ISO 12651-2:2014

INTERNATIONAL ISO
STANDARD 12651-2
First edition
2014-12-15
Electronic document management —
Vocabulary —
Part 2:
Workflow management
Gestion de documents électroniques — Vocabulaire —
Partie 2: Gestion électronique de processus
Reference number
ISO 12651-2:2014(E)
©
ISO 2014

---------------------- Page: 1 ----------------------
ISO 12651-2:2014(E)

COPYRIGHT PROTECTED DOCUMENT
© ISO 2014
All rights reserved. Unless otherwise specified, no part of this publication may be reproduced or utilized otherwise in any form
or by any means, electronic or mechanical, including photocopying, or posting on the internet or an intranet, without prior
written permission. Permission can be requested from either ISO at the address below or ISO’s member body in the country of
the requester.
ISO copyright office
Case postale 56 • CH-1211 Geneva 20
Tel. + 41 22 749 01 11
Fax + 41 22 749 09 47
E-mail copyright@iso.org
Web www.iso.org
Published in Switzerland
ii © ISO 2014 – All rights reserved

---------------------- Page: 2 ----------------------
ISO 12651-2:2014(E)

Contents Page
Foreword .iv
1 Scope . 1
2 Principles and rules followed . 1
2.1 Definition, formatting and organization of an entry . 1
2.2 Spelling . 1
3 Terms and definitions . 1
Bibliography . 9
© ISO 2014 – All rights reserved iii

---------------------- Page: 3 ----------------------
ISO 12651-2:2014(E)

Foreword
ISO (the International Organization for Standardization) is a worldwide federation of national standards
bodies (ISO member bodies). The work of preparing International Standards is normally carried out
through ISO technical committees. Each member body interested in a subject for which a technical
committee has been established has the right to be represented on that committee. International
organizations, governmental and non-governmental, in liaison with ISO, also take part in the work.
ISO collaborates closely with the International Electrotechnical Commission (IEC) on all matters of
electrotechnical standardization.
The procedures used to develop this document and those intended for its further maintenance are
described in the ISO/IEC Directives, Part 1. In particular the different approval criteria needed for the
different types of ISO documents should be noted. This document was drafted in accordance with the
editorial rules of the ISO/IEC Directives, Part 2 (see www.iso.org/directives).
Attention is drawn to the possibility that some of the elements of this document may be the subject of
patent rights. ISO shall not be held responsible for identifying any or all such patent rights. Details of any
patent rights identified during the development of the document will be in the Introduction and/or on
the ISO list of patent declarations received (see www.iso.org/patents).
Any trade name used in this document is information given for the convenience of users and does not
constitute an endorsement.
For an explanation on the meaning of ISO specific terms and expressions related to conformity
assessment, as well as information about ISO’s adherence to the WTO principles in the Technical Barriers
to Trade (TBT), see the following URL: Foreword — Supplementary information.
The committee responsible for this document is ISO/TC 171, Document management applications,
Subcommittee SC 3, General issues.
This first edition of ISO 12651-2 cancels and replaces the first edition of ISO 12651:1999 which has been
technically revised.
ISO 12651 consists of the following parts, under the general title Electronic document management —
Vocabulary:
— Part 1: Electronic document imaging
— Part 2: Workflow management
iv © ISO 2014 – All rights reserved

---------------------- Page: 4 ----------------------
INTERNATIONAL STANDARD ISO 12651-2:2014(E)
Electronic document management — Vocabulary —
Part 2:
Workflow management
1 Scope
This part of ISO 12651 defines terms and concepts relevant to electronic document workflow management.
It is intended to facilitate communication in the field of electronic document management and translation
of the terms and concepts it contains into other languages. It identifies the terminology used to describe
the concepts and general structure of a workflow management system for electronic images and other
electronic documents, its major functional components, and their interfaces. It also provides a list of
synonyms variously used within the industry as alternative terms to the preferred terminology
2 Principles and rules followed
2.1 Definition, formatting and organization of an entry
All terms and definitions in Clause 3 meet the requirements of ISO 10241-1.
2.2 Spelling
In the English language version of ISO 12651-2, terms, definitions, examples, and notes are given in the
spelling preferred in the United Kingdom. Other correct spellings may be used without violating this
International Standard.
3 Terms and definitions
3.1
action
task that affects an electronic document or folder (3.14)
EXAMPLE Updating an index value for an electronic document, modifying a form for user input, executing a
script, moving electronic documents to the next step of a process, or performing a lookup to another system.
3.2
activity
a piece of work that forms one logical step (3.38)
3.3
administrator
workflow (3.46) system user who has special privileges allowing various system set-up, control, and
management functions to be performed
EXAMPLE set up and management of user names, passwords, and roles, assignment or re-assignment of
work items, monitoring of work progress; or system audit functions.
3.4
AND-join
join
point within a workflow (3.46) where two or more parallel executing steps (3.38) converge into a single
common thread of control
© ISO 2014 – All rights reserved 1

