank

INTERNATIONAL STANDARD IS0 59634985 (E)
Documentation - Methods for examining documents,
determining their subjects, and selecting indexing terms
IS0 5964, Documentation - Guidelines for the establishment
1 Scope and field of application
and development of multilingual thesauri.
This International Standard describes recommended pro-
1 .l
cedures for examining documents, determining their subjects,
3 Definitions
and selecting appropriate indexing terms. It is restricted to
these preliminary stages of indexing, and does not deal with the
For the purposes of this International Standard, the following
practices of any particular kind of indexing system, whether
pre-coordinated or post-coordinated. It also describes general definitions apply.
techniques for document analysis which should apply in all
indexing situations. These methods are, however, especially
3.1 document: Any item, printed or otherwise, which is
intended for indexing systems in which the subjects of
amenable to cataloguing or indexing.
documents are expressed in summary form, and where con-
cepts are recorded in the terms of a controlled indexing
NOTE - This definition refers not only to written and printed materials
language. In this context, a controlled language usually refers
in paper or microform versions (for example books, journals, diagrams,
to a subset of terms selected from natural language, and maps), but also to non-print media (for example machine-readable
regulated, for example, by a thesaurus. These methods would records, films, sound recordings), and three-dimensional objects or
realia used as specimens.
apply, however, to systems in which concepts are represented
for retrieval purposes by symbols chosen from the schedules of
a classification scheme.
3.2 concept: A unit of thought.
1.2 The techniques described in this International Standard
The semantic content of a concept can be re-expressed by a
can be employed by any agency in which human indexers
combination of other and different concepts, which may vary
analyse the subjects of documents and express these subjects
from one language or culture to another.
in indexing terms. They do not apply to agencies which employ
those automatic indexing techniques in which terms occurring
3.3 subject: Any concept or combination of concepts
in texts are organized into sets or classes according to criteria
representing a theme in a document.
which can be established by a computer, for example fre-
quency of occurrence and/or adjacency in the text, although
3.4 indexing term: The representation of a concept in the
the aims of these systems are the same.
form of either
1.3 This International Standard is intended primarily as a
- a term derived from natural language, preferably a
guide to indexers during the stages of document analysis and
noun or noun phrase, or
concept identification. It may also be helpful for the analysis of
users’ enquiries and their translation, for retrieval purposes,
- a classification symbol.
into the controlled terms of an indexing language, and it could
function as guidance to abstracters during the preparation of
NOTE - An indexing term can consist of more than one word. In a
abstracts. It should be borne in mind, however, that although
controlled indexing language, a term is designated either as a
these tasks are analogous they are not identical.
preferred term or as a non-preferred term.
This International Standard is intended to promote stan-
1.4
3.5 preferred term: A term used consistently when index-
dard practice
ing to represent a given concept; sometimes known as
a) within an agency or network of agencies;
“descriptor ”.
b) between different indexing agencies, especially those
3.6 non-preferred term : The synonym or quasi-synonym of
which exchange bibliographic records.
a preferred term.
A non-preferred term is not assigned to documents but is pro-
2 References
vided as an entry point in an index, the user being directed by
IS0 2700, Documentation - Guidefines for the establishment an instruction (for example USE or SEE) to the preferred term;
and development of monolingual thesauri. sometimes known as “non-descriptor ”.
Is0 5963-1985 (El
d) the introduction, the opening
3.7 index (plural “indexes ”): An alphabetical or systematic phrases of chapters and
paragraphs, and the conclusion;
listing of subjects which refers to the position of each subject in
a document or collection of documents.
illustrations, diagrams, tables and their captions;
e)
indexing: The act of describing or identifying a docu-
f) words or groups of words which are underlined or
ment in terms of its subject content.
printed in an unusual typeface.
All these elements should be scanned and assessed by the in-
4 Operation and purpose of indexing
dexer during his study of the document. Indexing from the title
alone is not recommended, and an abstract, if available, should
not be regarded as a satisfactory substitute for an examination
4.1 Indexing is not concerned with the description of a docu-
of the text. Titles may be misleading; both titles and abstracts
ment as a physical entity (for example by stating the form,
may be inadequate; in many cases neither is a reliable source of
publisher, date, etc.), although these factors may be included
the kind of information needed by an indexer.
in a subject index if this information would enable a user to
determine more accurately whether or not a given document is
likely to be relevant to his enquiry.
5.3 Non-print documents, such as audio-visual, visual and
sound media, including realia, call for different procedures. It is
not always possible in practice to examine a record in its en-
During indexing, concepts are extracted from documents
4.2
tirety (for example by running a film). Indexing is then usually
by a process of intellectual analysis, then transcribed into
carried out from a title and/or synopsis, though the indexer
indexing terms. Both analysis and transcription should be per-
should be allowed to view or hear a performance of the medium
formed with the aid of indexing tools such as thesauri and
if the written description is inadequate or appears to be
classification schemes.
inaccurate.
4.3 Essentially, indexing consists of the following three
stages, although these tend to overlap in practice:
6 Identification of concepts
a) examining the document and establishing its subject
6.1 After examining the document, the indexer should follow
content;
a systematic approach to the identification of those concepts
which are essential elements in a description of its subject.
b) identifying the principal concepts present in the sub-
Agencies should establish check lists of those factors which are
ject;
recognized as important in the field covered by the index.
.
these in the terms of the indexing
c) expressing concepts
The questions listed below illustrate general factors which such
language.
a check-list should establish :
Each of these stages, together with a section on quality con-
a) Does document deal with the object by the
trol, is considered below in clauses 5 to 8.
activity ?
b) Does the subject contain an active concept (for
5 Examining the document
exa mple an action, an operation, a process, etc.) ?
5.1 The thoroughness with which a document can be
Is the object affected by the activity identified?
cl
examined depends to a large extent upon its physical form.
Two different cases can be distinguished, i.e. printed and non-
d) Does the document deal with the agent of this action?
print documents.
e) Does it refer to particular means for accomplishing the
action (for example special instruments, techniques or
5.2 Printed documents represent the usual case in libraries
methods) ?
and information centres where the stock consists largely of
monographs, journals, reports, conference proceedings, etc.
Were these factors considered in the context
f) of a par-
Ideally, full unde
...

International Standard
INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARDIZATlON.ME)I(LZYHAPO~HAfl OPrAHM3AUMR I-IO CTAH~APTM3AL&IM.ORGANlSATlON INTERNATIONALE DE NORMALISATION
Documentation - Methods for examining documents,
determining their subjects, and selecting indexing terms
Documentation - M&bodes pour l ’analyse des documents, la d&termination de leur contenu et la sklection des termes
#indexa tion
First edition - 1985-12-01
UDC 001.815 Ref. No. IS0 59634985 (E)
Gi
-
Descriptors : documentation, subject indexing.
v)
Price based on 5 pages
Foreword
IS0 (the International Organization for Standardization) is a worldwide federation of
national standards bodies (IS0 member bodies). The work of preparing International
Standards is normally carried out through IS0 technical committees. Each member
body interested in a subject for which a technical committee has been established has
the right to be represented on that committee. International organizations, govern-
mental and non-governmental, in liaison with ISO, also take part in the work.
Draft International Standards adopted by the technical committees are circulated to
the member bodies for approval before their acceptance as International Standards by
the IS0 Council. They are approved in accordance with IS0 procedures requiring at
least 75 % approval by the member bodies voting.
International Standard IS0 5963 was prepared by Technical Committee ISO/TC 46,
Documentation.
Users should note that all International Standards undergo revision from time to time
and that any reference made herein to any other International Standard implies its
latest edition, unless otherwise stated.
0 International Organization for Standardization, 1985
Printed in Switzerland
ii
Page
Contents
1 Scope and field of application .
2 References .
3 Definitions .
...................................... 2
4 Operation and purpose of indexing.
............................................... 2
5 Examining the document
.............................................. 2
6 Identification of concepts
.............................................
7 Selection of indexing terms
........................................................
8 Qualitycontrol
Annex - Flowchart of the indexing operation using a thesaurus . . . . . . . . . . . . . . . .
. . .
III
This page intentionally left blank

INTERNATIONAL STANDARD IS0 59634985 (E)
Documentation - Methods for examining documents,
determining their subjects, and selecting indexing terms
IS0 5964, Documentation - Guidelines for the establishment
1 Scope and field of application
and development of multilingual thesauri.
This International Standard describes recommended pro-
1 .l
cedures for examining documents, determining their subjects,
3 Definitions
and selecting appropriate indexing terms. It is restricted to
these preliminary stages of indexing, and does not deal with the
For the purposes of this International Standard, the following
practices of any particular kind of indexing system, whether
pre-coordinated or post-coordinated. It also describes general definitions apply.
techniques for document analysis which should apply in all
indexing situations. These methods are, however, especially
3.1 document: Any item, printed or otherwise, which is
intended for indexing systems in which the subjects of
amenable to cataloguing or indexing.
documents are expressed in summary form, and where con-
cepts are recorded in the terms of a controlled indexing
NOTE - This definition refers not only to written and printed materials
language. In this context, a controlled language usually refers
in paper or microform versions (for example books, journals, diagrams,
to a subset of terms selected from natural language, and maps), but also to non-print media (for example machine-readable
regulated, for example, by a thesaurus. These methods would records, films, sound recordings), and three-dimensional objects or
realia used as specimens.
apply, however, to systems in which concepts are represented
for retrieval purposes by symbols chosen from the schedules of
a classification scheme.
3.2 concept: A unit of thought.
1.2 The techniques described in this International Standard
The semantic content of a concept can be re-expressed by a
can be employed by any agency in which human indexers
combination of other and different concepts, which may vary
analyse the subjects of documents and express these subjects
from one language or culture to another.
in indexing terms. They do not apply to agencies which employ
those automatic indexing techniques in which terms occurring
3.3 subject: Any concept or combination of concepts
in texts are organized into sets or classes according to criteria
representing a theme in a document.
which can be established by a computer, for example fre-
quency of occurrence and/or adjacency in the text, although
3.4 indexing term: The representation of a concept in the
the aims of these systems are the same.
form of either
1.3 This International Standard is intended primarily as a
- a term derived from natural language, preferably a
guide to indexers during the stages of document analysis and
noun or noun phrase, or
concept identification. It may also be helpful for the analysis of
users’ enquiries and their translation, for retrieval purposes,
- a classification symbol.
into the controlled terms of an indexing language, and it could
function as guidance to abstracters during the preparation of
NOTE - An indexing term can consist of more than one word. In a
abstracts. It should be borne in mind, however, that although
controlled indexing language, a term is designated either as a
these tasks are analogous they are not identical.
preferred term or as a non-preferred term.
This International Standard is intended to promote stan-
1.4
3.5 preferred term: A term used consistently when index-
dard practice
ing to represent a given concept; sometimes known as
a) within an agency or network of agencies;
“descriptor ”.
b) between different indexing agencies, especially those
3.6 non-preferred term : The synonym or quasi-synonym of
which exchange bibliographic records.
a preferred term.
A non-preferred term is not assigned to documents but is pro-
2 References
vided as an entry point in an index, the user being directed by
IS0 2700, Documentation - Guidefines for the establishment an instruction (for example USE or SEE) to the preferred term;
and development of monolingual thesauri. sometimes known as “non-descriptor ”.
Is0 5963-1985 (El
d) the introduction, the opening
3.7 index (plural “indexes ”): An alphabetical or systematic phrases of chapters and
paragraphs, and the conclusion;
listing of subjects which refers to the position of each subject in
a document or collection of documents.
illustrations, diagrams, tables and their captions;
e)
indexing: The act of describing or identifying a docu-
f) words or groups of words which are underlined or
ment in terms of its subject content.
printed in an unusual typeface.
All these elements should be scanned and assessed by the in-
4 Operation and purpose of indexing
dexer during his study of the document. Indexing from the title
alone is not recommended, and an abstract, if available, should
not be regarded as a satisfactory substitute for an examination
4.1 Indexing is not concerned with the description of a docu-
of the text. Titles may be misleading; both titles and abstracts
ment as a physical entity (for example by stating the form,
may be inadequate; in many cases neither is a reliable source of
publisher, date, etc.), although these factors may be included
the kind of information needed by an indexer.
in a subject index if this information would enable a user to
determine more accurately whether or not a given document is
likely to be relevant to his enquiry.
5.3 Non-print documents, such as audio-visual, visual and
sound media, including realia, call for different procedures. It is
not always possible in practice to examine a record in its en-
During indexing, concepts are extracted from documents
4.2
tirety (for example by running a film). Indexing is then usually
by a process of intellectual analysis, then transcribed into
carried out from a title and/or synopsis, though the indexer
indexing terms. Both analysis and transcription should be per-
should be allowed to view or hear a performance of the medium
formed with the aid of indexing tools such as thesauri and
if the written description is inadequate or appears to be
classification schemes.
inaccurate.
4.3 Essentially, indexing consists of the following three
stages, although these tend to overlap in practice:
6 Identification of concepts
a) examining the document and establishing its subject
6.1 After examining the document, the indexer should follow
content;
a systematic approach to the identification of those concepts
which are essential elements in a description of its subject.
b) identifying the principal concepts present in the sub-
Agencies should establish check lists of those factors which are
ject;
recognized as important in the field covered by the index.
.
these in the terms of the indexing
c) expressing concepts
The questions listed below illustrate general factors which such
language.
a check-list should establish :
Each of these stages, together with a section on quality con-
a) Does document deal with the object by the
trol, is considered below in clauses 5 to 8.
activity ?
b) Does the subject contain an active concept (for
5 Examining the document
exa mple an action, an operation, a process, etc.) ?
5.1 The thoroughness with which a document can be
Is the object affected by the activity identified?
cl
examined depends to a large extent upon its physical form.
Two different cases can be distinguished, i.e. printed and non-
d) Does the document deal with the agent of this action?
print documents.
e) Does it refer to particular means for accomplishing the
action (for example special instruments, techniques or
5.2 Printed documents represent the usual case in libraries
methods) ?
and information centres where the stock consists largely of
monographs, journals, reports, conference proceedings, etc.
Were these factors considered in the context
f) of a par-
Ideally, full unde
...

Norme internationale
INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARDIZATION.ME~YHAPO~HAF OPI-AHM3Al.&lR Il0 CTAH~APTl43AL&lM.ORGANISATION INTERNATIONALE DE NORMALISATION
- Méthodes pour l’analyse des
Documentation
documents, la détermination de leur contenu et la
sélection des termes d’indexation
Documentation - Methods for examining documents, determining their subjects, and selecting indexing terms
Première édition - 1985-12-01
CDU 001.815 Réf. no : ISO 59634985 (F)
Descripteurs : documentation, indexation.
Prix basé sur 5 pages
Avant-propos
L’lSO (Organisation internationale de normalisation) est une fedération mondiale
d’organismes nationaux de’ normalisation (comités membres de I’ISO). L’élaboration
des Normes internationales est confiée aux comités techniques de I’ISO. Chaque
comite membre intéressé par une étude a le droit de faire partie du comité technique
créé à cet effet. Les organisations internationales, gouvernementales et non gouverne-
mentales, en liaison avec I’ISO, participent également aux travaux.
Les projets de Normes internationales adoptés par les comités techniques sont soumis
aux comités membres pour approbation, avant leur acceptation comme Normes inter-
nationales par le Conseil de I’ISO. Les Normes internationales sont approuvées confor-
mément aux procédures de I’ISO qui requiérent l’approbation de 75 % au moins des
comités membres votants.
La Norme internationale ISO 5963 a été élaborée par le comité technique ISO/TC 46,
Documentation.
L’attention des utilisateurs est attiree sur le fait que toutes les Normes internationales
sont de temps en temps soumises à révision et que toute réference faite à une autre
Norme internationale dans le présent document implique qu’il s’agit, sauf indication
contraire, de la derniére édition.
0 Organisation internationale de normalisation, 1985
Imprimé en Suisse
ii
Page
Sommaire
..........................................
Objet et domaine d’application
Références .
Définitions. .
..............................................
Processus de l’indexation.
Examendudocument .
.................................... 2
Identification et sélection des notions
.......................................... 3
Choix des termes d’indexation
.................................................. 4
Contrôle de la qualité
Annexe - Organigramme du processus d’indexation utilisant un thésaurus . . . . . .
. . .
III
Page blanche
NORME INTERNATIONALE ISO 59634985 (F)
- Méthodes pour l’analyse des
Documentation
documents, la détermination de leur contenu et la
sélection des termes d’indexation
2 Références
1 Objet et domaine d’application
ISO 2788, Documentation - Principes directeurs pour /‘& tablis-
1.1 La présente Norme internationale recommande des pro-
semen t et le développement de thhsaurus monolingues.
cédés pour l’analyse des documents, la détermination de leur
contenu et la sékction des termes d’indexation. Son objet se
ISO 5964, Documentation - Principes directeurs pour l’établis-
limite à ces premiéres étapes de l’indexation et se veut indépen-
sement et le développement de thésaurus muftifingues.
dant des pratiques de tout systéme d’indexation, qu’il soit pré-
coordonné ou postcoordonné. Elie décrit des méthodes géné-
raies pour l’analyse des documents qui doivent s’appliquer
quelle que soit la situation. Cependant, ces méthodes sont par-
3 Définitions
ticuiiérement destinées aux systèmes d’indexation dans ies-
quels on exprime le sujet des documents sous forme abrégée, à
Dans le cadre de la présente Norme internationale, les défini-
l’aide des termes d’un langage d’indexation contrôlé représen-
tions suivantes sont applicables :
tant les notions voulues. Dans ce contexte, le langage contrôlé
est généralement constitué d’un sous-ensemble de termes tirés
de la langue naturelle et, par exemple, organisés en thésaurus.