---------------------- Page: 5 ----------------------
ISO 12651-2:2014(E)

3.5
AND-split
split
point within a workflow (3.46) where a single thread of control splits into two or more parallel steps (3.38)
3.6
application data
data that is application specific and not accessible by a workflow management system (3.52)
3.7
audit trail
complete record of activities taking place within a workflow (3.46) or part thereof
EXAMPLE Date, time or type of work performed.
3.8
branch
one of a set of parallel steps (3.38) within a workflow (3.46)
Note 1 to entry: Branches can be added to existing branches and merged with other branches.
3.9
conditional route
route between two steps (3.38) within a workflow (3.46) that is followed only when certain conditions
are met
3.10
constraint
condition (typically pertaining to activity (3.2)) that must be met during work processing
3.11
deadline
time based scheduling constraint (3.10) which requires that a certain activity (3.2) (or work item (3.58))
be completed by a certain time
Note 1 to entry: Activity scheduling by a workflow management system will attempt to meet deadline constraints
set against particular activities. Escalation procedures may be invoked if deadlines are not met.
3.12
escalation
procedure (automated or manual) which is invoked if a particular constraint (3.10) is not met
Note 1 to entry: Escalation procedures typically involve referring the issue to a level of management above the
level that is currently addressing it.
3.13
event trigger
condition [which may be internal or external to a workflow management system (3.52)] which causes that
workflow (3.46) management software to take one or more actions (3.1)
3.14
folder
container for electronic documents and folders
3.15
inbox
folder (3.14) that contains electronic documents or work files assigned to a specific user
3.16
instance
representation of a single enactment of a process (3.28), or activity (3.2) within a process, including its
associated data
2 © ISO 2014 – All rights reserved

---------------------- Page: 6 ----------------------
ISO 12651-2:2014(E)

3.17
invoked application
workflow (3.46) application that is invoked by a workflow management system (3.52) to automate an
activity (3.2), fully or in part, or to support a workflow participant (3.55) in processing a work item (3.58)
3.18
iteration
workflow loop
workflow (3.46) activity (3.2) cycle involving the repetitive execution of one (or more) workflow
activity(s) until a condition is met
3.19
life cycle
actions (3.1) taken on an electronic document within a workflow (3.46)
Note 1 to entry: Electronic documents might exist in one or many life cycles at the same time, depending on the
problem(s) being solved, the processes associated with the electronic document, and how they overlap.
3.20
load balancing
way to distribute work to specific user queues (3.34)
Note 1 to entry: Percentages, priority, sequence, index values, shortest list, and more complex rules can be applied
to allocate electronic documents among individual users and groups of users to work on.
3.21
manual activity
manual step
activity (3.2) within a process (3.28) that is not capable of automation and hence lies outside the scope of
a workflow management system (3.52)
Note 1 to entry: Such activities may be included within a process definition, for example to support modelling of
the process, but do not form part of a resulting workflow.
3.22
milestone
milestone step
designated point within a workflow (3.46), used to track the progress of the workflow
3.23
OR-join
join
asynchronous join
point within a workflow (3.46) where two or more alternative activity(ies) (3.2) workflow branches (3.8)
re-converge to a single common activity as the next step (3.38) within the workflow
3.24
OR-split
conditional routing
branch
point within a workflow (3.46) where a single thread of control makes a decision upon which branch
(3.8) to take when encountered with multiple branches
© ISO 2014 – All rights reserved 3

---------------------- Page: 7 ----------------------
ISO 12651-2:2014(E)

3.25
parallel routing
parallel workflow processing
concurrent processing
segment of a process instance (3.32) under enactment by a workflow management system (3.52), where
two or more activity(ies) (3.2) are executed in parallel within a workflow (3.46), creating multiple
threads of control
EXAMPLE Once a form filling activity is complete, the three sections of form X, sections A, B and C, are
processed in parallel by the corresponding activitie
...