3.1 document: Tout article, imprimé ou non, qu’il est possi-
On peut cependant appliquer ces méthodes à des systèmes
ble de cataloguer ou d’indexer.
dans lesquels les notions sont représentées à des fins de recher-
che documentaire, par des symboles choisis dans un plan de
.
NOTE - Cette définition désigne non seulement des matériaux écrits
ciassemen t .
et imprimés sur papier ou microforme (par exemple les livres, les revues
spécialisées, les cartes, diagrammes, etc.), mais aussi des médias non
imprimés (par exemple les enregistrements lisibles par machine, films
1.2 Les techniques dtjcrites dans la présente Norme interna-
et enregistrements sonores) et les objets de collection.
tionale peuvent être employées dans tout organisme où
l’analyse des documents et l’expression du contenu en termes
d’indexation sont faites par des indexeurs. Elles ne s’appliquent
32 notion: Toute unité de pensée. Le contenu sémantique
pas aux organismes qui utilisent des techniques d’indexation
d’une notion peut être ré-exprimé en combinant d’autres
automatique dans lesquelles les termes d’un texte sont organi-
notions qui peuvent être différentes d’une langue à l’autre.
sés en ensembles ou classes selon des critères qui peuvent être
appliqués par ordinateur, par exemple la fréquence d’apparition
et/ou i’adjacence dans le texte, bien que la finalité de ces systè-
3.3 sujet: Toute notion ou combinaison de notions repré-
mes soit la même.
sentant un thème dans un document.
1.3 La présente Norme internationale doit, en premier lieu,
3.4 terme d’indexation: 1 ,a représentation d’une notion
servir de guide aux indexeurs pour les étapes de l’analyse des
sous forme
documents et de l’identification des notions. On peut aussi
l’appliquer à la recherche documentaire en transformant les
-
soit d’un terme dérivé de la langue naturelle, de préfé-
questions des utilisateurs en termes d’indexation contrôlés. Ce
rente substantif simple ou composé ;
peut être aussi un guide pour l’élaboration de résumés anaiyti-
ques mais, cependant, on doit attirer l’attention sur le fait que
-
soit un code de classement.
ces tâches, quoique analogues, ne sont pas identiques.
NOTE - Un terme d’indexation peut comprendre plus d’un mot. Dans
1.4 La présente Norme internationale est destinée à promou-
un langage d’indexation contrôlé, un terme est appelé soit descripteur,
voir l’utilisation d’une pratique normalisée
soit non descripteur.
a) dans un organisme ou un réseau d’organismes;
3.5 descripteur: Terme toujours employé à l’indexation
pour représenter une notion donnée; parfois appelé terme pré-
b) entre différents services d’indexation, en particulier
férentiei.
ceux qui échangent des informations bibiiographiques.
IsO 5963-1985 (FI
3.6 non descripteur: Synonyme ou quasi synonyme d’un
le titre;
a)
descripteur. On ne peut l’attribuer à un document mais il sert de
point d’entrée dans un thésaurus, l’utilisateur étant alors dirigé
le résumé, s’il existe;
b)
par une instruction (par exemple VOIR ou EMPLOYER) vers le
descripteur approprié; parfois appelé terme non préférentiel.
cl le sommaire;
3.7 index: Liste alphabétique et systématique des sujets, qui
d) l’introduction, les de chapitres et de paragra-
renvoie à la place de chaque sujet dans un document ou une
phes, et la conclusion
collection de documents.
les illustrations, diagrammes, tableaux et leur légende;
e)
indexation : Action de décrire ou d’identifier un docu-
38 ,
contenu.
ment en ce qui concerne son f) les mots ou grou pes de mots soulignés ou mis en valeur
une typographie différente.
Par
Tous les cléments doivent être examinés soigneusement et
4 Processus de l’indexation
recenses par I’indexeur lors de l’étude du document. L’indexa-
tion à partir du seul titre n’est pas recommandee et un résumé,
4.1 L’indexation ne concerne pas la description d’un docu-
s’il existe, ne doit pas être considéré comme un substitut à
ment en tant qu’entité physique (par exemple, elle ne donne
l’examen du texte. En effet, certains titres peuvent induire en
pas la forme, l’éditeur, la date, etc.). Ces éléments peuvent
erreur; certains résumés sont insuffisants, ni les uns ni les
quand même être inclus dans un index matiéres si ces informa-
autres ne constituent systématiquement une source sûre pour
tions permettent à un utilisateur de déterminer plus précisé-
le type d’information dont un indexeur a besoin.
ment si un document donné est ou non une réponse à sa ques-
tion.
5.3 Les documents non imprimés, tels que les documents
audio-visuels, visuels ou sonores y compris les objets, requié-
4.2 Lors de l’indexation, on extrait les notions des docu-
rent des procédures différentes. II n’est pas toujours possible,
ments par un processus d’analyse intellectuelle, puis on les
en pratique, d’analyser un enregistrement dans sa totalité (par
transcrit à l’aide d’éléments du langage d’indexation. L’analyse
exemple en projetant un film). L’indexation est alors habituelle-
et la transcription doivent toutes deux être faites avec l’aide
ment tirée du titre ou du résumé, tout en conservant à
d’outils d’indexation tels que thésaurus et plans de classement.
I’indexeur la possibilité de regarder ou d’écouter le document si
la description écrite est insuffisante ou apparaît inexacte.
essentiellement en trois éta-
4.3 L’indexation se décompose
pes qui ont tendance à se chevau cher dans la pratiq ue:
Identification et sélection des notions
examen du document et définition de son contenu;
a)
des notions principales du 6.1 Après l’examen du document, I’indexeur doit identifier
b) identification et sélection
contenu ; les notions, éléments essentiels de la description de son con-
tenu. Les organismes doivent établir une grille d’identification a
choix des termes d’indexation. l’aide de critères reconnus comme importants dans le domaine
cl
couvert par l’indexation.
ainsi qu’un chapitre sur le contrôle de
Chacune de ces étapes,
la qualité, sont traités ci -aprés dans les chapitres 5 a 8.
Les questions suivantes donnent des exemples de critères à
retenir:
5 Examen du document
a) le document traite-t-il d’un objet affect6 par une acti-
vite?
5.1 La précision avec laquelle un document peut être exa-
b) Le sujet contient-il une notion active (par exemple une
miné dépend dans une large mesure de sa forme physique. On
action, une opération, un processus, etc. .
1’
peut distinguer deux cas: les documents imprimés et les docu-
ments non imprimés.
c) L’objet est-il affecté par l’activité identifiée?
5.2 Les documents imprimés constituent le fonds habituel
d) Le document traite-t-il de l’agent de cette action?
des bibliotheques et des centres de documentation avec mono-
graphies, périodiques, rapports, comptes rendus de congrès,
e) A-t-il recours à des moyens particuliers pour accomplir
etc. La compréhension totale de ces documents passe en prin-
l’action (par exemple instruments spéciaux, techniques ou
cipe par une lecture minutieuse des textes. Une lecture com-
méthodes spéciales)?
plète n’est pas toujours nécessaire, cependant I’indexeur doit
s’assurer qu’aucune information utile n’a été négligée. Les par-
ties importantes du texte doivent être étudiées avec soin et une
f 1 Ces facteurs étaient-ils placés dans le contexte d’un lieu
attention particulière doit être accordée aux éléments suivants:
ou d’un environnement particulier?
60 59634985 0
g) Des variables dépendantes ou indépendantes sont-elles b) modifier, si nécessaire, à la fois les outils d’indexation et
identifiées? les procédures, à partir du résultat des questions posées au
système. Mais ces modifications ne doivent pas entraîner
h) Le sujet a-t-ii été traité d’un point de vue particulier que une distorsion de la structure de la logique du langage
l’on n’associe pas normalement à ce domaine d’étude (par d’indexation.
exemple une étude sociologique de la religion)?
6.3.4 Le nombre de termes ou de descripteurs pouvant être
Ce sont des exemples des critéres susceptibles de s’appliquer à
assignés à un document ne doit pas être limité arbitrairement. Ii
beaucoup de domaines. II peut être nécessaire de formuler
doit être déterminé entièrement par la quantité d’information
d’autres questions pour établir une grille d’indexation dans des
contenue dans le document en liaison avec les besoins suppo-
disciplines particulières.
sés des utilisateurs. Imposer une limite arbitraire peut conduire
à une perte d’objectivité dans l’indexation et à une déformation
de l’information qui aurait pu être utile pour la recherche. S’il
6.2 L’indexeur ne doit pas nécessairement retenir, comme
est nécessaire de limiter le nombre de termes a l’intérieur d’un
termes d’indexation, tous les concepts recenses lors de I’exa-
men du document. Le choix de ces concepts dépend en partie centre donné, la sélection des notions doit être guidée par le
seul jugement de I’indexeur quant au role de chaque notion
de l’utilisation des termes d’indexation qui peut varier de la pro-
duction d’index alphabétiques imprimés à la constitution d’une dans l’expression de la totalité du sujet du document.
banque de données bibliographiques informatisée. L’identifica-
tion des notions peut aussi être affectée (comme noté
6.4 La spécificité est liée à l’exactitude avec laquelle une
ci-dessus) par le document indexé. Par exemple, l’indexation de
notion particuliére qui apparaît dans un document est représen-
livres est susceptible de différer de celle d’articles de périodi-
tée par un terme d’indexation. Une perte de spécificité survient
ques. Les deux caractéristiques d’une indexation les plus
lorsqu’une notion particuliére est représentée par un terme
susceptibles d’être ainsi modifiées sont l’exhaustivité et la
ayant une signification plus générale.
spécificité.
Les notions doivent être identifiées d’une facon aussi spécifi-
6.3 L’exhaustivité est liée au nombre de notions prises en
que que possible. Des notions plus générales ‘peuvent être pré-
compte et qui caractérisent le contenu intégral du document.
férées dans les circonstances suivantes :
a) Quand I’indexeur considére qu’un excès de spécificité
6.3.1 Un indexeur qui suit les procédures indiquées ci-dessus
pourrait agir d’une facon négative sur le fonctionnement du
,
doit pouvoir identifier toutes les notions qui ont une valeur
systéme d’indexation. Un indexeur peut décider, par exem-
potentielle pour les utilisateurs d’un systéme d’information
ple, que
...

Norme internationale
INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARDIZATION.ME~YHAPO~HAF OPI-AHM3Al.&lR Il0 CTAH~APTl43AL&lM.ORGANISATION INTERNATIONALE DE NORMALISATION
- Méthodes pour l’analyse des
Documentation
documents, la détermination de leur contenu et la
sélection des termes d’indexation
Documentation - Methods for examining documents, determining their subjects, and selecting indexing terms
Première édition - 1985-12-01
CDU 001.815 Réf. no : ISO 59634985 (F)
Descripteurs : documentation, indexation.
Prix basé sur 5 pages
Avant-propos
L’lSO (Organisation internationale de normalisation) est une fedération mondiale
d’organismes nationaux de’ normalisation (comités membres de I’ISO). L’élaboration
des Normes internationales est confiée aux comités techniques de I’ISO. Chaque
comite membre intéressé par une étude a le droit de faire partie du comité technique
créé à cet effet. Les organisations internationales, gouvernementales et non gouverne-
mentales, en liaison avec I’ISO, participent également aux travaux.
Les projets de Normes internationales adoptés par les comités techniques sont soumis
aux comités membres pour approbation, avant leur acceptation comme Normes inter-
nationales par le Conseil de I’ISO. Les Normes internationales sont approuvées confor-
mément aux procédures de I’ISO qui requiérent l’approbation de 75 % au moins des
comités membres votants.
La Norme internationale ISO 5963 a été élaborée par le comité technique ISO/TC 46,
Documentation.
L’attention des utilisateurs est attiree sur le fait que toutes les Normes internationales
sont de temps en temps soumises à révision et que toute réference faite à une autre
Norme internationale dans le présent document implique qu’il s’agit, sauf indication
contraire, de la derniére édition.
0 Organisation internationale de normalisation, 1985
Imprimé en Suisse
ii
Page
Sommaire
..........................................
Objet et domaine d’application
Références .
Définitions. .
..............................................
Processus de l’indexation.
Examendudocument .
.................................... 2
Identification et sélection des notions
.......................................... 3
Choix des termes d’indexation
.................................................. 4
Contrôle de la qualité
Annexe - Organigramme du processus d’indexation utilisant un thésaurus . . . . . .
. . .
III
Page blanche
NORME INTERNATIONALE ISO 59634985 (F)
- Méthodes pour l’analyse des
Documentation
documents, la détermination de leur contenu et la
sélection des termes d’indexation
2 Références
1 Objet et domaine d’application
ISO 2788, Documentation - Principes directeurs pour /‘& tablis-
1.1 La présente Norme internationale recommande des pro-
semen t et le développement de thhsaurus monolingues.
cédés pour l’analyse des documents, la détermination de leur
contenu et la sékction des termes d’indexation. Son objet se
ISO 5964, Documentation - Principes directeurs pour l’établis-
limite à ces premiéres étapes de l’indexation et se veut indépen-
sement et le développement de thésaurus muftifingues.
dant des pratiques de tout systéme d’indexation, qu’il soit pré-
coordonné ou postcoordonné. Elie décrit des méthodes géné-
raies pour l’analyse des documents qui doivent s’appliquer
quelle que soit la situation. Cependant, ces méthodes sont par-
3 Définitions
ticuiiérement destinées aux systèmes d’indexation dans ies-
quels on exprime le sujet des documents sous forme abrégée, à
Dans le cadre de la présente Norme internationale, les défini-
l’aide des termes d’un langage d’indexation contrôlé représen-
tions suivantes sont applicables :
tant les notions voulues. Dans ce contexte, le langage contrôlé
est généralement constitué d’un sous-ensemble de termes tirés
de la langue naturelle et, par exemple, organisés en thésaurus.
3.1 document: Tout article, imprimé ou non, qu’il est possi-
On peut cependant appliquer ces méthodes à des systèmes
ble de cataloguer ou d’indexer.
dans lesquels les notions sont représentées à des fins de recher-
che documentaire, par des symboles choisis dans un plan de
.
NOTE - Cette définition désigne non seulement des matériaux écrits
ciassemen t .
et imprimés sur papier ou microforme (par exemple les livres, les revues
spécialisées, les cartes, diagrammes, etc.), mais aussi des médias non
imprimés (par exemple les enregistrements lisibles par machine, films
1.2 Les techniques dtjcrites dans la présente Norme interna-
et enregistrements sonores) et les objets de collection.
tionale peuvent être employées dans tout organisme où
l’analyse des documents et l’expression du contenu en termes
d’indexation sont faites par des indexeurs. Elles ne s’appliquent
32 notion: Toute unité de pensée. Le contenu sémantique
pas aux organismes qui utilisent des techniques d’indexation
d’une notion peut être ré-exprimé en combinant d’autres
automatique dans lesquelles les termes d’un texte sont organi-
notions qui peuvent être différentes d’une langue à l’autre.
sés en ensembles ou classes selon des critères qui peuvent être
appliqués par ordinateur, par exemple la fréquence d’apparition
et/ou i’adjacence dans le texte, bien que la finalité de ces systè-
3.3 sujet: Toute notion ou combinaison de notions repré-
mes soit la même.
sentant un thème dans un document.
1.3 La présente Norme internationale doit, en premier lieu,
3.4 terme d’indexation: 1 ,a représentation d’une notion
servir de guide aux indexeurs pour les étapes de l’analyse des
sous forme
documents et de l’identification des notions. On peut aussi
l’appliquer à la recherche documentaire en transformant les
-
soit d’un terme dérivé de la langue naturelle, de préfé-
questions des utilisateurs en termes d’indexation contrôlés. Ce
rente substantif simple ou composé ;
peut être aussi un guide pour l’élaboration de résumés anaiyti-
ques mais, cependant, on doit attirer l’attention sur le fait que
-
soit un code de classement.
ces tâches, quoique analogues, ne sont pas identiques.
NOTE - Un terme d’indexation peut comprendre plus d’un mot. Dans
1.4 La présente Norme internationale est destinée à promou-
un langage d’indexation contrôlé, un terme est appelé soit descripteur,
voir l’utilisation d’une pratique normalisée
soit non descripteur.
a) dans un organisme ou un réseau d’organismes;
3.5 descripteur: Terme toujours employé à l’indexation
pour représenter une notion donnée; parfois appelé terme pré-
b) entre différents services d’indexation, en particulier
férentiei.
ceux qui échangent des informations bibiiographiques.