NORME ISO
INTERNATIONALE 12651-2
Première édition
2014-12-15
Gestion de documents
électroniques — Vocabulaire —
Partie 2:
Gestion électronique de processus
Electronic document management — Vocabulary —
Part 2: Workflow management
Numéro de référence
ISO 12651-2:2014(F)
©
ISO 2014

---------------------- Page: 1 ----------------------
ISO 12651-2:2014(F)

DOCUMENT PROTÉGÉ PAR COPYRIGHT
© ISO 2014
Droits de reproduction réservés. Sauf indication contraire, aucune partie de cette publication ne peut être reproduite ni utilisée
sous quelque forme que ce soit et par aucun procédé, électronique ou mécanique, y compris la photocopie, l’affichage sur
l’internet ou sur un Intranet, sans autorisation écrite préalable. Les demandes d’autorisation peuvent être adressées à l’ISO à
l’adresse ci-après ou au comité membre de l’ISO dans le pays du demandeur.
ISO copyright office
Case postale 56 • CH-1211 Geneva 20
Tel. + 41 22 749 01 11
Fax + 41 22 749 09 47
E-mail copyright@iso.org
Web www.iso.org
Publié en Suisse
ii © ISO 2014 – Tous droits réservés

---------------------- Page: 2 ----------------------
ISO 12651-2:2014(F)

Sommaire Page
Avant-propos .iv
1 Domaine d’application . 1
2 Principes d’établissement et règles suivies . 1
2.1 Définition, mise en forme et organisation d’un article . 1
2.2 Mode d’écriture et orthographe . 1
3 Termes et définitions . 1
Bibliographie . 9
© ISO 2014 – Tous droits réservés iii

---------------------- Page: 3 ----------------------
ISO 12651-2:2014(F)

Avant-propos
L’ISO (Organisation internationale de normalisation) est une fédération mondiale d’organismes
nationaux de normalisation (comités membres de l’ISO). L’élaboration des Normes internationales est
en général confiée aux comités techniques de l’ISO. Chaque comité membre intéressé par une étude
a le droit de faire partie du comité technique créé à cet effet. Les organisations internationales,
gouvernementales et non gouvernementales, en liaison avec l’ISO participent également aux travaux.
L’ISO collabore étroitement avec la Commission électrotechnique internationale (IEC) en ce qui concerne
la normalisation électrotechnique.
Les procédures utilisées pour élaborer le présent document et celles destinées à sa mise à jour sont
décrites dans les Directives ISO/IEC, Partie 1. Il convient, en particulier de prendre note des différents
critères d’approbation requis pour les différents types de documents ISO. Le présent document a été
rédigé conformément aux règles de rédaction données dans les Directives ISO/IEC, Partie 2 (voir www.
iso.org/directives).
L’attention est appelée sur le fait que certains des éléments du présent document peuvent faire l’objet de
droits de propriété intellectuelle ou de droits analogues. L’ISO ne saurait être tenue pour responsable
de ne pas avoir identifié de tels droits de propriété et averti de leur existence. Les détails concernant les
références aux droits de propriété intellectuelle ou autres droits analogues identifiés lors de l’élaboration
du document sont indiqués dans l’Introduction et/ou dans la liste des déclarations de brevets reçues par
l’ISO (voir http://www.iso.org/brevets).
Les appellations commerciales éventuellement mentionnées dans le présent document sont données pour
information, par souci de commodité, à l’intention des utilisateurs, et ne sauraient constituer un engagement.
Pour une explication de la signification des termes et expressions spécifiques de l’ISO liés à l’évaluation de
la conformité, ou pour toute information au sujet de l’adhésion de l’ISO aux principes de l’OMC concernant
les obstacles techniques au commerce (OTC), voir le lien suivant: Avant-propos — Informations
supplémentaires.
Le comité chargé de l’élaboration du présent document est l’ISO/TC 171, Applications en gestion des
documents, sous-comité SC 3, Généralités.
Cette première édition de l’ISO 12651-2 annule et remplace la première édition de l’ISO 12651:1999, qui
a fait l’objet d’une révision technique.
L’ISO 12651 comprend les parties suivantes, présentées sous le titre général Gestion de documents
électroniques — Vocabulaire:
— Partie 1: Imagerie documentaire électronique
— Partie 2: Gestion de procédures Workflow
iv © ISO 2014 – Tous droits réservés

---------------------- Page: 4 ----------------------
NORME INTERNATIONALE ISO 12651-2:2014(F)
Gestion de documents électroniques — Vocabulaire —
Partie 2:
Gestion électronique de processus
1 Domaine d’application
Cette partie de l’ISO 12651 définit les termes et concepts liés à la gestion de Workflow documentaire.
Elle est destinée à faciliter la communication dans le domaine de la gestion de documents électroniques
ainsi que la traduction des termes et des concepts qu’elle contient en d’autres langues. Elle identifie
la terminologie utilisée pour décrire les concepts et la structure générale d’un système de gestion de
Workflow pour les images électroniques et autres documents électroniques, ses principaux composants
fonctionnels et leurs interfaces. Elle fournit également une liste de synonymes diversement utilisés dans
l’industrie, à titre d’alternative à la terminologie prévalente.
2 Principes d’établissement et règles suivies
2.1 Définition, mise en forme et organisation d’un article
Tous les termes et définitions figurant à l’Article 3 satisfont aux exigences de l’ISO 10241-1.
2.2 Mode d’écriture et orthographe
Dans la version en langue française de l’ISO 12651-2, les termes, définitions, exemples et notes sont
conformes à l’orthographe prévalant en France. D’autres orthographes correctes peuvent être utilisées
sans déroger à la présente Norme internationale.
3 Termes et définitions
3.1
action
tâche qui concerne un document électronique ou un dossier électronique (3.14)
EXEMPLE Mise à jour de la valeur d’un index de document électronique, modification d’un formulaire de
saisie utilisateur, exécution d’un script, déplacement de documents électroniques vers l’étape suivante d’une
procédure ou exécution d’une recherche dans un autre système.
3.2
tâche
élément d’une procédure Workflow, qui constitue une étape logique (3.38)
3.3
administrateur
utilisateur d’un système Workflow (3.46) qui dispose de privilèges spéciaux lui permettant d’exécuter
différentes fonctions de création, de contrôle et de gestion du système
EXEMPLE création et gestion de noms d’utilisateur, de mots de passe et de rôles, affectation ou réaffectation
de tâches élémentaires, suivi de la progression des tâches; ou fonctions d’audit du système.
© ISO 2014 – Tous droits réservés 1

---------------------- Page: 5 ----------------------
ISO 12651-2:2014(F)

3.4
jonction de branches obligatoires
jonction
étape d’un Workflow (3.46) à partir de laquelle deux ou plusieurs étapes (3.38) s’exécutant en parallèle
convergent vers un point unique et commun
3.5
embranchement de branches obligatoires
éclatement
étape d’un Workflow (3.46) à partir de laquelle se séparent deux ou plusieurs étapes parallèles (3.38)
3.6
données du Système d’Information
données applicatives du Système d’Information, non gérées par un système de gestion de Workflow (3.52)
3.7
historique (piste d’audit)
enregistrement exhaustif des tâches qui se déroulent au sein d’une procédure Workflow (3.46) ou d’une
partie de celle-ci
EXEMPLE Date, heure ou type de tâche réalisée.
3.8
branche
ensemble d’étapes (3.38) parallèles à d’autres ensembles d’étapes au sein d’une procédure Workflow (3.46)
Note 1 à l’article: Des branches peuvent être ajoutées à des branches existantes et fusionnées avec d’autres branches.
3.9
transition entre étapes
chemin entre deux étapes (3.38) d’une procédure Workflow (3.46), qui n’est suivi que lorsque certaines
conditions sont remplies
3.10
condition de transition
condition (ayant généralement trait à une tâche (3.2)) qui doit être satisfaite lors d’une procédure Workflow
3.11
date d’échéance
contrainte de temps planifiée (3.10) qui exige qu’une certaine procédure (3.2) ou une tâche élémentaire
(3.58)) soit terminée dans un délai donné
Note 1 à l’article: La planification de tâches par un système de gestion de Workflow tentera de satisfaire les dates
d’échéance spécifiées pour certaines tâches. Des étapes alternatives peuvent être appelées lorsque des dates
d’échéance ne sont pas respectées.
3.12
étape alternative
étape (automatisée ou manuelle) qui est appelée si une condition de transition (3.10) particulière
n’est pas remplie
Note 1 à l’article: Les procédures incluant des étapes alternatives impliquent généralement de renvoyer une
affaire à traiter à un niveau de gestion supérieur à celui qui en est actuellement en charge.
3.13
évènement déclencheur
condition [interne ou externe à un système de gestion de procédures Workflow (3.52)] qui amène le moteur
Workflow (3.46) à entreprendre une ou plusieurs actions (3.1)
3.14
dossier
conteneur pour des documents et des sous-dossiers électroniques
2 © ISO 2014 – Tous droits réservés