IsO 5963-1985 (FI
3.6 non descripteur: Synonyme ou quasi synonyme d’un
le titre;
a)
descripteur. On ne peut l’attribuer à un document mais il sert de
point d’entrée dans un thésaurus, l’utilisateur étant alors dirigé
le résumé, s’il existe;
b)
par une instruction (par exemple VOIR ou EMPLOYER) vers le
descripteur approprié; parfois appelé terme non préférentiel.
cl le sommaire;
3.7 index: Liste alphabétique et systématique des sujets, qui
d) l’introduction, les de chapitres et de paragra-
renvoie à la place de chaque sujet dans un document ou une
phes, et la conclusion
collection de documents.
les illustrations, diagrammes, tableaux et leur légende;
e)
indexation : Action de décrire ou d’identifier un docu-
38 ,
contenu.
ment en ce qui concerne son f) les mots ou grou pes de mots soulignés ou mis en valeur
une typographie différente.
Par
Tous les cléments doivent être examinés soigneusement et
4 Processus de l’indexation
recenses par I’indexeur lors de l’étude du document. L’indexa-
tion à partir du seul titre n’est pas recommandee et un résumé,
4.1 L’indexation ne concerne pas la description d’un docu-
s’il existe, ne doit pas être considéré comme un substitut à
ment en tant qu’entité physique (par exemple, elle ne donne
l’examen du texte. En effet, certains titres peuvent induire en
pas la forme, l’éditeur, la date, etc.). Ces éléments peuvent
erreur; certains résumés sont insuffisants, ni les uns ni les
quand même être inclus dans un index matiéres si ces informa-
autres ne constituent systématiquement une source sûre pour
tions permettent à un utilisateur de déterminer plus précisé-
le type d’information dont un indexeur a besoin.
ment si un document donné est ou non une réponse à sa ques-
tion.
5.3 Les documents non imprimés, tels que les documents
audio-visuels, visuels ou sonores y compris les objets, requié-
4.2 Lors de l’indexation, on extrait les notions des docu-
rent des procédures différentes. II n’est pas toujours possible,
ments par un processus d’analyse intellectuelle, puis on les
en pratique, d’analyser un enregistrement dans sa totalité (par
transcrit à l’aide d’éléments du langage d’indexation. L’analyse
exemple en projetant un film). L’indexation est alors habituelle-
et la transcription doivent toutes deux être faites avec l’aide
ment tirée du titre ou du résumé, tout en conservant à
d’outils d’indexation tels que thésaurus et plans de classement.
I’indexeur la possibilité de regarder ou d’écouter le document si
la description écrite est insuffisante ou apparaît inexacte.
essentiellement en trois éta-
4.3 L’indexation se décompose
pes qui ont tendance à se chevau cher dans la pratiq ue:
Identification et sélection des notions
examen du document et définition de son contenu;
a)
des notions principales du 6.1 Après l’examen du document, I’indexeur doit identifier
b) identification et sélection
contenu ; les notions, éléments essentiels de la description de son con-
tenu. Les organismes doivent établir une grille d’identification a
choix des termes d’indexation. l’aide de critères reconnus comme importants dans le domaine
cl
couvert par l’indexation.
ainsi qu’un chapitre sur le contrôle de
Chacune de ces étapes,
la qualité, sont traités ci -aprés dans les chapitres 5 a 8.
Les questions suivantes donnent des exemples de critères à
retenir:
5 Examen du document
a) le document traite-t-il d’un objet affect6 par une acti-
vite?
5.1 La précision avec laquelle un document peut être exa-
b) Le sujet contient-il une notion active (par exemple une
miné dépend dans une large mesure de sa forme physique. On
action, une opération, un processus, etc. .
1’
peut distinguer deux cas: les documents imprimés et les docu-
ments non imprimés.
c) L’objet est-il affecté par l’activité identifiée?
5.2 Les documents imprimés constituent le fonds habituel
d) Le document traite-t-il de l’agent de cette action?
des bibliotheques et des centres de documentation avec mono-
graphies, périodiques, rapports, comptes rendus de congrès,
e) A-t-il recours à des moyens particuliers pour accomplir
etc. La compréhension totale de ces documents passe en prin-
l’action (par exemple instruments spéciaux, techniques ou
cipe par une lecture minutieuse des textes. Une lecture com-
méthodes spéciales)?
plète n’est pas toujours nécessaire, cependant I’indexeur doit
s’assurer qu’aucune information utile n’a été négligée. Les par-
ties importantes du texte doivent être étudiées avec soin et une
f 1 Ces facteurs étaient-ils placés dans le contexte d’un lieu
attention particulière doit être accordée aux éléments suivants:
ou d’un environnement particulier?
60 59634985 0
g) Des variables dépendantes ou indépendantes sont-elles b) modifier, si nécessaire, à la fois les outils d’indexation et
identifiées? les procédures, à partir du résultat des questions posées au
système. Mais ces modifications ne doivent pas entraîner
h) Le sujet a-t-ii été traité d’un point de vue particulier que une distorsion de la structure de la logique du langage
l’on n’associe pas normalement à ce domaine d’étude (par d’indexation.
exemple une étude sociologique de la religion)?
6.3.4 Le nombre de termes ou de descripteurs pouvant être
Ce sont des exemples des critéres susceptibles de s’appliquer à
assignés à un document ne doit pas être limité arbitrairement. Ii
beaucoup de domaines. II peut être nécessaire de formuler
doit être déterminé entièrement par la quantité d’information
d’autres questions pour établir une grille d’indexation dans des
contenue dans le document en liaison avec les besoins suppo-
disciplines particulières.
sés des utilisateurs. Imposer une limite arbitraire peut conduire
à une perte d’objectivité dans l’indexation et à une déformation
de l’information qui aurait pu être utile pour la recherche. S’il
6.2 L’indexeur ne doit pas nécessairement retenir, comme
est nécessaire de limiter le nombre de termes a l’intérieur d’un
termes d’indexation, tous les concepts recenses lors de I’exa-
men du document. Le choix de ces concepts dépend en partie centre donné, la sélection des notions doit être guidée par le
seul jugement de I’indexeur quant au role de chaque notion
de l’utilisation des termes d’indexation qui peut varier de la pro-
duction d’index alphabétiques imprimés à la constitution d’une dans l’expression de la totalité du sujet du document.
banque de données bibliographiques informatisée. L’identifica-
tion des notions peut aussi être affectée (comme noté
6.4 La spécificité est liée à l’exactitude avec laquelle une
ci-dessus) par le document indexé. Par exemple, l’indexation de
notion particuliére qui apparaît dans un document est représen-
livres est susceptible de différer de celle d’articles de périodi-
tée par un terme d’indexation. Une perte de spécificité survient
ques. Les deux caractéristiques d’une indexation les plus
lorsqu’une notion particuliére est représentée par un terme
susceptibles d’être ainsi modifiées sont l’exhaustivité et la
ayant une signification plus générale.
spécificité.
Les notions doivent être identifiées d’une facon aussi spécifi-
6.3 L’exhaustivité est liée au nombre de notions prises en
que que possible. Des notions plus générales ‘peuvent être pré-
compte et qui caractérisent le contenu intégral du document.
férées dans les circonstances suivantes :
a) Quand I’indexeur considére qu’un excès de spécificité
6.3.1 Un indexeur qui suit les procédures indiquées ci-dessus
pourrait agir d’une facon négative sur le fonctionnement du
,
doit pouvoir identifier toutes les notions qui ont une valeur
systéme d’indexation. Un indexeur peut décider, par exem-
potentielle pour les utilisateurs d’un systéme d’information
ple, que
...

Norme internationale
INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARDIZATION.ME~YHAPO~HAF OPI-AHM3Al.&lR Il0 CTAH~APTl43AL&lM.ORGANISATION INTERNATIONALE DE NORMALISATION
- Méthodes pour l’analyse des
Documentation
documents, la détermination de leur contenu et la
sélection des termes d’indexation
Documentation - Methods for examining documents, determining their subjects, and selecting indexing terms
Première édition - 1985-12-01
CDU 001.815 Réf. no : ISO 59634985 (F)
Descripteurs : documentation, indexation.
Prix basé sur 5 pages
Avant-propos
L’lSO (Organisation internationale de normalisation) est une fedération mondiale
d’organismes nationaux de’ normalisation (comités membres de I’ISO). L’élaboration
des Normes internationales est confiée aux comités techniques de I’ISO. Chaque
comite membre intéressé par une étude a le droit de faire partie du comité technique
créé à cet effet. Les organisations internationales, gouvernementales et non gouverne-
mentales, en liaison avec I’ISO, participent également aux travaux.
Les projets de Normes internationales adoptés par les comités techniques sont soumis
aux comités membres pour approbation, avant leur acceptation comme Normes inter-
nationales par le Conseil de I’ISO. Les Normes internationales sont approuvées confor-
mément aux procédures de I’ISO qui requiérent l’approbation de 75 % au moins des
comités membres votants.
La Norme internationale ISO 5963 a été élaborée par le comité technique ISO/TC 46,
Documentation.
L’attention des utilisateurs est attiree sur le fait que toutes les Normes internationales
sont de temps en temps soumises à révision et que toute réference faite à une autre
Norme internationale dans le présent document implique qu’il s’agit, sauf indication
contraire, de la derniére édition.
0 Organisation internationale de normalisation, 1985
Imprimé en Suisse
ii
Page
Sommaire
..........................................
Objet et domaine d’application
Références .
Définitions. .
..............................................
Processus de l’indexation.
Examendudocument .
.................................... 2
Identification et sélection des notions
.......................................... 3
Choix des termes d’indexation
.................................................. 4
Contrôle de la qualité
Annexe - Organigramme du processus d’indexation utilisant un thésaurus . . . . . .
. . .
III
Page blanche
NORME INTERNATIONALE ISO 59634985 (F)
- Méthodes pour l’analyse des
Documentation
documents, la détermination de leur contenu et la
sélection des termes d’indexation
2 Références
1 Objet et domaine d’application
ISO 2788, Documentation - Principes directeurs pour /‘& tablis-
1.1 La présente Norme internationale recommande des pro-
semen t et le développement de thhsaurus monolingues.
cédés pour l’analyse des documents, la détermination de leur
contenu et la sékction des termes d’indexation. Son objet se
ISO 5964, Documentation - Principes directeurs pour l’établis-
limite à ces premiéres étapes de l’indexation et se veut indépen-
sement et le développement de thésaurus muftifingues.
dant des pratiques de tout systéme d’indexation, qu’il soit pré-
coordonné ou postcoordonné. Elie décrit des méthodes géné-
raies pour l’analyse des documents qui doivent s’appliquer
quelle que soit la situation. Cependant, ces méthodes sont par-
3 Définitions
ticuiiérement destinées aux systèmes d’indexation dans ies-
quels on exprime le sujet des documents sous forme abrégée, à
Dans le cadre de la présente Norme internationale, les défini-
l’aide des termes d’un langage d’indexation contrôlé représen-
tions suivantes sont applicables :
tant les notions voulues. Dans ce contexte, le langage contrôlé
est généralement constitué d’un sous-ensemble de termes tirés
de la langue naturelle et, par exemple, organisés en thésaurus.
3.1 document: Tout article, imprimé ou non, qu’il est possi-
On peut cependant appliquer ces méthodes à des systèmes
ble de cataloguer ou d’indexer.
dans lesquels les notions sont représentées à des fins de recher-
che documentaire, par des symboles choisis dans un plan de
.
NOTE - Cette définition désigne non seulement des matériaux écrits
ciassemen t .
et imprimés sur papier ou microforme (par exemple les livres, les revues
spécialisées, les cartes, diagrammes, etc.), mais aussi des médias non
imprimés (par exemple les enregistrements lisibles par machine, films
1.2 Les techniques dtjcrites dans la présente Norme interna-
et enregistrements sonores) et les objets de collection.
tionale peuvent être employées dans tout organisme où
l’analyse des documents et l’expression du contenu en termes
d’indexation sont faites par des indexeurs. Elles ne s’appliquent
32 notion: Toute unité de pensée. Le contenu sémantique
pas aux organismes qui utilisent des techniques d’indexation
d’une notion peut être ré-exprimé en combinant d’autres
automatique dans lesquelles les termes d’un texte sont organi-
notions qui peuvent être différentes d’une langue à l’autre.
sés en ensembles ou classes selon des critères qui peuvent être
appliqués par ordinateur, par exemple la fréquence d’apparition
et/ou i’adjacence dans le texte, bien que la finalité de ces systè-
3.3 sujet: Toute notion ou combinaison de notions repré-
mes soit la même.
sentant un thème dans un document.
1.3 La présente Norme internationale doit, en premier lieu,
3.4 terme d’indexation: 1 ,a représentation d’une notion
servir de guide aux indexeurs pour les étapes de l’analyse des
sous forme
documents et de l’identification des notions. On peut aussi
l’appliquer à la recherche documentaire en transformant les
-
soit d’un terme dérivé de la langue naturelle, de préfé-
questions des utilisateurs en termes d’indexation contrôlés. Ce
rente substantif simple ou composé ;
peut être aussi un guide pour l’élaboration de résumés anaiyti-
ques mais, cependant, on doit attirer l’attention sur le fait que
-
soit un code de classement.
ces tâches, quoique analogues, ne sont pas identiques.
NOTE - Un terme d’indexation peut comprendre plus d’un mot. Dans
1.4 La présente Norme internationale est destinée à promou-
un langage d’indexation contrôlé, un terme est appelé soit descripteur,
voir l’utilisation d’une pratique normalisée
soit non descripteur.
a) dans un organisme ou un réseau d’organismes;
3.5 descripteur: Terme toujours employé à l’indexation
pour représenter une notion donnée; parfois appelé terme pré-
b) entre différents services d’indexation, en particulier
férentiei.
ceux qui échangent des informations bibiiographiques.
IsO 5963-1985 (FI
3.6 non descripteur: Synonyme ou quasi synonyme d’un
le titre;
a)
descripteur. On ne peut l’attribuer à un document mais il sert de
point d’entrée dans un thésaurus, l’utilisateur étant alors dirigé
le résumé, s’il existe;
b)
par une instruction (par exemple VOIR ou EMPLOYER) vers le
descripteur approprié; parfois appelé terme non préférentiel.
cl le sommaire;
3.7 index: Liste alphabétique et systématique des sujets, qui
d) l’introduction, les de chapitres et de paragra-
renvoie à la place de chaque sujet dans un document ou une
phes, et la conclusion
collection de documents.
les illustrations, diagrammes, tableaux et leur légende;
e)
indexation : Action de décrire ou d’identifier un docu-
38 ,
contenu.
ment en ce qui concerne son f) les mots ou grou pes de mots soulignés ou mis en valeur
une typographie différente.
Par
Tous les cléments doivent être examinés soigneusement et
4 Processus de l’indexation
recenses par I’indexeur lors de l’étude du document. L’indexa-
tion à partir du seul titre n’est pas recommandee et un résumé,
4.1 L’indexation ne concerne pas la description d’un docu-
s’il existe, ne doit pas être considéré comme un substitut à
ment en tant qu’entité physique (par exemple, elle ne donne
l’examen du texte. En effet, certains titres peuvent induire en
pas la forme, l’éditeur, la date, etc.). Ces éléments peuvent
erreur; certains résumés sont insuffisants, ni les uns ni les
quand même être inclus dans un index matiéres si ces informa-
autres ne constituent systématiquement une source sûre pour
tions permettent à un utilisateur de déterminer plus précisé-
le type d’information dont un indexeur a besoin.
ment si un document donné est ou non une réponse à sa ques-
tion.
5.3 Les documents non imprimés, tels que les documents
audio-visuels, visuels ou sonores y compris les objets, requié-
4.2 Lors de l’indexation, on extrait les notions des docu-
rent des procédures différentes. II n’est pas toujours possible,
ments par un processus d’analyse intellectuelle, puis on les
en pratique, d’analyser un enregistrement dans sa totalité (par
transcrit à l’aide d’éléments du langage d’indexation. L’analyse
exemple en projetant un film). L’indexation est alors habituelle-
et la transcription doivent toutes deux être faites avec l’aide
ment tirée du titre ou du résumé, tout en conservant à
d’outils d’indexation tels que thésaurus et plans de classement.
I’indexeur la possibilité de regarder ou d’écouter le document si
la description écrite est insuffisante ou apparaît inexacte.
essentiellement en trois éta-
4.3 L’indexation se décompose
pes qui ont tendance à se chevau cher dans la pratiq ue:
Identification et sélection des notions
examen du document et définition de son contenu;
a)
des notions principales du 6.1 Après l’examen du document, I’indexeur doit identifier
b) identification et sélection
contenu ; les notions, éléments essentiels de la description de son con-
tenu. Les organismes doivent établir une grille d’identification a
choix des termes d’indexation. l’aide de critères reconnus comme importants dans le domaine
cl
couvert par l’indexation.
ainsi qu’un chapitre sur le contrôle de
Chacune de ces étapes,
la qualité, sont traités ci -aprés dans les chapitres 5 a 8.
Les questions suivantes donnent des exemples de critères à
retenir:
5 Examen du document
a) le document traite-t-il d’un objet affect6 par une acti-
vite?
5.1 La précision avec laquelle un document peut être exa-
b) Le sujet contient-il une notion active (par exemple une
miné dépend dans une large mesure de sa forme physique. On
action, une opération, un processus, etc. .
1’
peut distinguer deux cas: les documents imprimés et les docu-
ments non imprimés.
c) L’objet est-il affecté par l’activité identifiée?