---------------------- Page: 6 ----------------------
ISO 12651-2:2014(F)

3.15
bannette
liste (3.14) qui contient des dossiers électroniques ou des tâches affectés à un utilisateur spécifique
3.16
affaire
instance d’une procédure Workflow (3.28), ou tâche (3.2) d’une procédure, incluant les données associées
3.17
application appelée
application Workflow (3.46), qui est appelée par le moteur  Workflow (3.52) pour traiter automatiquement
une tâche (3.2), en totalité ou en partie, ou pour aider un acteur Workflow (3.55) à traiter une tâche
élémentaire (3.58)
3.18
itération
boucle de Workflow
cycle de tâche(s) (3.2) de Workflow (3.46) qui implique la répétition d’une (ou de plusieurs) tâche(s) de
Workflow jusqu’à ce qu’une condition soit remplie
3.19
cycle de vie
ensemble des actions (3.1) réalisées sur un document électronique à l’intérieur d’une procédure
Workflow (3.46)
Note 1 à l’article: les documents électroniques peuvent être présents simultanément dans un ou plusieurs cycle(s)
de vie, en fonction du/des problème(s) à résoudre, des procédures associées au document électronique pouvant
être traitées simultanément.
3.20
distribution des tâches
moyen de répartir les tâches entre les différentes bannettes individuelles de tâches (3.34)
Note 1 à l’article: Des paramètres tels que pourcentages, priorité, délais, valeurs d’index, chemin le plus court
ainsi que des règles plus complexes peuvent être appliqués pour attribuer des documents électroniques à des
utilisateurs individuels et à des groupes d’utilisateurs aux fins de traitement.
3.21
tâche utilisateur
étape manuelle
tâche (3.2) d’une procédure (3.28), qui ne peut pas être automatisée et qui, de ce fait, n’est pas traitée
directement par le moteur Workflow (3.52)
Note 1 à l’article: Ces tâches peuvent être définies dans une procédure Workflow, par exemple à des fins de
modélisation de la procédure, mais ne sont pas traitées directement par le moteur Workflow.
3.22
point de contrôle
étape jalon
point désigné au sein d’une procédure Workflow (3.46) pour suivre la progression du Workflow
3.23
jonction de branches alternatives
jonction
jonction asynchrone
étape d’une procédure Workflow (3.46) à partir de laquelle deux ou plusieurs branches (3.8) alternative(s)
de tâche(s) (3.2) Workflow re-convergent en une seule tâche commune constituant l’étape suivante
(3.38) du Workflow
© ISO 2014 – Tous droits réservés 3

---------------------- Page: 7 ----------------------
ISO 12651-2:2014(F)

3.24
embranchement de branches alternatives
transition entre étapes
branche
étape d’une procédure Workflow (3.46) à partir de laquelle le moteur Workflow décide de la branche
(3.8) à emprunter quand il rencontre plusieurs branches alternatives.
3.25
tâches parallèles
traitement parallèle du Workflow
traitement concurrent
segment d’une instance de procédure Workflow (3.32) où deux ou plusieurs tâche(s) (3.2) d’une procédure
Workflow (3.46) sont exécutées en parallèle
EXEMPLE Lorsque la tâche « Remplir un formulaire » est terminée, les trois sections A, B et C sont traitées
en parallèle dans les tâches correspondantes: tâche Traitement de la section A, tâche Traitement de la section B et
tâche Traitement de la section C.
3.26
condition initiale
expression logique qui peut être évaluée par un moteur Workflow (3.50) pour décider si une instance de
procédure (3.32) ou une tâche (3.2) d’une instance de procédure peut être démarrée
Note 1 à l’article: Une ou plus
...