5.2 Les documents imprimés constituent le fonds habituel
d) Le document traite-t-il de l’agent de cette action?
des bibliotheques et des centres de documentation avec mono-
graphies, périodiques, rapports, comptes rendus de congrès,
e) A-t-il recours à des moyens particuliers pour accomplir
etc. La compréhension totale de ces documents passe en prin-
l’action (par exemple instruments spéciaux, techniques ou
cipe par une lecture minutieuse des textes. Une lecture com-
méthodes spéciales)?
plète n’est pas toujours nécessaire, cependant I’indexeur doit
s’assurer qu’aucune information utile n’a été négligée. Les par-
ties importantes du texte doivent être étudiées avec soin et une
f 1 Ces facteurs étaient-ils placés dans le contexte d’un lieu
attention particulière doit être accordée aux éléments suivants:
ou d’un environnement particulier?
60 59634985 0
g) Des variables dépendantes ou indépendantes sont-elles b) modifier, si nécessaire, à la fois les outils d’indexation et
identifiées? les procédures, à partir du résultat des questions posées au
système. Mais ces modifications ne doivent pas entraîner
h) Le sujet a-t-ii été traité d’un point de vue particulier que une distorsion de la structure de la logique du langage
l’on n’associe pas normalement à ce domaine d’étude (par d’indexation.
exemple une étude sociologique de la religion)?
6.3.4 Le nombre de termes ou de descripteurs pouvant être
Ce sont des exemples des critéres susceptibles de s’appliquer à
assignés à un document ne doit pas être limité arbitrairement. Ii
beaucoup de domaines. II peut être nécessaire de formuler
doit être déterminé entièrement par la quantité d’information
d’autres questions pour établir une grille d’indexation dans des
contenue dans le document en liaison avec les besoins suppo-
disciplines particulières.
sés des utilisateurs. Imposer une limite arbitraire peut conduire
à une perte d’objectivité dans l’indexation et à une déformation
de l’information qui aurait pu être utile pour la recherche. S’il
6.2 L’indexeur ne doit pas nécessairement retenir, comme
est nécessaire de limiter le nombre de termes a l’intérieur d’un
termes d’indexation, tous les concepts recenses lors de I’exa-
men du document. Le choix de ces concepts dépend en partie centre donné, la sélection des notions doit être guidée par le
seul jugement de I’indexeur quant au role de chaque notion
de l’utilisation des termes d’indexation qui peut varier de la pro-
duction d’index alphabétiques imprimés à la constitution d’une dans l’expression de la totalité du sujet du document.
banque de données bibliographiques informatisée. L’identifica-
tion des notions peut aussi être affectée (comme noté
6.4 La spécificité est liée à l’exactitude avec laquelle une
ci-dessus) par le document indexé. Par exemple, l’indexation de
notion particuliére qui apparaît dans un document est représen-
livres est susceptible de différer de celle d’articles de périodi-
tée par un terme d’indexation. Une perte de spécificité survient
ques. Les deux caractéristiques d’une indexation les plus
lorsqu’une notion particuliére est représentée par un terme
susceptibles d’être ainsi modifiées sont l’exhaustivité et la
ayant une signification plus générale.
spécificité.
Les notions doivent être identifiées d’une facon aussi spécifi-
6.3 L’exhaustivité est liée au nombre de notions prises en
que que possible. Des notions plus générales ‘peuvent être pré-
compte et qui caractérisent le contenu intégral du document.
férées dans les circonstances suivantes :
a) Quand I’indexeur considére qu’un excès de spécificité
6.3.1 Un indexeur qui suit les procédures indiquées ci-dessus
pourrait agir d’une facon négative sur le fonctionnement du
,
doit pouvoir identifier toutes les notions qui ont une valeur
systéme d’indexation. Un indexeur peut décider, par exem-
potentielle pour les utilisateurs d’un systéme d’information
ple, que
...

Norme internationale
INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARDIZATION.ME~YHAPO~HAF OPI-AHM3Al.&lR Il0 CTAH~APTl43AL&lM.ORGANISATION INTERNATIONALE DE NORMALISATION
- Méthodes pour l’analyse des
Documentation
documents, la détermination de leur contenu et la
sélection des termes d’indexation
Documentation - Methods for examining documents, determining their subjects, and selecting indexing terms
Première édition - 1985-12-01
CDU 001.815 Réf. no : ISO 59634985 (F)
Descripteurs : documentation, indexation.
Prix basé sur 5 pages
Avant-propos
L’lSO (Organisation internationale de normalisation) est une fedération mondiale
d’organismes nationaux de’ normalisation (comités membres de I’ISO). L’élaboration
des Normes internationales est confiée aux comités techniques de I’ISO. Chaque
comite membre intéressé par une étude a le droit de faire partie du comité technique
créé à cet effet. Les organisations internationales, gouvernementales et non gouverne-
mentales, en liaison avec I’ISO, participent également aux travaux.
Les projets de Normes internationales adoptés par les comités techniques sont soumis
aux comités membres pour approbation, avant leur acceptation comme Normes inter-
nationales par le Conseil de I’ISO. Les Normes internationales sont approuvées confor-
mément aux procédures de I’ISO qui requiérent l’approbation de 75 % au moins des
comités membres votants.
La Norme internationale ISO 5963 a été élaborée par le comité technique ISO/TC 46,
Documentation.
L’attention des utilisateurs est attiree sur le fait que toutes les Normes internationales
sont de temps en temps soumises à révision et que toute réference faite à une autre
Norme internationale dans le présent document implique qu’il s’agit, sauf indication
contraire, de la derniére édition.
0 Organisation internationale de normalisation, 1985
Imprimé en Suisse
ii
Page
Sommaire
..........................................
Objet et domaine d’application
Références .
Définitions. .
..............................................
Processus de l’indexation.
Examendudocument .
.................................... 2
Identification et sélection des notions
.......................................... 3
Choix des termes d’indexation
.................................................. 4
Contrôle de la qualité
Annexe - Organigramme du processus d’indexation utilisant un thésaurus . . . . . .
. . .
III
Page blanche
NORME INTERNATIONALE ISO 59634985 (F)
- Méthodes pour l’analyse des
Documentation
documents, la détermination de leur contenu et la
sélection des termes d’indexation
2 Références
1 Objet et domaine d’application
ISO 2788, Documentation - Principes directeurs pour /‘& tablis-
1.1 La présente Norme internationale recommande des pro-
semen t et le développement de thhsaurus monolingues.
cédés pour l’analyse des documents, la détermination de leur
contenu et la sékction des termes d’indexation. Son objet se
ISO 5964, Documentation - Principes directeurs pour l’établis-
limite à ces premiéres étapes de l’indexation et se veut indépen-
sement et le développement de thésaurus muftifingues.
dant des pratiques de tout systéme d’indexation, qu’il soit pré-
coordonné ou postcoordonné. Elie décrit des méthodes géné-
raies pour l’analyse des documents qui doivent s’appliquer
quelle que soit la situation. Cependant, ces méthodes sont par-
3 Définitions
ticuiiérement destinées aux systèmes d’indexation dans ies-
quels on exprime le sujet des documents sous forme abrégée, à
Dans le cadre de la présente Norme internationale, les défini-
l’aide des termes d’un langage d’indexation contrôlé représen-
tions suivantes sont applicables :
tant les notions voulues. Dans ce contexte, le langage contrôlé
est généralement constitué d’un sous-ensemble de termes tirés
de la langue naturelle et, par exemple, organisés en thésaurus.
3.1 document: Tout article, imprimé ou non, qu’il est possi-
On peut cependant appliquer ces méthodes à des systèmes
ble de cataloguer ou d’indexer.
dans lesquels les notions sont représentées à des fins de recher-
che documentaire, par des symboles choisis dans un plan de
.
NOTE - Cette définition désigne non seulement des matériaux écrits
ciassemen t .
et imprimés sur papier ou microforme (par exemple les livres, les revues
spécialisées, les cartes, diagrammes, etc.), mais aussi des médias non
imprimés (par exemple les enregistrements lisibles par machine, films
1.2 Les techniques dtjcrites dans la présente Norme interna-
et enregistrements sonores) et les objets de collection.
tionale peuvent être employées dans tout organisme où
l’analyse des documents et l’expression du contenu en termes
d’indexation sont faites par des indexeurs. Elles ne s’appliquent
32 notion: Toute unité de pensée. Le contenu sémantique
pas aux organismes qui utilisent des techniques d’indexation
d’une notion peut être ré-exprimé en combinant d’autres
automatique dans lesquelles les termes d’un texte sont organi-
notions qui peuvent être différentes d’une langue à l’autre.
sés en ensembles ou classes selon des critères qui peuvent être
appliqués par ordinateur, par exemple la fréquence d’apparition
et/ou i’adjacence dans le texte, bien que la finalité de ces systè-
3.3 sujet: Toute notion ou combinaison de notions repré-
mes soit la même.
sentant un thème dans un document.
1.3 La présente Norme internationale doit, en premier lieu,
3.4 terme d’indexation: 1 ,a représentation d’une notion
servir de guide aux indexeurs pour les étapes de l’analyse des
sous forme
documents et de l’identification des notions. On peut aussi
l’appliquer à la recherche documentaire en transformant les
-
soit d’un terme dérivé de la langue naturelle, de préfé-
questions des utilisateurs en termes d’indexation contrôlés. Ce
rente substantif simple ou composé ;
peut être aussi un guide pour l’élaboration de résumés anaiyti-
ques mais, cependant, on doit attirer l’attention sur le fait que
-
soit un code de classement.
ces tâches, quoique analogues, ne sont pas identiques.
NOTE - Un terme d’indexation peut comprendre plus d’un mot. Dans
1.4 La présente Norme internationale est destinée à promou-
un langage d’indexation contrôlé, un terme est appelé soit descripteur,
voir l’utilisation d’une pratique normalisée
soit non descripteur.
a) dans un organisme ou un réseau d’organismes;
3.5 descripteur: Terme toujours employé à l’indexation
pour représenter une notion donnée; parfois appelé terme pré-
b) entre différents services d’indexation, en particulier
férentiei.
ceux qui échangent des informations bibiiographiques.
IsO 5963-1985 (FI
3.6 non descripteur: Synonyme ou quasi synonyme d’un
le titre;
a)
descripteur. On ne peut l’attribuer à un document mais il sert de
point d’entrée dans un thésaurus, l’utilisateur étant alors dirigé
le résumé, s’il existe;
b)
par une instruction (par exemple VOIR ou EMPLOYER) vers le
descripteur approprié; parfois appelé terme non préférentiel.
cl le sommaire;
3.7 index: Liste alphabétique et systématique des sujets, qui
d) l’introduction, les de chapitres et de paragra-
renvoie à la place de chaque sujet dans un document ou une
phes, et la conclusion
collection de documents.
les illustrations, diagrammes, tableaux et leur légende;
e)
indexation : Action de décrire ou d’identifier un docu-
38 ,
contenu.
ment en ce qui concerne son f) les mots ou grou pes de mots soulignés ou mis en valeur
une typographie différente.
Par
Tous les cléments doivent être examinés soigneusement et
4 Processus de l’indexation
recenses par I’indexeur lors de l’étude du document. L’indexa-
tion à partir du seul titre n’est pas recommandee et un résumé,
4.1 L’indexation ne concerne pas la description d’un docu-
s’il existe, ne doit pas être considéré comme un substitut à
ment en tant qu’entité physique (par exemple, elle ne donne
l’examen du texte. En effet, certains titres peuvent induire en
pas la forme, l’éditeur, la date, etc.). Ces éléments peuvent
erreur; certains résumés sont insuffisants, ni les uns ni les
quand même être inclus dans un index matiéres si ces informa-
autres ne constituent systématiquement une source sûre pour
tions permettent à un utilisateur de déterminer plus précisé-
le type d’information dont un indexeur a besoin.
ment si un document donné est ou non une réponse à sa ques-
tion.
5.3 Les documents non imprimés, tels que les documents
audio-visuels, visuels ou sonores y compris les objets, requié-
4.2 Lors de l’indexation, on extrait les notions des docu-
rent des procédures différentes. II n’est pas toujours possible,
ments par un processus d’analyse intellectuelle, puis on les
en pratique, d’analyser un enregistrement dans sa totalité (par
transcrit à l’aide d’éléments du langage d’indexation. L’analyse
exemple en projetant un film). L’indexation est alors habituelle-
et la transcription doivent toutes deux être faites avec l’aide
ment tirée du titre ou du résumé, tout en conservant à
d’outils d’indexation tels que thésaurus et plans de classement.
I’indexeur la possibilité de regarder ou d’écouter le document si
la description écrite est insuffisante ou apparaît inexacte.
essentiellement en trois éta-
4.3 L’indexation se décompose
pes qui ont tendance à se chevau cher dans la pratiq ue:
Identification et sélection des notions
examen du document et définition de son contenu;
a)
des notions principales du 6.1 Après l’examen du document, I’indexeur doit identifier
b) identification et sélection
contenu ; les notions, éléments essentiels de la description de son con-
tenu. Les organismes doivent établir une grille d’identification a
choix des termes d’indexation. l’aide de critères reconnus comme importants dans le domaine
cl
couvert par l’indexation.
ainsi qu’un chapitre sur le contrôle de
Chacune de ces étapes,
la qualité, sont traités ci -aprés dans les chapitres 5 a 8.
Les questions suivantes donnent des exemples de critères à
retenir:
5 Examen du document
a) le document traite-t-il d’un objet affect6 par une acti-
vite?
5.1 La précision avec laquelle un document peut être exa-
b) Le sujet contient-il une notion active (par exemple une
miné dépend dans une large mesure de sa forme physique. On
action, une opération, un processus, etc. .
1’
peut distinguer deux cas: les documents imprimés et les docu-
ments non imprimés.
c) L’objet est-il affecté par l’activité identifiée?
5.2 Les documents imprimés constituent le fonds habituel
d) Le document traite-t-il de l’agent de cette action?
des bibliotheques et des centres de documentation avec mono-
graphies, périodiques, rapports, comptes rendus de congrès,
e) A-t-il recours à des moyens particuliers pour accomplir
etc. La compréhension totale de ces documents passe en prin-
l’action (par exemple instruments spéciaux, techniques ou
cipe par une lecture minutieuse des textes. Une lecture com-
méthodes spéciales)?
plète n’est pas toujours nécessaire, cependant I’indexeur doit
s’assurer qu’aucune information utile n’a été négligée. Les par-
ties importantes du texte doivent être étudiées avec soin et une
f 1 Ces facteurs étaient-ils placés dans le contexte d’un lieu
attention particulière doit être accordée aux éléments suivants:
ou d’un environnement particulier?
60 59634985 0
g) Des variables dépendantes ou indépendantes sont-elles b) modifier, si nécessaire, à la fois les outils d’indexation et
identifiées? les procédures, à partir du résultat des questions posées au
système. Mais ces modifications ne doivent pas entraîner
h) Le sujet a-t-ii été traité d’un point de vue particulier que une distorsion de la structure de la logique du langage
l’on n’associe pas normalement à ce domaine d’étude (par d’indexation.
exemple une étude sociologique de la religion)?
6.3.4 Le nombre de termes ou de descripteurs pouvant être
Ce sont des exemples des critéres susceptibles de s’appliquer à
assignés à un document ne doit pas être limité arbitrairement. Ii
beaucoup de domaines. II peut être nécessaire de formuler
doit être déterminé entièrement par la quantité d’information
d’autres questions pour établir une grille d’indexation dans des
contenue dans le document en liaison avec les besoins suppo-
disciplines particulières.
sés des utilisateurs. Imposer une limite arbitraire peut conduire
à une perte d’objectivité dans l’indexation et à une déformation
de l’information qui aurait pu être utile pour la recherche. S’il
6.2 L’indexeur ne doit pas nécessairement retenir, comme
est nécessaire de limiter le nombre de termes a l’intérieur d’un
termes d’indexation, tous les concepts recenses lors de I’exa-
men du document. Le choix de ces concepts dépend en partie centre donné, la sélection des notions doit être guidée par le
seul jugement de I’indexeur quant au role de chaque notion
de l’utilisation des termes d’indexation qui peut varier de la pro-
duction d’index alphabétiques imprimés à la constitution d’une dans l’expression de la totalité du sujet du document.
banque de données bibliographiques informatisée. L’identifica-
tion des notions peut aussi être affectée (comme noté
6.4 La spécificité est liée à l’exactitude avec laquelle une
ci-dessus) par le document indexé. Par exemple, l’indexation de
notion particuliére qui apparaît dans un document est représen-
livres est susceptible de différer de celle d’articles de périodi-
tée par un terme d’indexation. Une perte de spécificité survient
ques. Les deux caractéristiques d’une indexation les plus
lorsqu’une notion particuliére est représentée par un terme
susceptibles d’être ainsi modifiées sont l’exhaustivité et la
ayant une signification plus générale.
spécificité.
Les notions doivent être identifiées d’une facon aussi spécifi-
6.3 L’exhaustivité est liée au nombre de notions prises en
que que possible. Des notions plus générales ‘peuvent être pré-
compte et qui caractérisent le contenu intégral du document.
férées dans les circonstances suivantes :
a) Quand I’indexeur considére qu’un excès de spécificité
6.3.1 Un indexeur qui suit les procédures indiquées ci-dessus
pourrait agir d’une facon négative sur le fonctionnement du
,
doit pouvoir identifier toutes les notions qui ont une valeur
systéme d’indexation. Un indexeur peut décider, par exem-
potentielle pour les utilisateurs d’un systéme d’information
ple, que
...